Synchronizacja kalendarza Outlook, To Do i Planner z Xcellerate OPS

Połącz konto Microsoft 365 z Xcellerate OPS, a spotkania z Outlooka pojawią się w tle karty czasu pracy, jedno kliknięcie od wpisu czasu. Z uprawnieniem do zapisu zaplanowana praca trafia do Outlooka, Microsoft To Do lub Plannera, a to, co tam odhaczysz lub przesuniesz, wraca do OPS. Dla administratorów MSP, którzy konfigurują to raz, i techników, którzy potem łączą się sami.

TL;DR

• Administrator, jednorazowo: dodaj uprawnienia do kalendarza i zadań w rejestracji aplikacji logowania Microsoft w Microsoft Entra ID. Konfiguracja Entra jednym kliknięciem obejmuje tylko logowanie.
• Każdy użytkownik: profil → Connected calendar → Connect Microsoft 365, potem Allow writing.
• Synchronizacja działa co 5 minut. Z Microsoftu wracają tylko „wykonane” i data, nigdy tytuły.

Zanim zaczniesz

• Logowanie jednokrotne (single sign-on) Microsoft musi być aktywne w Twoim obszarze roboczym (Settings → Integrations, Ustawienia → Integracje). Połączenie kalendarza korzysta z tej samej rejestracji aplikacji. Bez niej sekcja Connected calendar (Połączony kalendarz) się nie pojawia.
• Każdy pracownik (administrator lub technik) łączy własne konto. Połączenie jest osobiste: nikt nie łączy ani nie widzi cudzego kalendarza.
• Do Plannera użytkownik musi należeć do grupy Microsoft 365, która ma już plan. OPS nigdy nie tworzy planów.

Krok 1 (administrator): dodaj uprawnienia Graph

Konfiguracja Entra jednym kliknięciem dla logowania jednokrotnego dodaje tylko openid, profile i email. Uprawnienia do kalendarza i zadań dodajesz ręcznie.

1. W Microsoft Entra ID otwórz rejestrację aplikacji, której Twój obszar roboczy używa do logowania Microsoft.
2. Przejdź do API permissions → Microsoft Graph → Delegated permissions.
3. Aby widzieć spotkania w karcie czasu pracy: openid, email, profile, offline_access, Calendars.Read.
4. Aby synchronizować zaplanowaną pracę, dodaj też: Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite.

To, czy potrzebna jest zgoda administratora, zależy od zasad Twojej dzierżawy Entra. Dodatkowy redirect URI nie jest potrzebny: zgoda wraca przez już zarejestrowany callback (https://auth.<platform-domain>/sso/microsoft/callback).

Krok 2 (każdy użytkownik): połącz konto

1. Otwórz swój profil i przejdź do Connected calendar.
2. Kliknij Connect Microsoft 365 (Połącz Microsoft 365), wybierz konto i wyraź zgodę.

Krok 3: zezwól na zapis i wybierz miejsca docelowe

1. Kliknij Allow writing (Zezwól na zapis) i ponownie wyraź zgodę (szersze uprawnienia).
2. W bloku Your planned work, in your calendar and task lists (Twoja zaplanowana praca w kalendarzu i listach zadań) wybierz dla każdego rodzaju (Project tasks / zadania projektowe, CRM follow-ups / działania następcze CRM, Ticket reminders / przypomnienia o zgłoszeniach) miejsce docelowe lub Do not sync (Nie synchronizuj):
   • Outlook calendar: kalendarz (domyślnie główny; na liście są tylko kalendarze, które możesz edytować) i przypomnienie (brak, w chwili rozpoczęcia, 15 min, 30 min, 1 godz. lub 1 dzień).
   • Microsoft To Do (Outlook tasks): wybierz listę lub zostaw domyślną. OPS utworzy wtedy listę „Xcellerate OPS”.
   • Planner (Loop task list): wybierz plan. To obowiązkowe. Zadania trafiają do zasobnika (bucket) „Xcellerate OPS”.
3. Kliknij Save (Zapisz; pierwsza synchronizacja rusza w tle) lub Sync now (Synchronizuj teraz).

Co się dzieje po połączeniu

• Spotkania (odczyt): wyświetlany tydzień jest pobierany na żywo i buforowany przez około 5 minut, nigdy nie jest przechowywany. Odwołane i „wolne” wydarzenia są ukryte.
• Zaplanowana praca (do Microsoftu): tylko Twoje elementy z datą. Zadania projektowe stają się wpisami całodniowymi (wolny). Twoje otwarte zadania CRM oraz zaplanowane rozmowy i spotkania stają się wpisami z godziną (zajęty). Przypomnienia z list kontrolnych Twoich zgłoszeń stają się 15-minutowymi slotami. OPS zapisuje tytuł, notatki i link zwrotny.
• Zmiany (z powrotem do OPS): tylko „wykonane” i data, nigdy tytuły. Kalendarz zwraca tylko przesuniętą datę. Dla każdego pola wygrywa najnowsza zmiana.
• Częstotliwość: co 5 minut, przy zapisie, po Sync now i przy otwarciu strony, gdy ostatnia synchronizacja jest nieaktualna.
• Wykonane w OPS: odhaczone w To Do lub Plannerze; wpis w kalendarzu zostaje jako historia. Usunięta data, zmiana przypisania lub usunięcie w OPS: usunięte w Microsofcie.

Warto wiedzieć

• Jedno połączenie kalendarza na osobę, Microsoft albo Google. Tylko dla obszarów roboczych z logowaniem Microsoft.
• Element usunięty w Microsofcie nie jest tworzony ponownie. Ponowne otwarcie zadania w To Do nie otwiera go w OPS.
• Zmiana miejsca docelowego dla rodzaju usuwa elementy OPS ze starego miejsca.
• Disconnect (Rozłącz) niczego nie usuwa w Microsofcie. Połączenie innego konta resetuje Twoje wybory.

Rozwiązywanie problemów

• „The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.” (Nie udało się połączyć kalendarza.) Sprawdź uprawnienia Graph z kroku 1.
• „The connection has expired — connect again.” (Połączenie wygasło.) Zgoda została cofnięta lub wygasła. Połącz ponownie.
• Allow writing wciąż się pojawia. Microsoft nie przyznał Calendars.ReadWrite i Tasks.ReadWrite. Dodaj je i ponownie wyraź zgodę.
• „Synced: X sent, Y taken over, Z failed.” Wynik Sync now. Nieudane uruchomienie pokazuje dla każdego rodzaju komunikat Microsoft Graph.

Zobacz, jak OPS łączy czas pracy i fakturowanie, i przejrzyj nasze inne integracje dla UE.

Zacznij za darmo i zamieniaj spotkania we wpisy czasu jednym kliknięciem.