Свързване на Yuki с Xcellerate OPS: фактурите директно в счетоводството

Свържете администрацията си в Yuki с Xcellerate OPS и всяка фактура, която изпратите от OPS, се създава автоматично като фактура за продажба в Yuki. Няма нужда от повторно въвеждане. Ръководството е за администратори на IT MSP и фирми за услуги, които вече водят счетоводството си в Yuki.

TL;DR

• Нужни са ви API ключ за Yuki, Administration ID и роля администратор в OPS.
• Когато фактура премине от чернова в изпратена, OPS я създава като фактура за продажба в Yuki.
• Ръчен импорт пренася съществуващите фактури за продажба и клиенти от Yuki в OPS.

Преди да започнете

• Вие сте администратор (admin) на работното си пространство в OPS.
• Акаунтът ви в Yuki има API достъп. Имате API ключ за Yuki и Administration ID на администрацията, в която искате да осчетоводявате. Къде точно се намират в Yuki може да варира; при нужда попитайте човека, който управлява акаунта ви в Yuki.
• Външното електронно фактуриране не е включено в OPS. Докато е включено, интеграцията с Yuki не се прилага.
• Не са нужни webhooks или URL адреси за пренасочване.

Свързване на Yuki в 5 стъпки

Стъпка 1: отворете таблото с интеграции

В OPS отидете в Settings (Настройки) → Integrations (Интеграции). Ако в колоната Billing (Фактуриране) още няма карта Yuki, добавете Yuki от каталога.

Таблото с интеграции с празни категории (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) и каталог с наличните интеграции вдясно.

Стъпка 2: въведете данните

В картата Yuki попълнете полетата API key и Administration ID. Тези имена на полета са на английски на всеки език. Натиснете Save (Запази). OPS потвърждава, че настройките за Yuki са запазени.

Стъпка 3: тествайте връзката

Натиснете Test connection (Тествай връзката). При успех OPS съобщава, че връзката с Yuki работи.

Стъпка 4: направете Yuki цел за изпращане

Натиснете Use for invoice push (Използвай за изпращане на фактури). Картата получава значка Push target (Цел за изпращане). Оттук нататък финализираните фактури отиват в Yuki.

Стъпка 5 (по избор): импортирайте съществуващи данни

В Manual import from Yuki (Ръчен импорт от Yuki) изберете From date (Начална дата) и натиснете Import companies & invoices (Импорт на фирми и фактури).

Какво се случва след свързването

• Автоматично изпращане. Когато фактура в OPS премине от чернова в изпратена, включително от график за фактуриране, OPS създава фактура за продажба в Yuki. Тя съдържа референция, дата, падеж, валута, клиента (име, ДДС номер, имейл) и редовете с описание, количество, нетна единична цена и ставка на ДДС.
• Статус във фактурата. Всяка фактура показва дали синхронизацията е успешна. При неуспех виждате грешката и бутон за повторен опит.
• Ръчен импорт. Импортът изтегля фактури за продажба от избраната дата, с редовете и статуса на плащане. Клиентите се съпоставят по ДДС номер, после по име, и се създават, ако ги няма. При повторен импорт вече импортираните документи се пропускат.
• Само фактури. Офертите не се изпращат към Yuki и не се импортират, защото Yuki няма оферти.

Добре е да знаете

• Само една счетоводна система получава фактури от OPS в даден момент.
• Фактурите, импортирани от Yuki, не се изпращат обратно към Yuki.
• Ако запазите с празно поле API key, запазеният ключ остава. След запазване ключът не се показва повече; Administration ID остава видим.
• За да спрете изпращането към Yuki, натиснете Stop invoice push (Спри изпращането на фактури). Ако е настроен и ключ за Billit, изпращането на фактури отново минава към Billit.
• Съвет: след свързването първо изпратете една тестова фактура и я проверете в Yuki.

Отстраняване на проблеми

Съобщенията са цитирани така, както се показват в английския интерфейс.

• Yuki responded with HTTP <code> при теста: обикновено API ключът или Administration ID е грешен. Проверете двете и тествайте отново.
• Configure this provider first.: тествате или импортирате, преди да сте запазили ключ. Попълнете полетата и първо натиснете Save.
• Configure and connect this provider first.: избрали сте Use for invoice push, преди връзката да е настроена. Първо изпълнете стъпки 2 и 3.
• Import failed: <error> или … N skipped because the customer has no name or VAT number.: някои документи имат клиент без име или ДДС номер. Допълнете ги в Yuki и пуснете импорта отново.

Научете повече за европейските интеграции в OPS и за продажби и фактуриране. Още нямате работно пространство? Започнете безплатно и след това свържете Yuki.