Как да свържете пощенска кутия Microsoft 365 с Xcellerate OPS

Свържете пощенската си кутия в Microsoft 365, лична или споделена като support@, с Xcellerate OPS и всеки нов имейл става тикет. Отговорите се прикрепят към правилния тикет, а техниците отговарят от същата кутия. Връзката минава през Microsoft Graph със съвременно удостоверяване, затова OPS не съхранява SMTP или IMAP пароли.

TL;DR

• Регистрирайте приложение в Microsoft Entra ID, добавете пренасочващия URI от OPS и дайте Graph разрешенията Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read и offline_access.
• Въведете данните на приложението и адреса на кутията в OPS и влезте чрез Connect mailbox (свързване на пощенската кутия).
• OPS проверява за нова поща на всеки 5 минути. Обработените имейли отиват в „Изтрити елементи“.

Преди да започнете

• Вие сте администратор на работното пространство в OPS. Само администратори могат да настройват кутията.
• Можете да регистрирате приложение в Microsoft Entra ID и да създадете тайна на клиента за него.
• Имате акаунт за вход. При споделена кутия този акаунт се нуждае от Full Access (пълен достъп) до нея в Exchange.

Стъпка 1: добавете Microsoft 365 в категорията Mailbox

Отворете Settings (настройки) → Data and security (данни и сигурност) → Integrations (интеграции). Поставете картата Microsoft 365 в категорията Mailbox (пощенска кутия). Дотогава Microsoft 365 е неактивен на страницата за имейл. Бутонът Open e-mail settings (отваряне на имейл настройките) на картата ви води направо там.

Таблото с интеграции с празните категории за пощенска кутия, удостоверяване, плащания и фактуриране, а вдясно каталогът на наличните интеграции.

Стъпка 2: изберете Microsoft 365 като доставчик

Отворете Customer channels (канали за клиенти) → Email (имейл). Под Mail provider (доставчик на поща) изберете Microsoft 365. Страницата показва пренасочващия URI, нужен в следващата стъпка.

Страницата за имейл с избор между Microsoft 365, Google Workspace и SMTP/IMAP, преди да е свързана кутия.

Стъпка 3: регистрирайте приложението в Microsoft Entra ID

1. Създайте регистрация на приложение.
2. Добавете адреса от OPS като пренасочващ URI (тип Web). Той има вида https://<хост-на-работното-пространство>/settings/email/oauth/microsoft/callback. Внимание: това е хостът на работното пространство, а не хостът за SSO вход.
3. Добавете делегираните разрешения за Microsoft Graph Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read и offline_access. Дайте съгласие на администратор, ако тенантът ви го изисква.
4. Създайте тайна на клиента.

Стъпка 4: въведете данните в OPS

Попълнете Client ID (ИД на клиента), Client secret (тайна на клиента), Directory (tenant) ID (ИД на директорията) и Mailbox address (адрес на кутията). Полето за тенант приема common или вашия ИД на тенант. Като адрес въведете например споделения support@.

Отметнете Send replies (изпращане на отговори) и Mail-to-ticket (имейл към тикет). Ако искате новите податели веднага да са в CRM, отметнете и Auto-register unknown senders as contacts on their first message (автоматично регистриране на непознати податели като контакти). Запазете.

Стъпка 5: свържете и тествайте

Натиснете Connect mailbox и влезте с акаунта, който притежава кутията или има пълен достъп до нея. Връщате се в OPS с потвърждение „Mailbox connected.“

След това натиснете Test connection (тест на връзката), Run diagnostics (диагностика) и Send test message (тестово съобщение). Отговорете на тестовия имейл и проверете дали се появява тикет.

Какво се случва след свързването

• Входящи: OPS проверява входящата кутия на всеки 5 минути. При всяка проверка до 20 непрочетени съобщения стават тикети. Тема с „[#123]“ се добавя към тикет 123. Прикачените файлове и вградените изображения се импортират.
• Автоматичните отговори, като съобщенията за отсъствие, се филтрират и се показват в списък 30 дни.
• Изходящи: публичните отговори излизат от кутията като „Re: [#123] Заглавие“ и се записват в „Изпратени“. Показваното име е името на подателя или на работното пространство.

Добре е да знаете

• Една пощенска кутия на работно пространство. Свързвате една имейл интеграция.
• Обработените имейли напускат входящата кутия. Преместват се в „Изтрити елементи“, откъдето могат да се възстановят. Входящата кутия не служи за архив.
• Споделена кутия: ако адресът на кутията се различава от акаунта за вход, OPS чете и изпраща от името на споделената кутия.
• Безплатен план (Free): всеки изходящ имейл носи малък долен текст „Powered by Xcellerate OPS™“. Платените планове изпращат без него.
• Ако Exchange откаже персонализиран адрес на подател, OPS изпраща имейла отново без него.

Отстраняване на проблеми

• Акаунтът за вход не може да отвори кутията: дайте му пълен достъп до споделената кутия в Exchange и пуснете диагностиката отново.
• В токена липсва разрешение: добавете го към регистрацията на приложението и използвайте Reconnect mailbox (повторно свързване), за да дадете съгласие отново.
• Запазеното упълномощаване вече не е валидно: натиснете Reconnect mailbox.
• Дневникът на активността показва „0 unread visible“ при пълна кутия: OPS сочи към грешна кутия или липсват разрешения.

Повече за приемането на имейли и вградената диагностика ще намерите на страницата за сервизното бюро, а всички връзки – в интеграциите за ЕС.

Готови ли сте кутията support@ да се превърне в тикети? Започнете безплатно и свържете пощенската си кутия Microsoft 365 за около петнадесет минути.