Pierwsze kroki28 wrz 2026
Wiele firm usługowych pracuje z zestawem narzędzi, który rozrastał się przez lata: skrzynka pocztowa lub helpdesk do zgłoszeń, narzędzie do projektów, aplikacja do rejestracji czasu, program do ofert i faktur, a do tego arkusz kalkulacyjny, który spina całość. Każde z tych narzędzi osobno działa. Problem leży pomiędzy nimi. Godziny są wpisywane dwa razy, informacje giną przy kopiowaniu, a pod koniec miesiąca ktoś musi zbierać czas do zafakturowania.
Xcellerate OPS to platforma usługowa, która zaczyna się od service desku i rośnie razem z Państwa firmą: projekty, budżety, oferty, rejestracja czasu i faktury. Jest tworzona i utrzymywana w UE i zbudowana dla zespołów usługowych w całej Europie, od dostawców usług IT i integratorów systemów po agencje, firmy doradcze i firmy usług technicznych.
1. Wszystkie zgłoszenia w jednym service desku
Klienci kontaktują się z Państwem tak, jak im wygodnie. W OPS te kanały trafiają do tego samego service desku i stają się zgłoszeniami:
- e-mail przez Microsoft 365, Google Workspace lub dowolną skrzynkę SMTP/IMAP;
- Microsoft Teams, WhatsApp i czat na stronie internetowej;
- telefonia: podłączają Państwo swoją centralę telefoniczną.
Każde zgłoszenie ma status, priorytet, klienta, osobę odpowiedzialną i terminy SLA. Wsparcie AI wstępnie sortuje zgłoszenia, przygotowuje projekty odpowiedzi, streszcza długie wątki i sprawdza jakość. To Państwo decydują dla każdej akcji, jak samodzielnie może działać AI.
Jak podłączyć skrzynkę, Teams, WhatsApp i czat, pokazuje poradnik Połącz skrzynkę, Teams, WhatsApp i czat z Xcellerate OPS.
2. Projekty, oferty i umowy
Nie każda praca jest zgłoszeniem. Większe zlecenia planują Państwo jako projekty z zadaniami i budżetami. W sprzedaży zarządzają Państwo lejkiem sprzedażowym, tworzą oferty i zawierają umowy. Ofertę można udostępnić jako link. Klient akceptuje ją online podpisem odręcznym lub wpisanym, wraz z dowodem zgody.
Włączają Państwo tylko te moduły, których potrzebują. Wszystko inne nie pojawia się w menu, dopóki tego nie aktywują.
3. Rejestracja czasu bez podwójnej pracy
Czas jest rejestrowany tam, gdzie odbywa się praca: timerem bezpośrednio w zgłoszeniu lub w zadaniu projektowym, albo później w karcie czasu pracy.
- Widok tygodniowy dla zespołu pokazuje dla każdej osoby łączny czas i część do zafakturowania obok siebie.
- Karty czasu trafiają do akceptacji przez lidera zespołu przed fakturowaniem. Jeśli Państwo chcą, fakturują tylko zaakceptowany czas.
- Dzięki dacie blokady wpisów nie można już zmienić po naliczeniu płac lub rozliczeniu, nawet przez administratorów.
- Dla czasu pracy są też początek i koniec dnia pracy, przerwy, niezmienny dziennik zmian oraz eksport do rozliczenia płac.
Więcej na ten temat: Rejestracja czasu, timesheety i akceptacja w Xcellerate OPS.
4. Od zarejestrowanego czasu do faktury
Zarejestrowane i zaakceptowane godziny trafiają do fakturowania, bez przepisywania liczb z arkusza kalkulacyjnego. Do płatności online można podłączyć operatorów płatności, takich jak Mollie, Stripe i PayPal.
Przed zmianą prosimy sprawdzić z nami, jakich integracji z księgowością i e-fakturowaniem Państwo potrzebują. Powiemy otwarcie, co OPS potrafi dziś, a czego nie.
5. Jeden zespół, wiele języków
Interfejs dla pracowników jest dostępny w 25 językach. Każda osoba pracuje we własnym języku, z własnym formatem daty i strefą czasową. To pomaga zespołom z oddziałami w kilku krajach oraz współpracownikom, dla których polski nie jest pierwszym językiem.
6. Dane w Europie, dostęp pod kontrolą
- OPS jest tworzony i hostowany w UE przez RMM Labs, europejską firmę programistyczną.
- Każda przestrzeń robocza ma własną, odizolowaną bazę danych.
- Logowanie przez Microsoft lub Google (single sign-on) i uwierzytelnianie wieloskładnikowe.
- Zespoły i uprawnienia określają, kto co widzi i edytuje.
Jakie obowiązki w zakresie ochrony danych ma Państwa firma, należy ustalić z doradcą ds. ochrony danych. OPS daje Państwu do tego narzędzia.
7. Jak przeprowadzić zmianę
Większość zespołów nie zmienia systemu w jeden dzień. Tak może wyglądać przejście:
- Założenie bezpłatnej przestrzeni roboczej. Kreator konfiguracji zadaje kilka pytań o Państwa firmę i włącza odpowiednie moduły. Pierwsze kroki opisuje artykuł Pierwsza godzina w Xcellerate OPS.
- Przeniesienie danych. Klientów i kontakty importują Państwo z pliku CSV. Dla danych czasu z Clockify jest poradnik: Import klientów z CSV i przejście na PSA. Jeśli dane pochodzą z innego systemu, import wykonamy za Państwa. Oferujemy importy z ponad 20 platform.
- Start od jednego zespołu. Najpierw jeden zespół lub jeden kanał, na przykład skrzynka wsparcia, a potem rozszerzenie.
- Bezpłatna rozmowa wdrożeniowa. Podczas rozmowy wideo konfigurujemy OPS razem z Państwem i odpowiadamy na pytania.
