Синхронизиране на Google Календар и Google Tasks с Xcellerate OPS

Свържете акаунта си в Google с Xcellerate OPS и срещите от Google Calendar се появяват зад графика на работното време, на един клик от запис на време. С разрешено писане планираната ви работа отива в Google Calendar или Google Tasks, а това, което завършите или преместите там, се връща в OPS. За администратори на MSP, които настройват веднъж, и техници, които после се свързват сами.

TL;DR

• Администратор, еднократно: добавете scopes за календар и задачи към OAuth екрана за съгласие на входа с Google и включете Calendar и Tasks API.
• Всеки потребител: профил → Connected calendar → Connect Google, после Allow writing.
• Синхронизацията тече на всеки 5 минути. От Google се връщат само „изпълнено“ и датата, никога заглавията.

Преди да започнете

• Единният вход с Google трябва да е активен за работното ви пространство, със собствен OAuth клиент (Settings → Integrations, Настройки → Интеграции). Връзката с календара използва този клиент. Без него Connected calendar (Свързан календар) не се показва.
• Нужен ви е достъп до Google Cloud проекта на този OAuth клиент.
• Всеки служител (администратор или техник) свързва собствения си акаунт. Никой не вижда календара на друг.

Стъпка 1 (администратор): scopes и API

1. В Google Cloud отворете проекта с OAuth клиента, който използвате за вход в OPS.
2. Добавете тези scopes към OAuth екрана за съгласие:
   • четене на срещи: openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
   • синхронизиране на планирана работа, също: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/tasks
3. Включете Google Calendar API и Google Tasks API в същия проект.

Не е нужен допълнителен redirect URI: съгласието се връща през вече регистрирания callback (https://auth.<platform-domain>/sso/google/callback).

Стъпка 2 (всеки потребител): свържете акаунта си

1. Отворете профила си и отидете до Connected calendar.
2. Натиснете Connect Google (Свържи Google), изберете акаунта си и дайте съгласие. OPS винаги показва екрана за съгласие и избора на акаунт на Google.

Стъпка 3: разрешете писане и изберете цели

1. Натиснете Allow writing (Разреши писане) и дайте съгласие отново.
2. Под Your planned work, in your calendar and task lists (Вашата планирана работа в календара и списъците със задачи) изберете за Project tasks (задачи по проекти), CRM follow-ups (CRM проследявания) и Ticket reminders (напомняния по тикети) цел или Do not sync (Не синхронизирай):
   • Google Calendar: календар (по подразбиране основният; показват се само тези, в които можете да пишете) и изскачащо напомняне (без, в момента, 15 мин, 30 мин, 1 ч или 1 ден).
   • Google Tasks: изберете списък или оставете стандартния. Тогава OPS създава списък „Xcellerate OPS“.
3. Натиснете Save (Запази) или Sync now (Синхронизирай сега).

Какво се случва след свързването

• Срещи (четене): показаната седмица се чете от основния ви календар, кешира се около 5 минути и никога не се съхранява. Отменените и „свободните“ събития са скрити.
• Планирана работа (към Google): само вашите датирани елементи. Задачите по проекти стават събития за целия ден (свободно). Вашите отворени CRM задачи и планирани разговори или срещи стават записи с час (заето). Напомнянията от чеклисти на вашите тикети стават слотове от 15 минути. OPS записва заглавие, бележки и връзка обратно.
• Google Tasks пази само дата. За елементи с час OPS записва часа в бележките („At HH:MM“).
• Промени (обратно към OPS): само „изпълнено“ и датата, никога заглавия. От календара се връща преместена дата; изтрито събитие се пуска. За всяко поле печели най-новата промяна.
• Честота: на всеки 5 минути, при запазване, при Sync now и при отваряне на страницата, ако последната синхронизация е остаряла.
• Изпълнено в OPS: завършено в Google Tasks; събитието в календара остава. Премахната дата, преназначено или изтрито в OPS: премахва се в Google.

Добре е да знаете

• Една връзка с календар на човек, Google или Microsoft. Само за работни пространства с вход с Google.
• Елемент с час, преместен в Google Tasks, се връща като ден и запазва часа си от OPS.
• Елемент, изтрит в Google, не се създава отново. Отмяната на „изпълнено“ в Google Tasks не отваря задачата отново в OPS.
• Смяната на целта за даден вид премахва елементите от OPS от старата цел.
• Disconnect (Прекъсни връзката) не изтрива нищо в Google. Свързването на друг акаунт нулира избора ви.

Отстраняване на проблеми

• „The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.“ (Календарът не можа да бъде свързан.) Проверете scopes от стъпка 1.
• „The connection has expired — connect again.“ (Връзката е изтекла.) Google отказва достъп. Свържете се отново.
• Allow writing продължава да се показва. Google не е дал calendar.events и tasks. Добавете ги и дайте съгласие отново.
• „Could not load the lists.“ или „Synced: X sent, Y taken over, Z failed.“ Второто е резултатът от Sync now; неуспешно изпълнение показва за всеки вид съобщението от Google.

Вижте как OPS обединява време и фактуриране и разгледайте другите ни интеграции за ЕС.

Започнете безплатно, свържете Google в профила си и превръщайте срещите в записи на време с един клик.