Integracja Yuki z Xcellerate OPS: faktury prosto do księgowości

Połącz swoją administrację Yuki z Xcellerate OPS, a każda faktura wysłana z OPS zostanie automatycznie utworzona w Yuki jako faktura sprzedaży. Koniec z przepisywaniem danych. Ten poradnik jest dla administratorów IT MSP i firm usługowych, które już prowadzą księgowość w Yuki.

TL;DR

• Potrzebujesz klucza API Yuki, Administration ID i roli administratora w OPS.
• Gdy faktura przechodzi ze szkicu do wysłanych, OPS tworzy ją w Yuki jako fakturę sprzedaży.
• Import ręczny przenosi istniejące faktury sprzedaży i klientów z Yuki do OPS.

Zanim zaczniesz

• Jesteś administratorem (admin) swojej przestrzeni roboczej OPS.
• Twoje konto Yuki ma dostęp do API. Masz klucz API Yuki i Administration ID administracji, w której chcesz księgować. Miejsce, w którym je znajdziesz w Yuki, może się różnić; w razie wątpliwości zapytaj osobę zarządzającą kontem Yuki.
• Zewnętrzne e-fakturowanie nie jest włączone w OPS. Dopóki jest aktywne, integracja z Yuki nie ma zastosowania.
• Webhooki ani adresy przekierowań nie są potrzebne.

Połączenie Yuki w 5 krokach

Krok 1: otwórz tablicę integracji

W OPS przejdź do Settings (Ustawienia) → Integrations (Integracje). Jeśli w kolumnie Billing (Fakturowanie) nie ma jeszcze karty Yuki, dodaj Yuki z katalogu.

Tablica integracji z pustymi kategoriami (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) i katalogiem dostępnych integracji po prawej.

Krok 2: wpisz dane

Na karcie Yuki wypełnij pola API key i Administration ID. Te nazwy pól są po angielsku w każdym języku interfejsu. Kliknij Save (Zapisz). OPS potwierdzi zapisanie ustawień Yuki.

Krok 3: przetestuj połączenie

Kliknij Test connection (Testuj połączenie). Po sukcesie OPS poinformuje, że połączenie z Yuki działa.

Krok 4: ustaw Yuki jako cel wysyłki

Kliknij Use for invoice push (Używaj do wysyłki faktur). Karta otrzyma plakietkę Push target (Cel wysyłki). Od teraz sfinalizowane faktury trafiają do Yuki.

Krok 5 (opcjonalnie): zaimportuj istniejące dane

W sekcji Manual import from Yuki (Import ręczny z Yuki) wybierz From date (Data początkowa) i kliknij Import companies & invoices (Importuj firmy i faktury).

Co dzieje się po połączeniu

• Automatyczna wysyłka. Gdy faktura w OPS przechodzi ze szkicu do wysłanych, także z harmonogramu fakturowania, OPS tworzy fakturę sprzedaży w Yuki. Zawiera ona numer referencyjny, datę, termin płatności, walutę, klienta (nazwa, NIP UE, e-mail) oraz pozycje z opisem, ilością, ceną jednostkową netto i stawką VAT.
• Status na fakturze. Każda faktura pokazuje, czy synchronizacja się udała. Jeśli nie, widzisz błąd i przycisk ponowienia.
• Import ręczny. Import pobiera faktury sprzedaży od wybranej daty, z pozycjami i statusem płatności. Klienci są dopasowywani po numerze VAT, potem po nazwie, a brakujący są tworzeni. Ponowny import pomija już zaimportowane dokumenty.
• Tylko faktury. Oferty nie są wysyłane do Yuki ani importowane, ponieważ Yuki nie obsługuje ofert.

Dobrze wiedzieć

• Faktury z OPS otrzymuje w danym momencie tylko jeden system księgowy.
• Faktury zaimportowane z Yuki nie są odsyłane z powrotem do Yuki.
• Jeśli zapiszesz z pustym polem API key, zapisany klucz zostanie zachowany. Po zapisaniu klucz nie jest już wyświetlany; Administration ID pozostaje widoczne.
• Aby przestać wysyłać do Yuki, kliknij Stop invoice push (Zatrzymaj wysyłkę faktur). Jeśli skonfigurowany jest też klucz Billit, wysyłka faktur wraca do Billit.
• Wskazówka: po połączeniu najpierw wyślij jedną fakturę testową i sprawdź ją w Yuki.

Rozwiązywanie problemów

Komunikaty są podane tak, jak wyglądają w angielskim interfejsie.

• Yuki responded with HTTP <code> podczas testu: zwykle błędny jest klucz API lub Administration ID. Sprawdź oba i przetestuj ponownie.
• Configure this provider first.: testujesz lub importujesz przed zapisaniem klucza. Wypełnij pola i najpierw kliknij Save.
• Configure and connect this provider first.: kliknięto Use for invoice push, zanim połączenie zostało skonfigurowane. Najpierw wykonaj kroki 2 i 3.
• Import failed: <error> lub … N skipped because the customer has no name or VAT number.: niektóre dokumenty mają klienta bez nazwy lub numeru VAT. Uzupełnij je w Yuki i uruchom import ponownie.

Dowiedz się więcej o integracjach UE w OPS oraz o sprzedaży i fakturowaniu. Nie masz jeszcze przestrzeni roboczej? Zacznij za darmo, a potem połącz Yuki.