Synchronizacja Kalendarza Google i Google Tasks z Xcellerate OPS

Połącz konto Google z Xcellerate OPS, a spotkania z Google Calendar pojawią się w tle karty czasu pracy, jedno kliknięcie od wpisu czasu. Z uprawnieniem do zapisu zaplanowana praca trafia do Google Calendar lub Google Tasks, a to, co tam ukończysz lub przesuniesz, wraca do OPS. Dla administratorów MSP, którzy konfigurują to raz, i techników, którzy potem łączą się sami.

TL;DR

• Administrator, jednorazowo: dodaj zakresy (scopes) kalendarza i zadań do ekranu zgody OAuth logowania Google i włącz Calendar oraz Tasks API.
• Każdy użytkownik: profil → Connected calendar → Connect Google, potem Allow writing.
• Synchronizacja działa co 5 minut. Z Google wracają tylko „wykonane” i data, nigdy tytuły.

Zanim zaczniesz

• Logowanie jednokrotne Google musi być aktywne w Twoim obszarze roboczym, z własnym klientem OAuth (Settings → Integrations, Ustawienia → Integracje). Połączenie kalendarza korzysta z tego klienta. Bez niego Connected calendar (Połączony kalendarz) się nie pojawia.
• Potrzebujesz dostępu do projektu Google Cloud tego klienta OAuth.
• Każdy pracownik (administrator lub technik) łączy własne konto. Nikt nie widzi cudzego kalendarza.

Krok 1 (administrator): zakresy i API

1. W Google Cloud otwórz projekt z klientem OAuth, którego używasz do logowania w OPS.
2. Dodaj te zakresy do ekranu zgody OAuth:
   • odczyt spotkań: openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
   • synchronizacja zaplanowanej pracy, dodatkowo: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/tasks
3. Włącz Google Calendar API i Google Tasks API w tym samym projekcie.

Dodatkowy redirect URI nie jest potrzebny: zgoda wraca przez już zarejestrowany callback (https://auth.<platform-domain>/sso/google/callback).

Krok 2 (każdy użytkownik): połącz konto

1. Otwórz swój profil i przejdź do Connected calendar.
2. Kliknij Connect Google (Połącz Google), wybierz konto i wyraź zgodę. OPS zawsze pokazuje ekran zgody i wybór konta Google.

Krok 3: zezwól na zapis i wybierz miejsca docelowe

1. Kliknij Allow writing (Zezwól na zapis) i ponownie wyraź zgodę.
2. W bloku Your planned work, in your calendar and task lists (Twoja zaplanowana praca w kalendarzu i listach zadań) wybierz dla Project tasks (zadania projektowe), CRM follow-ups (działania następcze CRM) i Ticket reminders (przypomnienia o zgłoszeniach) miejsce docelowe lub Do not sync (Nie synchronizuj):
   • Google Calendar: kalendarz (domyślnie główny; na liście są tylko te, w których możesz zapisywać) i przypomnienie w oknie (brak, w chwili rozpoczęcia, 15 min, 30 min, 1 godz. lub 1 dzień).
   • Google Tasks: wybierz listę lub zostaw domyślną. OPS utworzy wtedy listę „Xcellerate OPS”.
3. Kliknij Save (Zapisz) lub Sync now (Synchronizuj teraz).

Co się dzieje po połączeniu

• Spotkania (odczyt): wyświetlany tydzień jest odczytywany z głównego kalendarza, buforowany przez około 5 minut i nigdy nie jest przechowywany. Odwołane i „wolne” wydarzenia są ukryte.
• Zaplanowana praca (do Google): tylko Twoje elementy z datą. Zadania projektowe stają się wydarzeniami całodniowymi (wolny). Twoje otwarte zadania CRM oraz zaplanowane rozmowy i spotkania stają się wpisami z godziną (zajęty). Przypomnienia z list kontrolnych Twoich zgłoszeń stają się 15-minutowymi slotami. OPS zapisuje tytuł, notatki i link zwrotny.
• Google Tasks przechowuje tylko datę. Dla elementów z godziną OPS zapisuje godzinę w notatkach („At HH:MM”).
• Zmiany (z powrotem do OPS): tylko „wykonane” i data, nigdy tytuły. Z kalendarza wraca przesunięta data; usunięte wydarzenie jest odpuszczane. Dla każdego pola wygrywa najnowsza zmiana.
• Częstotliwość: co 5 minut, przy zapisie, po Sync now i przy otwarciu strony, gdy ostatnia synchronizacja jest nieaktualna.
• Wykonane w OPS: ukończone w Google Tasks; wydarzenie w kalendarzu zostaje. Usunięta data, zmiana przypisania lub usunięcie w OPS: usunięte w Google.

Warto wiedzieć

• Jedno połączenie kalendarza na osobę, Google albo Microsoft. Tylko dla obszarów roboczych z logowaniem Google.
• Element z godziną przesunięty w Google Tasks wraca jako dzień i zachowuje godzinę z OPS.
• Element usunięty w Google nie jest tworzony ponownie. Cofnięcie ukończenia w Google Tasks nie otwiera zadania w OPS.
• Zmiana miejsca docelowego dla rodzaju usuwa elementy OPS ze starego miejsca.
• Disconnect (Rozłącz) niczego nie usuwa w Google. Połączenie innego konta resetuje Twoje wybory.

Rozwiązywanie problemów

• „The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.” (Nie udało się połączyć kalendarza.) Sprawdź zakresy z kroku 1.
• „The connection has expired — connect again.” (Połączenie wygasło.) Google odmawia dostępu. Połącz ponownie.
• Allow writing wciąż się pojawia. Google nie przyznał calendar.events i tasks. Dodaj je i ponownie wyraź zgodę.
• „Could not load the lists.” lub „Synced: X sent, Y taken over, Z failed.” Drugi komunikat to wynik Sync now; nieudane uruchomienie pokazuje dla każdego rodzaju komunikat Google.

Zobacz, jak OPS łączy czas pracy i fakturowanie, i przejrzyj nasze inne integracje dla UE.

Zacznij za darmo, połącz Google w profilu i zamieniaj spotkania we wpisy czasu jednym kliknięciem.