Първи стъпки28.09.2026 г.
Много фирми за услуги работят с набор от инструменти, който е растял с годините: пощенска кутия или helpdesk за запитванията, инструмент за проекти, приложение за отчитане на времето, програма за оферти и фактури и таблица, която държи всичко заедно. Всеки инструмент поотделно работи. Проблемът е между тях. Часовете се въвеждат два пъти, информация се губи при копирането, а в края на месеца някой събира часовете за фактуриране.
Xcellerate OPS е платформа за услуги, която започва със сервизното бюро и расте заедно с Вашата фирма: проекти, бюджети, оферти, отчитане на времето и фактури. Тя се разработва и поддържа в ЕС и е създадена за екипи за услуги в цяла Европа, от ИТ доставчици и системни интегратори до агенции, консултантски фирми и фирми за технически услуги.
1. Всички запитвания в едно сервизно бюро
Вашите клиенти се свързват с Вас по начина, който им е удобен. В OPS тези канали попадат в едно и също сервизно бюро и се превръщат в тикети:
- имейл чрез Microsoft 365, Google Workspace или всяка SMTP/IMAP пощенска кутия;
- Microsoft Teams, WhatsApp и чатът на уебсайта;
- телефония: свързвате Вашата телефонна централа.
Всеки тикет има статус, приоритет, клиент, отговорно лице и срокове по SLA. AI помощта предварително сортира запитванията, изготвя чернови на отговори, обобщава дълги кореспонденции и проверява качеството. Вие определяте за всяко действие колко самостоятелно може да работи AI.
Как да свържете пощенска кутия, Teams, WhatsApp и чат, е показано в ръководството Свържете поща, Teams, WhatsApp и чат с Xcellerate OPS.
2. Проекти, оферти и договори
Не всяка работа е тикет. За по-големи поръчки планирате проекти със задачи и бюджети. В продажбите управлявате фуния на продажбите, създавате оферти и сключвате договори. Можете да споделите оферта като линк. Вашият клиент я приема онлайн с нарисуван или въведен подпис, заедно с доказателство за съгласието.
Включвате само модулите, които Ви трябват. Всичко останало не се показва в менюто, докато не го активирате.
3. Отчитане на времето без двойна работа
Времето се отчита там, където се извършва работата: с таймера директно в тикета или в задачата по проекта, или впоследствие в графика за отработено време.
- Седмичният преглед по екип показва за всеки човек общото време и частта за фактуриране една до друга.
- Графиците отиват за одобрение при ръководителя на екипа, преди да се фактурира. Ако желаете, фактурирате само одобреното време.
- С дата на заключване записите не могат да се променят след изчисляването на заплатите или фактурирането, дори от администратори.
- За работното време има също начало и край на работния ден, почивки, непроменим дневник на промените и експорт за изчисляване на заплатите.
Повече по темата: Отчитане на времето, графици и одобрение в Xcellerate OPS.
4. От отчетеното време до фактурата
Отчетените и одобрени часове преминават във фактурирането, без някой да преписва числа от таблица. За онлайн плащания можете да свържете доставчици на плащания като Mollie, Stripe и PayPal.
Преди прехода проверете с нас какви връзки със счетоводство и електронно фактуриране са Ви нужни. Ще Ви кажем открито какво OPS може днес и какво не може.
5. Един екип, много езици
Интерфейсът за служителите е наличен на 25 езика. Всеки работи на своя език, със свой формат на датата и своя часова зона. Това помага на екипи с офиси в няколко държави и на колеги, чийто първи език не е българският.
6. Данни в Европа, достъп под контрол
- OPS се разработва и хоства в ЕС от RMM Labs, европейска софтуерна компания.
- Всяко работно пространство има собствена, изолирана база данни.
- Вход с Microsoft или Google (единен вход) и многофакторна автентикация.
- Екипите и правата определят кой какво вижда и редактира.
Какви задължения има Вашата фирма по отношение на защитата на данните, изяснете с Вашия консултант по защита на данните. OPS Ви дава инструментите за това.
7. Как да направите прехода успешно
Повечето екипи не преминават за един ден. Ето как може да изглежда преходът:
- Създайте безплатно работно пространство. Съветникът за настройка задава няколко въпроса за Вашата фирма и включва подходящите модули. Първите стъпки са описани в Първият Ви час в Xcellerate OPS.
- Прехвърлете данните си. Клиентите и контактите импортирате чрез CSV. За данни за времето от Clockify има ръководство: Импорт на клиенти чрез CSV и преминаване към PSA. Ако данните Ви идват от друга система, ние поемаме импорта вместо Вас. Предлагаме импорт от повече от 20 платформи.
- Започнете с един екип. Първо вземете един екип или един канал, например пощенската кутия за поддръжка, и след това разширете.
- Безплатен разговор за настройка. Във видеоразговор настройваме OPS заедно с Вас и отговаряме на въпросите Ви.
