Compliance4 paź 2026
Stan na 29 września 2026: obowiązkowa rejestracja czasu pracy w Belgii jest planowana od 1 stycznia 2027. Tekst nie został jeszcze opublikowany w belgijskim dzienniku urzędowym (Belgisch Staatsblad). Według Deloitte (22 września 2026) praktyczne zasady, wyjątki i sankcje będą znane dopiero po uchwaleniu i opublikowaniu ustawy.
„Czy muszę kupić rejestrator czasu pracy?” To pytanie, które właściciele firm zadają najczęściej, odkąd planowana rejestracja czasu pracy trafiła do wiadomości. Krótka odpowiedź: niekoniecznie. Potrzebny będzie system, który rejestruje czas pracy twoich pracowników w sposób obiektywny, wiarygodny i dostępny. Jak ten system wygląda, w dużej mierze wybierasz sam.
Z tego artykułu dowiesz się, czego wymagają plany, dlaczego „rejestrator” trafił do nagłówków, jakie są trzy opcje i na co powinny uważać zespoły, które nie wchodzą każdego ranka przez te same drzwi.
Czego wymagają plany: obiektywnie, wiarygodnie i dostępnie
Securex podsumowuje to tak: nie będzie obowiązkowego rejestratora, ale będzie obowiązek rejestrowania czasu pracy za pomocą „obiektywnego, wiarygodnego i dostępnego systemu” (Securex, 12 maja 2026). Według obecnych doniesień, w oczekiwaniu na ostateczny tekst, oznacza to:
- Obiektywnie: rejestracja pokazuje czas faktycznie przepracowany, a nie tylko grafik.
- Wiarygodnie: danych nie można jednostronnie zmienić bez śladu.
- Dostępnie: pracownik i inspekcja pracy mogą wglądać w dane.
SD Worx pisze, że chodzi o faktycznie przepracowany czas pracy i że dane trzeba będzie przechowywać przez pięć lat (SD Worx). To również według doniesień, w oczekiwaniu na ostateczny tekst.
Dlaczego „rejestrator” trafił do nagłówków
Gdy pod koniec 2025 roku środek pojawił się w porozumieniu budżetowym, wszyscy od razu zaczęli mówić o rejestratorze czasu pracy. UNIZO, flamandzka organizacja małych firm i samozatrudnionych, nazwała to „krokiem wstecz” i ostrzegła przed „dodatkową warstwą administracji” (UNIZO, 27 listopada 2025). Obraz urządzenia na ścianie został w głowach. Według Securex nie chodzi jednak koniecznie o rejestratory, tylko o sposób mierzenia czasu pracy.
Trzy sposoby rejestrowania czasu pracy
Nie ma dobrego ani złego wyboru. Wszystko zależy od tego, gdzie i jak pracuje twój zespół.
| Opcja | Pasuje do | Dobrze rejestruje | Słabe punkty | Powiązanie z płacami i fakturowaniem |
|---|---|---|---|---|
| Terminal lub czytnik kart na ścianie | Zespoły, które zaczynają i kończą pracę w jednym miejscu | Wejście i wyjście w tym miejscu | Praca u klientów, w trasie lub w domu | Zwykle przez eksport do sekretariatu socjalnego (w Belgii zewnętrzne biuro płacowe) |
| Osobna aplikacja do rejestracji czasu | Zespoły pracujące w różnych miejscach | Początek, koniec i przerwy, także zdalnie | Kolejne narzędzie obok systemu zgłoszeń lub projektów; podwójne wpisywanie | Eksport do płac; fakturowanie osobno |
| Rejestracja czasu w narzędziu serwisowym lub projektowym | Firmy usługowe, które już prowadzą zgłoszenia, projekty i faktury | Czas pracy oraz godziny na klienta lub zlecenie | Mniej przydatna, jeśli nie używasz zgłoszeń ani projektów | Czas pracy do płac, godziny rozliczeniowe na faktury |
Zespoły, które nie wchodzą przez jedne drzwi
Wiele małych firm usługowych ma techników u klientów, osoby pracujące zdalnie i ludzi na dyżurze. Dla nich urządzenie na ścianie nie jest rozwiązaniem. Przy każdej opcji sprawdź:
- Rejestrację z miejsca, w którym wykonywana jest praca, nie tylko w biurze.
- Przerwy jako osobną informację, a nie szacowane odliczenie.
- Poprawki ze śladem: kto, co i kiedy zmienił.
- Zatwierdzenie przez przełożonego przed zamknięciem tygodnia.
- Dyżury i dojazdy: ustal z biurem płacowym, jak je rejestrować.
A jak jest w Polsce?
Ramka: Polska (stan na 29 września 2026). Art. 149 § 1 Kodeksu pracy: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.” Źródło: lexlege.pl, art. 149 KP.
Jak robi to Xcellerate OPS
Xcellerate OPS to service desk, który rozrasta się o projekty, oferty, timesheety i fakturowanie. Na potrzeby planowanej rejestracji czasu pracy OPS pozwala:
- rejestrować początek i koniec dnia pracy;
- rejestrować przerwy;
- prowadzić niezmienialny dziennik audytu wszystkich wpisów i poprawek;
- korzystać z eksportu do obsługi płac.
Poza tym twój zespół rejestruje czas na zgłoszenie lub zadanie projektowe, stoperem albo w timesheecie. Dzięki temu widzisz obok siebie, dla każdego technika, ile przepracował i ile z tego można zafakturować.
Timesheety tygodniowe: suma i czas rozliczeniowy na technika (dane demonstracyjne).
W ustawieniach decydujesz, do kiedy można jeszcze zmieniać czas, które pola są wymagane i czy zwykli użytkownicy mogą rejestrować czas tylko stoperem.
Czas i timesheety: data blokady, zatwierdzanie i pola wymagane (dane demonstracyjne).
OPS pomaga spełnić planowane wymogi. O tym, czego potrzebuje twoja firma, decydują ostateczny tekst i twoje biuro płacowe. Więcej o funkcjach przeczytasz na stronie Rejestracja czasu i fakturowanie. Kroki konfiguracji znajdziesz w artykule Rejestracja czasu pracy 2027 w Xcellerate OPS. Tło zmian opisujemy w artykule Obowiązkowa rejestracja czasu pracy w Belgii w 2027.
Checklista: 5 pytań, zanim cokolwiek kupisz
- Gdzie pracuje twój zespół? W jednym miejscu, u klientów, w domu czy różnie?
- Czy narzędzie rejestruje początek, koniec i przerwy, i czy pracownik widzi swoje dane?
- Czy każda poprawka pozostaje widoczna, z informacją kto i kiedy?
- Jak dane trafiają do biura płacowego? Zapytaj, jaki eksport przyjmuje.
- Czy zespół musi rejestrować podwójnie? Raz dla czasu pracy i drugi raz dla faktury to strata czasu co tydzień.
Wypróbuj z własnym zespołem
Załóż bezpłatnie przestrzeń roboczą i testuj rejestrację czasu przez miesiąc z własnym zespołem, na długo przed 1 stycznia 2027. Potrzebujesz pomocy? Chętnie umówimy bezpłatną rozmowę wdrożeniową przez wideo, a twoje dane zaimportujemy z ponad 20 platform.
