Лични страници за резервации за техници в Xcellerate OPS

Дайте на всеки техник личен публичен линк, чрез който клиенти и потенциални клиенти сами резервират среща в свободен слот. Всяка резервация отваря тикет за този техник и се появява в CRM хронологията на клиента. Удобно за MSP и сервизни фирми, които искат по-малко имейли за уговаряне на час.

TL;DR

• Settings → Customer channels → Booking pages → New page (Настройки → Канали за клиенти → Страници за резервации → Нова страница), по една страница на техник.
• Задайте работни дни, часове, продължителност, предизвестие и хоризонт, после споделете публичния линк.
• По избор: свържете Microsoft Teams (Graph), за да се спазва заетостта на техника в Outlook.

Преди да започнете

• Нужна ви е ролята администратор на работното пространство. Администраторът създава страници за всеки администратор или техник.
• Всеки техник може да има една страница за резервации.
• Не е нужно нищо в друга система. За да се взема предвид заетостта в Outlook, интеграцията с Microsoft Teams трябва да е свързана с Graph в Settings → Microsoft Teams, а имейлът на техника в OPS трябва да съвпада с пощенската му кутия в Microsoft 365.

Settings → Booking pages с една страница за резервации на техник, бутона „New page“ и съвет да свържете Microsoft Teams (Graph) за заетостта в O365.

Стъпка 1: създайте страницата

1. Отидете в Settings → Customer channels (Канали за клиенти) → Booking pages (Страници за резервации).
2. Натиснете New page (Нова страница).
3. Изберете Technician (Техник). По избор задайте Page title (Заглавие на страницата; по подразбиране „Meeting with <име>“), въвеждащ текст и цвят.

Стъпка 2: задайте наличността

• Working days (работни дни), Start (начало) и End (край): кога може да се резервира. Часовете следват часовата зона на работното пространство.
• Durations (min) (продължителност): до 6 варианта, от 5 до 480 минути.
• Lead time (hours) (предизвестие): минимум предварително, от 0 до 168 часа (по подразбиране 4).
• Horizon (days) (хоризонт): колко напред може да се резервира, от 1 до 365 дни (по подразбиране 60).

Стъпка 3: запазете и споделете

1. Оставете страницата включена и запазете.
2. Споделете публичния линк https://<your-workspace-host>/book/<token>, например в имейл подписа си.

Стъпка 4 (по избор): спазване на заетостта в Outlook

Ако виждате съвета „Tip: connect Microsoft Teams (Graph) under Settings → Teams so the O365 calendar busy times are honoured.“, страницата още не отчита Outlook. Свържете интеграцията с Microsoft Teams чрез Graph и проверете дали имейлът на техника в OPS е същият като пощенската му кутия в Microsoft 365.

Какво се случва след свързването

• Посетителят вижда наличните дни от месеца и свободните слотове за всеки ден. С Graph заетите часове в Outlook за деня се премахват (доколкото е възможно).
• Посетителят въвежда име и имейл, по избор фирма и бележки. Часовата му зона се взема предвид.
• OPS проверява слота отново и след това:
  • намира или създава контакта;
  • създава тикет, възложен на техника (канал „webmeeting“);
  • запазва срещата и записва „meeting“ в CRM хронологията;
  • задейства събитието „създаден тикет“.
• Посетителят получава номер на тикета на екрана.

Добре е да знаете

• Страницата за резервации сама не изпраща покана за календар. Резервацията се вижда в OPS като тикет и в CRM хронологията.
• Слотовете се споделят с аплета „Schedule a meeting“ на сайта ви, така че няма двойни резервации между двете.
• Без интеграция с Teams чрез Graph само резервациите в OPS блокират слот.
• При изключване на страница линкът ѝ връща „не е намерено“.
• Всяка страница има случаен линк от 24 знака; нищо друго за техника не се показва. Публичните страници имат ограничение на заявките.

Отстраняване на проблеми

• „This technician already has a booking page.“ (Този техник вече има страница за резервации.) Редактирайте съществуващата страница.
• „That time was just taken — please pick another slot.“ (Този час току-що беше зает.) Посетителят вижда това, когато слотът е зает миг по-рано. Достатъчно е да избере друг.
• Срещите в Outlook не блокират слотове. Проверете дали интеграцията с Teams чрез Graph е свързана и дали имейлът на техника съвпада с адреса му в Microsoft 365.

Научете повече за сервизното бюро и нашите интеграции за ЕС.

Започнете безплатно и споделете още днес първия линк за резервации на екипа си.