Свързване на Odoo с Xcellerate OPS: фактурите автоматично в Odoo

Свържете Odoo с Xcellerate OPS и всяка фактура, която изпратите от OPS, се появява автоматично като клиентска фактура в Odoo. Работи както с Odoo на odoo.com, така и със собствена инсталация. Ръководството е за администратори на IT MSP и фирми за услуги, които водят счетоводството си в Odoo.

TL;DR

• Нужни са ви URL на Odoo, име на базата данни, login и API ключ, както и роля администратор в OPS.
• Когато фактура премине от чернова в изпратена, OPS я създава като клиентска фактура в Odoo.
• Проверете ДДС в Odoo след първата синхронизация: OPS не изпраща ДДС кодове.

Преди да започнете

• Вие сте администратор (admin) на работното пространство в OPS.
• Вашият Odoo е достъпен през HTTPS от интернет и има приложението за фактуриране или счетоводство. За импорт на оферти ви трябва и приложението за продажби.
• Знаете името на базата данни и login (имейл или потребителско име) на потребителя в Odoo за интеграцията.
• Този потребител може да създава фактури и партньори и да чете поръчки за продажба.
• Външното електронно фактуриране не е включено в OPS. Докато е включено, интеграцията с Odoo не се прилага.

Свързване на Odoo в 6 стъпки

Стъпка 1: създайте API ключ в Odoo

В Odoo създайте API ключ за потребителя на интеграцията. Обикновено това става от предпочитанията на потребителя, в раздела за сигурност на акаунта. Точното меню може да се различава според версията на Odoo.

Стъпка 2: отворете таблото с интеграции в OPS

Отидете в Settings (Настройки) → Integrations (Интеграции). Ако в колоната Billing (Фактуриране) още няма карта Odoo, добавете Odoo от каталога.

Таблото с интеграции с празни категории (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) и каталог с наличните интеграции вдясно.

Стъпка 3: въведете данните

В картата Odoo попълнете URL (например https://mycompany.odoo.com), Database, Login и API key. Тези имена на полета са на английски на всеки език. Натиснете Save (Запази).

Стъпка 4: тествайте връзката

Натиснете Test connection (Тествай връзката). При успех потвърждението показва идентификатора (uid) на потребителя ви в Odoo.

Стъпка 5: направете Odoo цел за изпращане

Натиснете Use for invoice push (Използвай за изпращане на фактури). Картата получава значка Push target (Цел за изпращане).

Стъпка 6 (по избор): импортирайте съществуващи документи

В Manual import from Odoo (Ръчен импорт от Odoo) изберете From date (Начална дата). Натиснете Import companies & invoices (Импорт на фирми и фактури) и/или Import quotes (Импорт на оферти).

Какво се случва след свързването

• Автоматично изпращане. Когато фактура премине от чернова в изпратена, OPS създава клиентска фактура в Odoo с клиента, датата, падежа, номера на фактурата от OPS като референция и редовете (описание, количество, нетна единична цена).
• Клиенти. OPS търси партньора по точно име. Ако го няма, OPS го създава като фирма, с ДДС номер и имейл.
• Статус във фактурата. Всяка фактура показва дали синхронизацията е успешна, с бутон за повторен опит.
• Ръчен импорт. Клиентските фактури идват със статуса на плащане. Офертите идват от поръчките за продажба в Odoo; потвърдените поръчки се маркират като приети.
• Офертите от OPS никога не се изпращат към Odoo.

Добре е да знаете

• Проверете ДДС след първата синхронизация. OPS изпраща редовете без ДДС кодове. Затова първо създайте една тестова фактура и проверете ДДС в Odoo, преди да фактурирате с пълна сила.
• Новите партньори винаги се създават като фирми, дори за физическо лице. При нужда ги коригирайте в Odoo.
• Импортът е обобщен: всеки документ става един ред със сумата без ДДС, като се приема ДДС от 21%.
• Само една счетоводна система получава фактури от OPS. Импортираните фактури не се изпращат обратно към Odoo.
• За да спрете изпращането към Odoo, натиснете Stop invoice push (Спри изпращането на фактури).
• След запазване API ключът не се показва повече. URL, базата данни и login остават видими.

Отстраняване на проблеми

OPS използва стандартния JSON-RPC адрес на Odoo (вашият URL, последван от /jsonrpc). Съобщенията са цитирани така, както се показват в английския интерфейс.

• Odoo authentication failed — check database, login and API key. при теста: проверете името на базата данни, login и API ключа.
• Odoo authentication failed. или Odoo RPC error при изпращане или импорт: Odoo отказва заявката. Проверете дали ключът е още валиден и дали потребителят има нужните права.
• Configure this provider first. или Configure and connect this provider first.: първо запазете данните и тествайте връзката.
• Import failed: <error>: прочетете грешката, отстранете причината в Odoo и пуснете импорта отново.

Научете повече за европейските интеграции в OPS и за продажби и фактуриране. Още нямате работно пространство? Започнете безплатно и след това свържете Odoo.