Планираното задължително отчитане на работното време в Белгия (2027): какво да знаят фирмите за услуги

Към 29 септември 2026 г.: Белгия планира да въведе задължително отчитане на работното време от 1 януари 2027 г. Това е заявеното намерение на федералното правителство; законовият текст все още се доработва и не е обнародван в белгийския Държавен вестник (Belgisch Staatsblad / Moniteur belge). Ще обновим статията, когато това стане. Източниците са в края.

Въпрос за инструмента? Прочетете отчитане на работното време без часовник: часовник, приложение или софтуер.

Тази статия описва плановете в Белгия. Ако вашата фирма за услуги има служители там, промяната ви засяга пряко. Ако работите в България или другаде в Европа, Белгия е добър пример накъде се движи отчитането на работното време в ЕС. Статията не прави изводи за българското законодателство.

Белгия планира от 1 януари 2027 г. всеки работодател да отчита дневното работно време на всеки служител, независимо от размера на фирмата, сектора и дали екипът работи в офиса, при клиента, дистанционно или хибридно.

Откъде идва това задължение?

Началото е решение от 2019 г. на Съда на Европейския съюз (СЕС) по дело C-55/18 (CCOO срещу Deutsche Bank SAE). Съдът приема, че без обективна и надеждна система за измерване на дневното работно време служителите не могат ефективно да упражняват правата си по европейската Директива за работното време (2003/88), а държавите не могат да ги защитят.

В федералното бюджетно споразумение за 2025 г. белгийското правителство обявява намерението си отчитането на работното време да стане задължително за всички работодатели от 1 януари 2027 г. На 5 февруари 2026 г. в Камарата е внесена резолюция. Според Securex проектът още трябва да мине през Националния съвет по труда, Министерския съвет и парламента, преди да бъде обнародван. Обхватът, изключенията и санкциите ще станат ясни едва тогава. Затова приемайте 1 януари 2027 г. като планирана дата.

Кого засяга?

Според обявеното от правителството – почти всеки работодател в Белгия:

• всички сектори, не само строителство, почистване и ресторантьорство, където вече има правила;
• фирми от всякакъв размер, от консултантска фирма с двама души до фирма за услуги с 200 служители;
• всички форми на заетост: пълно и непълно работно време, временни и командировани служители.

Окончателният текст все още може да въведе изключения.

Какво трябва да отчита една система за работното време и за кой персонал?

Така изглежда предварителният законопроект на белгийския министър на труда Давид Кларинвал според обобщението на Partena Professional (актуализирано на 17 септември 2026 г., на нидерландски). Все още не е закон: текстът може да се промени и не е обнародван в белгийския Държавен вестник.

Какво би трябвало да отчита системата

• Действително отработеното време на всеки служител, по дни и по седмици, обективно и надеждно. Само графикът не е достатъчен: важи реално отработеното време.
• Достатъчни са отклоненията от графика. Според проекта работодателят може да изхожда от приложимия фиксиран или променлив график и да отчита само отклоненията. Не е задължително да се записва всяко идване, тръгване и почивка.
• Съхранение пет години, считано от въвеждането в системата.
• Достъп и сигурност: вие определяте кой има достъп до данните, за какво се използват и как са защитени. Прилагат се правилата за защита на данните (GDPR).
• Без задължителна технология: софтуер, карта, приложение или друга подходяща система.

За кой персонал

• По принцип всички служители в частния и в публичния сектор.
• Очакват се изключения за служители, чието работно време не може да се измери или определи предварително заради „особените характеристики" на работата им: ръководен персонал и длъжности на доверие, търговски представители, надомни и дистанционни работници, мобилни длъжности.
• Техниците ви работят предимно при клиенти? Дали изключението за мобилни длъжности ще се отнася за тях, зависи от окончателния текст. Попитайте своя белгийски социален секретариат.

От кога

Планирано от 1 януари 2027 г., с преходен период до 31 март 2027 г. за работодателите, които още нямат система.

Какво трябва да може една система за отчитане?

Не се изисква конкретна технология: Securex пише, че не става дума „непременно“ за часовник за отбелязване, а за начин за измерване на работното време. Системата обаче трябва да бъде обективна, надеждна и достъпна.

1. Обективна

Записва реално отработеното време, а не графика или оценка: начало, край и почивки за всеки служител, всеки работен ден.

Таблица, попълвана по памет в петък следобед, най-вероятно няма да е достатъчна.

2. Надеждна

Данните трябва да са точни и да не могат да се променят едностранно. Ако някой коригира запис, трябва да се вижда кой, кога и каква е била първоначалната стойност.

Просто приложение без история на промените е слабо място.

3. Достъпна

Служителят трябва да вижда собствените си данни, а социалната инспекция – да има достъп при проверка.

Система, която отваря само администраторът, е проблем.

Какви са рисковете, ако не сте готови?

Конкретните санкции ще определи окончателният текст. Ясен е практическият риск: без обективни записи работодателят е в слаба позиция при спор, например когато служител претендира за извънреден труд. А във фирма за услуги, където отработените часове са продуктът, ненадеждните данни струват пари и при фактурирането.

Какво вероятно няма да е достатъчно?

Докато текстът не е обнародван, никой не може да даде окончателна оценка. Предпазлив прочит по трите критерия:

Как изглежда добрата организация на практика?

Добрата система за фирма за услуги:

• записва времето по време на работата, свързано със задачи, тикети или проекти;
• отбелязва начало, край и почивки с минимално ръчно въвеждане;
• пази пълна одитна следа на всички корекции;
• позволява на всеки служител да преглежда и проверява своите данни;
• експортира данните в структуриран формат за заплати и проверки.

Какви стъпки да предприемете сега?

Стъпка 1: направете преглед. Записва ли сегашният ви инструмент началото и края на работния ден на всеки човек? Извадете данните и вижте какво реално е записано.

Стъпка 2: проверете одитната следа. Можете ли да покажете кой е променил запис, кога и какво е пишело преди?

Стъпка 3: обновете правилника за работа. В Белгия начинът на отчитане обикновено трябва да бъде вписан в правилника за работа, с период на консултации. Започнете навреме.

Стъпка 4: информирайте екипа. Всеки трябва да знае как работи системата и къде да види данните си.

Стъпка 5: свържете със заплатите. Подавайте часовете директно към заплатите и фактурирането – без двойно въвеждане.

Възможността зад задължението

Система, готова за 2027 г., е повече от отметка. Фирмите за услуги, които я изградят добре, получават видимост в реално време за часовете на екипа, по-точна рентабилност на проектите, по-чисти фактури и по-силна позиция при спор.

Как го прави Xcellerate OPS

Xcellerate OPS е създаден за фирми за услуги, които управляват поддръжка, продажби, проекти и администрация в една платформа. Отчитането на работното време е част от нея: отбелязване на начало и край на деня, отчитане на почивките, неизменима одитна следа и експорт за заплати. Отделно фактурируемото време се въвежда по тикети и проектни задачи (таймер или бързо въвеждане) и минава през седмични графици с одобрение.

Настройка стъпка по стъпка: Отчитане на работното време в Xcellerate OPS.

→ Вижте отчитането на времето в Xcellerate OPS | → Запазете 15-минутно демо | → Започнете безплатно

Xcellerate OPS ви помага да изпълните планираните изисквания за отчитане на времето; статията не замества правен съвет за вашия случай.

Източници: СЕС C-55/18; Директива 2003/88/ЕО; белгийско федерално бюджетно споразумение 2025; Securex (12 май 2026, NL); Deloitte Белгия (22 септември 2026, NL).