Jak połączyć skrzynkę Microsoft 365 z Xcellerate OPS

Połącz swoją skrzynkę Microsoft 365, własną lub współdzieloną, np. support@, z Xcellerate OPS, a każdy nowy e-mail stanie się zgłoszeniem. Odpowiedzi trafiają do właściwego zgłoszenia, a technicy odpowiadają z tej samej skrzynki. Połączenie działa przez Microsoft Graph z nowoczesnym uwierzytelnianiem, więc OPS nie przechowuje haseł SMTP ani IMAP.

TL;DR

• Zarejestruj aplikację w Microsoft Entra ID, dodaj URI przekierowania pokazany w OPS i nadaj uprawnienia Graph Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read oraz offline_access.
• Wpisz dane aplikacji i adres skrzynki w OPS, a następnie zaloguj się przez Connect mailbox (połącz skrzynkę).
• OPS sprawdza nową pocztę co 5 minut. Przetworzone e-maile trafiają do „Elementów usuniętych”.

Zanim zaczniesz

• Jesteś administratorem przestrzeni roboczej OPS. Tylko administratorzy mogą skonfigurować skrzynkę.
• Możesz zarejestrować aplikację w Microsoft Entra ID i utworzyć dla niej klucz tajny klienta.
• Masz konto do logowania. W przypadku skrzynki współdzielonej to konto potrzebuje w Exchange uprawnienia Full Access (pełny dostęp).

Krok 1: dodaj Microsoft 365 do kategorii Mailbox

Otwórz Settings (ustawienia) → Data and security (dane i bezpieczeństwo) → Integrations (integracje). Umieść kartę Microsoft 365 w kategorii Mailbox (skrzynka pocztowa). Do tego czasu Microsoft 365 jest nieaktywny na stronie poczty. Przycisk Open e-mail settings (otwórz ustawienia poczty) na karcie prowadzi prosto dalej.

Tablica integracji z pustymi kategoriami skrzynki, uwierzytelniania, płatności i fakturowania oraz katalogiem dostępnych integracji po prawej.

Krok 2: wybierz Microsoft 365 jako dostawcę poczty

Otwórz Customer channels (kanały klientów) → Email (e-mail). W sekcji Mail provider (dostawca poczty) wybierz Microsoft 365. Strona pokazuje URI przekierowania potrzebny w następnym kroku.

Strona e-mail z wyborem między Microsoft 365, Google Workspace i SMTP/IMAP, zanim połączono skrzynkę.

Krok 3: zarejestruj aplikację w Microsoft Entra ID

1. Utwórz rejestrację aplikacji.
2. Dodaj adres pokazany w OPS jako URI przekierowania (typ Web). Ma postać https://<host-przestrzeni-roboczej>/settings/email/oauth/microsoft/callback. Uwaga: to host Twojej przestrzeni roboczej, a nie host logowania SSO.
3. Dodaj delegowane uprawnienia Microsoft Graph Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read i offline_access. Udziel zgody administratora, jeśli wymaga tego Twój tenant.
4. Utwórz klucz tajny klienta.

Krok 4: wpisz dane w OPS

Wypełnij Client ID (identyfikator klienta), Client secret (klucz tajny klienta), Directory (tenant) ID (identyfikator katalogu) i Mailbox address (adres skrzynki). Pole tenanta przyjmuje common lub Twój identyfikator tenanta. Jako adres wpisz np. współdzielony adres support@.

Zaznacz Send replies (wysyłaj odpowiedzi) i Mail-to-ticket (e-mail do zgłoszenia). Jeśli nowi nadawcy mają od razu trafiać do CRM, zaznacz też Auto-register unknown senders as contacts on their first message (automatycznie rejestruj nieznanych nadawców jako kontakty). Zapisz.

Krok 5: połącz i przetestuj

Kliknij Connect mailbox i zaloguj się kontem, które jest właścicielem skrzynki lub ma do niej pełny dostęp. Wrócisz do OPS z potwierdzeniem „Mailbox connected.”

Następnie kliknij Test connection (testuj połączenie), Run diagnostics (uruchom diagnostykę) i Send test message (wyślij wiadomość testową). Odpowiedz na wiadomość testową i sprawdź, czy pojawiło się zgłoszenie.

Co dzieje się po połączeniu

• Przychodzące: OPS sprawdza skrzynkę odbiorczą co 5 minut. W każdym przebiegu do 20 nieprzeczytanych wiadomości staje się zgłoszeniami. Temat z „[#123]” trafia do zgłoszenia 123. Załączniki i obrazy osadzone są importowane.
• Odpowiedzi automatyczne, np. informacje o nieobecności, są filtrowane i wyświetlane na liście przez 30 dni.
• Wychodzące: publiczne odpowiedzi wychodzą ze skrzynki jako „Re: [#123] Tytuł” i są zapisywane w „Elementach wysłanych”. Nazwa wyświetlana to nazwa nadawcy lub nazwa przestrzeni roboczej.

Dobrze wiedzieć

• Jedna skrzynka na przestrzeń roboczą. Łączysz jedną integrację e-mail.
• Przetworzone e-maile opuszczają skrzynkę odbiorczą. Są przenoszone do „Elementów usuniętych”, skąd można je odzyskać. Skrzynka odbiorcza nie służy jako archiwum.
• Skrzynka współdzielona: jeśli adres skrzynki różni się od zalogowanego konta, OPS czyta i wysyła jako ta skrzynka współdzielona.
• Plan Free: każdy wychodzący e-mail ma małą stopkę „Powered by Xcellerate OPS™”. Plany płatne wysyłają bez niej.
• Jeśli Exchange odrzuci niestandardowy adres nadawcy, OPS wyśle e-mail ponownie bez niego.

Rozwiązywanie problemów

• Zalogowane konto nie może otworzyć skrzynki: nadaj mu w Exchange pełny dostęp do skrzynki współdzielonej i uruchom diagnostykę ponownie.
• W tokenie brakuje uprawnienia: dodaj je do rejestracji aplikacji i użyj Reconnect mailbox (połącz ponownie), aby ponownie wyrazić zgodę.
• Zapisana autoryzacja nie jest już ważna: kliknij Reconnect mailbox.
• Dziennik aktywności pokazuje „0 unread visible” przy pełnej skrzynce: OPS wskazuje złą skrzynkę lub brakuje uprawnień.

Więcej o odbiorze poczty i wbudowanej diagnostyce znajdziesz na stronie service desk, a wszystkie połączenia w integracjach UE.

Gotowy, by skrzynka support@ zamieniała się w zgłoszenia? Zacznij za darmo i połącz skrzynkę Microsoft 365 w około kwadrans.