Първият ви час в Xcellerate OPS: списък за настройка, брандиране и модулите, които наистина ви трябват

Току-що създадохте работното си пространство в Xcellerate OPS. Това, което направите в първия час, решава дали ще го усещате като свой инструмент или като чуждо демо. Това ръководство ви води през списъка за настройка по ред, скрива ненужното и слага вашия бранд в пространството.

TL;DR

• Минете през списъка за завършване на настройката в началото на настройките, в зададения ред: осем стъпки, от данните на фирмата до клиентите ви.
• Скрийте модулите, които не използвате. Променя се само менюто: не се губят данни и страниците остават достъпни.
• Добавете лого, акцентен цвят, лого за тъмната тема и фон за входа, и започнете да ползвате Ctrl+K от първия ден.

Стъпка 1: Отворете началната страница на настройките

Когато отворите настройките, първо виждате списък за завършване на настройката с брояч от типа „3 от 8“. Това е жив наръчник: всяка стъпка се отмята, щом я завършите, така че винаги знаете какво остава.

Под него настройките са групирани по задачи: работно пространство, хора и достъп, клиентски канали, service desk, а също продажби, финанси, AI и интеграции. Търсите нещо конкретно? Използвайте търсенето в настройките вместо да отваряте всяка група.

Предпочитате водене стъпка по стъпка? Можете да стартирате отново съветника за настройка. Той ви води през данните за фактуриране, брандирането и модулите, които искате да виждате.

Началната страница на настройките със списъка от осем стъпки и всички групи настройки.

Стъпка 2: Минете през списъка по ред

Редът не е случаен. Всяка стъпка прави следващата по-полезна.

1. Данни за фирмата. Името и данните ви са основата на всичко, което изпращате на клиенти. Проверете ги, преди клиент да види каквото и да е.
2. Лого и цветове. Екипът и клиентите ви веднага разпознават пространството като ваше. Повече в стъпка 4.
3. Поканете екипа си. Каните колеги по имейл и избирате роля (администратор или техник) и техните екипи. Членовете виждат само работата на своите екипи, а човек без екип остава блокиран, докато не му зададете такъв. Затова първо създайте поне един екип.
4. Свържете имейл. Изберете Microsoft 365, Google Workspace или SMTP/IMAP. Входящите писма стават тикети, а отговорите с номера на тикета в темата се добавят към правилния тикет. За Microsoft 365 и Google Workspace първо регистрирайте приложение на страницата „Интеграции“.
5. Задайте SLA. SLA политиката управлява таймери в реално време и предупреждава ръководителите на екипи при просрочване. Дори една проста политика показва на екипа какво значи „навреме“.
6. Данни за фактуриране. Попълнете ги сега, за да не чака първата ви фактура липсваща информация.
7. Продуктов каталог. Вашите услуги и продукти, които ще използвате в оферти и договори. Започнете с това, което продавате най-често, и допълвайте по-късно.
8. Добавете клиентите си. Създайте една фирма, за да видите резултата, а после вкарайте останалите наведнъж.

Не се стремете към съвършенство. Разумен отговор на всяка стъпка е по-добре от перфектна първа стъпка и седем празни.

Стъпка 3: Изключете модулите, които не ви трябват

В настройките на работното пространство отворете страницата с функциите. Там има превключватели по области, включително диспечер, проекти, търговски поток, оферти, договори, фактури, графици за време, отчети, фирми, контакти, обекти, активи, база знания, документация, playbooks, продукти и услуги, както и доставки и склад. Има и главен превключвател за ITIL практики.

Две неща, които да знаете:

• Превключвателите решават само кои модули се показват в страничното меню. Това е чисто визуално: не се губят данни и страниците остават достъпни. Можете да включите модул отново по всяко време.
• Доставки и склад (доставчици, поръчки за покупка и наличности в един склад) е изключен по подразбиране за екипи, които предлагат само услуги. Оставете го изключен, освен ако препродавате хардуер и искате да го следите.

Практично правило за малка фирма: ако никой няма да ползва даден модул през следващия месец, скрийте го. По-краткото меню улеснява всички през първите седмици. Повече на страницата модулен и персонализируем.

Страницата с функциите с превключватели по области, от поддръжка и проекти до доставки и склад.

Стъпка 4: Сложете своя бранд

На страницата за брандиране задавате:

• името на работното пространство;
• лого и favicon (favicon-ът се генерира автоматично);
• акцентен цвят;
• отделно лого за тъмната тема;
• фон на страницата за вход;
• собствен домейн.

Не пропускайте логото за тъмната тема: тъмно лого на тъмен фон просто изчезва. За собствения домейн OPS работи с одобрени (whitelisted) домейни и автоматични сертификати от Let's Encrypt, така че не управлявате TLS сертификат сами. Повече на страницата multi-tenant архитектура.

Страницата за брандиране с име на пространството, лого, акцентен цвят, тъмно лого, фон за вход и собствен домейн.

Стъпка 5: Пет навика за първия ден

• Ctrl+K. Командната палитра ви отвежда от всяко място в приложението до тикети, проекти, сделки, идентификационни данни, чеклисти и документация.
• Закачени елементи. Закачете любимите си елементи; те ви следват на всички устройства.
• Бързо добавяне. Глобалното меню за бързо добавяне създава запис, без първо да отваряте правилната страница.
• Лични табла. Подредете картите с плъзгане и ги запазете за своя потребител.
• Персонализирани полета. Добавете полета към тикети, проекти, задачи, оферти, договори, фирми, контакти и сделки, по желание видими в списъци и в клиентския портал. Добавяйте само полета, които реално ще попълвате.

Чести грешки

• Покани към хора, преди да има екип. Те не виждат нищо, докато не са в екип.
• Свързване на Microsoft 365 или Google Workspace, без първо да е регистрирано приложението на страницата „Интеграции“.
• Включване на всички модули „за всеки случай“.
• Пропускане на логото за тъмната тема.
• Създаване на десетки персонализирани полета, преди да знаете за какво ще правите отчети.

Какво следва

След този първи час основата е готова. Следващите статии от поредицата навлизат по-дълбоко: „Свържете пощата, Teams, WhatsApp и чата на сайта“, „Пренесете клиентите, сделките и времето си в OPS“ и „Екипи, права и сигурност“. Как се събират каналите можете да видите още сега в omnichannel service desk.

Още нямате работно пространство? Започнете безплатно и минете през този списък сами.