Белгия иска отчитането на работното време да стане нормална част от работата на всеки работодател. Ако вече отчитате таксуваемото време в Xcellerate OPS, сте на половината път. Това ръководство настройва другата половина: работно време, почивки, одобрения и чисто предаване към заплатите.
Накратко
- Отчитането на работното време за работодатели в Белгия е планирано от 1 януари 2027 г. Окончателният текст още не е публикуван, така че всички подробности са предварителни.
- Дръжте таксуваемото време по тикети и работното време (начало, край на деня, почивки) в една система.
- Поред: цели и отсъствия, отчитане на начало и край, седмично одобрение, дата на заключване след заплатите, експорт към заплатите.
Какво е планирано, накратко
Белгия планира да направи отчитането на работното време задължително за работодателите, планирано от 1 януари 2027 г. Към 27 септември 2026 г. това все още е план: окончателният текст не е публикуван в Белгийския държавен вестник (Belgisch Staatsblad / Moniteur belge). Подробностите още могат да се променят. Приемете всичко по-долу като подготовка и проверете конкретните правила с вашия социален секретариат (службата, която обработва заплатите ви). За контекста прочетете нашето ръководство за планираните белгийски правила (на английски).
Тази статия е практическо ръководство за продукта, а не правен съвет.
Работното време не е таксуваемо време
Повечето MSP вече отчитат таксуваемо време по тикети и проектни задачи. Това не е същото като работното време. Един техник може да работи девет часа и да таксува шест. Останалото отива за вътрешна работа, пътуване, обучение или тикет, който се оказва бърза поправка. Планираните правила засягат изработените часове, а не фактурираните.
Дръжте двете в една система. Таксуваемите записи остават по тикетите и задачите, както е описано в „Спрете да губите таксуваеми минути“. Работното време се записва до тях, с начало и край на деня и почивки. Така нямате нужда от втори инструмент и виждате и двете числа за един и същи ден. Всичко за времето, графиците и отсъствията е на страницата Отчитане на времето и фактуриране.
Стъпка 1: Задайте цели за време, правила за отсъствия и официални празници
Започнете от очакванията, а не от часовника. В настройките, в областта за хора и достъп, ще намерите разделите за отсъствия и цели за време.
- Задайте цел за време на всеки човек. Служител на пълен работен ден и колега на непълен ден нямат еднаква седмица.
- Въведете правилата си за отпуск, така че отпуските да се записват като отсъствие, а не като липсващи часове.
- Добавете белгийските официални празници за годината.
OPS може да изпраща напомняния за липсващо време и дава преглед на присъствието. И двете помагат само когато целите и отсъствията са верни.
Стъпка 2: Нека екипът отбелязва начало и край на деня и почивките
Всеки отбелязва началото на деня и края му с едно щракване. Почивките се записват отделно. Така отчетеното време отразява реално изработените часове, а не времето между пристигане и тръгване.
Обяснете на екипа защо го правите и какво става с данните. Кратко съобщение работи по-добре от правилник, който никой не чете. Записаните времена не могат да се променят незабелязано: всяка промяна се пази в одитна следа. Това защитава служителя толкова, колкото и работодателя.
Стъпка 3: Определете правилата за записите на време
Отворете настройките за време и графици. Тук най-важни са три настройки.
Настройките за време и графици с датата на заключване, задължителните полета и маршрута на одобренията.
- Задължителни полета: изберете какво е нужно за нов запис, например описание, тикет или проектна задача или вид работа.
- Маршрут на одобренията: одобрението отива първо при одобряващите, зададени за всеки човек, след това при ръководителите на екипи и накрая при одобряващите на работното пространство. Избирате и какво става, когато никой не може да одобри, например автоматично одобрение.
- Дата на заключване: заключете записите на време към дадена дата или преди нея. Засега я оставете празна; ще я зададете в стъпка 5.
Има и опция да се фактурира само одобрено време, както и опция обикновените потребители да работят само с таймера. Администраторите и ръководителите на екипи пак могат да въвеждат време ръчно.
Стъпка 4: Седмично подаване и одобрение
Изберете постоянен ден, например петък. Всеки проверява седмицата си и я подава за одобрение. Ръководителят на екипа или одобряващият преглежда седмицата в екипната таблица и я одобрява.
Седмична екипна таблица с часовете на всеки техник по дни, общите и таксуваемите часове и опциите за присъствие и одобрения.
Таблицата показва общите и таксуваемите часове една до друга. Голямата разлика не е грешка, но заслужава въпрос.
Стъпка 5: Експортирайте към заплатите и заключете периода
Експортирайте записаните часове към заплатите, за да не се налага никой да преписва графици. Попитайте социалния си секретариат какъв формат и каква степен на детайлност очакват.
Когато заплатите за месеца са обработени, задайте датата на заключване на последния ден от периода. От този момент никой не може да създава, променя или изтрива записи към тази дата или преди нея, дори администратор. Късните корекции влизат видимо в следващия период.
Стъпка 6: Преглеждайте присъствието
Всяка седмица или всеки месец отваряйте прегледа на присъствието. Търсете липсващи дни, отворени напомняния и хора, които постоянно са над или под целта си. Отстранявайте причината, не само числото.
Чести грешки
- Таксуваемите часове се третират като работно време. Девет изработени и шест таксувани часа е нормално.
- Всичко се одобрява автоматично, защото няма одобряващи. Първо задайте одобряващи за всеки екип; вижте „Екипи, права и сигурност“. Страницата Сигурност и контрол на достъпа обяснява правата по екипи.
- Забравена дата на заключване. Без нея старите периоди остават отворени.
- Старт чак на 1 януари. Пуснете системата няколко седмици по-рано, за да се установят навиците.
Започнете
Искате първо да изпробвате тази настройка със собствения си екип? Създайте работно пространство и започнете от стъпка 1. Започнете безплатно.