Синхронизиране на календар Outlook, To Do и Planner с Xcellerate OPS

Свържете акаунта си в Microsoft 365 с Xcellerate OPS и срещите от Outlook се появяват зад графика на работното време, на един клик от запис на време. С разрешено писане планираната ви работа отива в Outlook, Microsoft To Do или Planner, а това, което отметнете или преместите там, се връща в OPS. За администратори на MSP, които настройват веднъж, и техници, които после се свързват сами.

TL;DR

• Администратор, еднократно: добавете разрешенията за календар и задачи към регистрацията на приложението за вход с Microsoft в Microsoft Entra ID. Настройката на Entra с един клик покрива само входа.
• Всеки потребител: профил → Connected calendar → Connect Microsoft 365, после Allow writing.
• Синхронизацията тече на всеки 5 минути. От Microsoft се връщат само „изпълнено“ и датата, никога заглавията.

Преди да започнете

• Единният вход (single sign-on) с Microsoft трябва да е активен за работното ви пространство (Settings → Integrations, Настройки → Интеграции). Връзката с календара използва същата регистрация на приложението. Без нея разделът Connected calendar (Свързан календар) не се показва.
• Всеки служител (администратор или техник) свързва собствения си акаунт. Връзката е лична: никой не свързва и не вижда календара на друг.
• За Planner потребителят трябва да е член на група в Microsoft 365, която вече има план. OPS никога не създава планове.

Стъпка 1 (администратор): добавете разрешенията за Graph

Настройката на Entra с един клик за единен вход добавя само openid, profile и email. Разрешенията за календар и задачи добавяте ръчно.

1. В Microsoft Entra ID отворете регистрацията на приложението, която работното ви пространство използва за вход с Microsoft.
2. Отидете в API permissions → Microsoft Graph → Delegated permissions.
3. За срещи в графика: openid, email, profile, offline_access, Calendars.Read.
4. За синхронизиране на планираната работа добавете и: Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite.

Дали е нужно съгласие от администратор зависи от политиката на вашия Entra тенант. Не е нужен допълнителен redirect URI: съгласието се връща през вече регистрирания callback (https://auth.<platform-domain>/sso/microsoft/callback).

Стъпка 2 (всеки потребител): свържете акаунта си

1. Отворете профила си и отидете до Connected calendar.
2. Натиснете Connect Microsoft 365 (Свържи Microsoft 365), изберете акаунта си и дайте съгласие.

Стъпка 3: разрешете писане и изберете цели

1. Натиснете Allow writing (Разреши писане) и дайте съгласие отново (по-широки разрешения).
2. Под Your planned work, in your calendar and task lists (Вашата планирана работа в календара и списъците със задачи) изберете за всеки вид (Project tasks / задачи по проекти, CRM follow-ups / CRM проследявания, Ticket reminders / напомняния по тикети) цел или Do not sync (Не синхронизирай):
   • Outlook calendar: календар (по подразбиране основният; показват се само календари, които можете да редактирате) и напомняне (без, в момента, 15 мин, 30 мин, 1 ч или 1 ден).
   • Microsoft To Do (Outlook tasks): изберете списък или оставете стандартния. Тогава OPS създава списък „Xcellerate OPS“.
   • Planner (Loop task list): изберете план. Това е задължително. Задачите отиват в кофа (bucket) „Xcellerate OPS“.
3. Натиснете Save (Запази; първата синхронизация започва във фонов режим) или Sync now (Синхронизирай сега).

Какво се случва след свързването

• Срещи (четене): показаната седмица се извлича на живо и се кешира около 5 минути, никога не се съхранява. Отменените и „свободните“ събития са скрити.
• Планирана работа (към Microsoft): само вашите датирани елементи. Задачите по проекти стават събития за целия ден (свободно). Вашите отворени CRM задачи и планирани разговори или срещи стават записи с час (заето). Напомнянията от чеклисти на вашите тикети стават слотове от 15 минути. OPS записва заглавие, бележки и връзка обратно.
• Промени (обратно към OPS): само „изпълнено“ и датата, никога заглавия. Календарът връща само преместена дата. За всяко поле печели най-новата промяна.
• Честота: на всеки 5 минути, при запазване, при Sync now и при отваряне на страницата, ако последната синхронизация е остаряла.
• Изпълнено в OPS: отметнато в To Do или Planner; записът в календара остава като история. Премахната дата, преназначено или изтрито в OPS: премахва се в Microsoft.

Добре е да знаете

• Една връзка с календар на човек, Microsoft или Google. Само за работни пространства с вход с Microsoft.
• Елемент, изтрит в Microsoft, не се създава отново. Повторно отваряне на задача в To Do не я отваря отново в OPS.
• Смяната на целта за даден вид премахва елементите от OPS от старата цел.
• Disconnect (Прекъсни връзката) не изтрива нищо в Microsoft. Свързването на друг акаунт нулира избора ви.

Отстраняване на проблеми

• „The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.“ (Календарът не можа да бъде свързан.) Проверете разрешенията за Graph от стъпка 1.
• „The connection has expired — connect again.“ (Връзката е изтекла.) Съгласието е отменено или е изтекло. Свържете се отново.
• Allow writing продължава да се показва. Microsoft не е дал Calendars.ReadWrite и Tasks.ReadWrite. Добавете ги и дайте съгласие отново.
• „Synced: X sent, Y taken over, Z failed.“ Резултатът от Sync now. Неуспешно изпълнение показва за всеки вид съобщението от Microsoft Graph.

Вижте как OPS обединява време и фактуриране и разгледайте другите ни интеграции за ЕС.

Започнете безплатно и превръщайте срещите в записи на време с един клик.