Google Agenda en Google Tasks synchroniseren met Xcellerate OPS

Koppel je Google-account aan Xcellerate OPS en je vergaderingen uit Google Calendar verschijnen achter je timesheet, één klik verwijderd van een tijdregistratie. Met schrijfrechten komt je geplande werk in Google Calendar of Google Tasks terecht, en wat je daar afwerkt of verplaatst, volgt in OPS. Voor MSP-beheerders die het eenmalig klaarzetten en technici die daarna zelf koppelen.

TL;DR

• Beheerder, één keer: voeg de agenda- en taken-scopes toe aan het OAuth-toestemmingsscherm van de Google-aanmelding en zet de Calendar- en Tasks-API aan.
• Elke gebruiker: profiel → Gekoppelde agenda → Google koppelen, daarna Schrijven toestaan.
• De synchronisatie loopt elke 5 minuten. Uit Google komen alleen "afgewerkt" en de datum terug, nooit titels.

Voor je begint

• Google single sign-on moet actief zijn voor je werkruimte, met een eigen OAuth-client (Instellingen → Integraties). De agendakoppeling hergebruikt die client. Zonder die aanmelding verschijnt Gekoppelde agenda niet.
• Je hebt toegang nodig tot het Google Cloud-project van die OAuth-client.
• Elke medewerker (beheerder of technicus) koppelt zijn eigen account. Niemand ziet de agenda van iemand anders.

Stap 1 (beheerder): scopes en API's instellen

1. Open in Google Cloud het project met de OAuth-client die je voor de OPS-aanmelding gebruikt.
2. Voeg aan het OAuth-toestemmingsscherm deze scopes toe:
   • vergaderingen lezen: openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
   • gepland werk synchroniseren, ook: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/tasks
3. Zet de Google Calendar API en de Google Tasks API aan in hetzelfde project.

Een extra redirect-URI is niet nodig: de toestemming keert terug via de al geregistreerde callback (https://auth.<platform-domain>/sso/google/callback).

Stap 2 (elke gebruiker): je account koppelen

1. Open je profiel en ga naar Gekoppelde agenda.
2. Klik op Google koppelen, kies je account en geef toestemming. OPS toont altijd het toestemmingsscherm en de accountkeuze van Google.

Stap 3: schrijven toestaan en bestemmingen kiezen

1. Klik op Schrijven toestaan en geef opnieuw toestemming.
2. Kies onder Uw geplande werk in uw agenda en takenlijsten per soort (Projecttaken, CRM-opvolgingen, Ticketherinneringen) een bestemming of Niet synchroniseren:
   • Google Calendar: kies een agenda (standaard de primaire; alleen agenda's waarin je mag schrijven staan in de lijst) en een pop-upherinnering (geen, op het moment zelf, 15 min, 30 min, 1 u of 1 dag).
   • Google Tasks: kies een lijst of laat de standaard staan. OPS maakt dan een lijst "Xcellerate OPS" aan.
3. Klik op Opslaan of Nu synchroniseren.

Wat er gebeurt na het koppelen

• Vergaderingen (lezen): de week op je scherm wordt uit je primaire agenda opgehaald, ongeveer 5 minuten gebufferd en nooit bewaard. Geannuleerde en "vrije" afspraken zijn verborgen.
• Gepland werk (naar Google): alleen jouw gedateerde items. Projecttaken worden afspraken voor de hele dag (vrij). Jouw open CRM-taken en geplande gesprekken of vergaderingen krijgen een tijdstip (bezet). Checklistherinneringen op jouw tickets worden slots van 15 minuten. OPS schrijft titel, notities en een link terug.
• Google Tasks kent alleen een datum. Bij items met een tijdstip zet OPS het uur in de notities ("At HH:MM").
• Wijzigingen (terug naar OPS): alleen "afgewerkt" en de datum, nooit titels. Uit de agenda komt een verplaatste datum terug; een verwijderde afspraak wordt losgelaten. Per veld wint de recentste wijziging.
• Timing: elke 5 minuten, bij Opslaan, bij Nu synchroniseren en wanneer je de pagina opent terwijl de laatste synchronisatie verouderd is.
• Afgewerkt in OPS: afgevinkt in Google Tasks; de agenda-afspraak blijft staan. Datum weg, anders toegewezen of verwijderd in OPS: weg in Google.

Goed om te weten

• Eén agendakoppeling per persoon, Google of Microsoft. Alleen voor werkruimtes met Google-aanmelding.
• Verplaats je een item met tijdstip in Google Tasks, dan komt alleen de dag terug en houdt OPS het uur.
• Een item dat je in Google verwijdert, wordt niet opnieuw aangemaakt. Een taak terug openzetten in Google Tasks heropent ze niet in OPS.
• Wijzig je de bestemming van een soort, dan verdwijnen de OPS-items uit de oude bestemming.
• Ontkoppelen verwijdert niets in Google. Koppel je een ander account, dan worden je keuzes teruggezet.

Problemen oplossen

• "The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration." Controleer de scopes uit stap 1 op het toestemmingsscherm.
• "The connection has expired — connect again." Google weigert de toegang (ingetrokken of verlopen). Koppel opnieuw.
• Schrijven toestaan blijft verschijnen. Google heeft calendar.events en tasks niet toegekend. Voeg ze toe en geef opnieuw toestemming.
• "Could not load the lists." of "Synced: X sent, Y taken over, Z failed." Het tweede is het resultaat van Nu synchroniseren; een mislukte run toont per soort de melding van Google.

Lees ook hoe OPS tijd en facturatie samenbrengt en bekijk onze andere EU-integraties.

Start gratis, koppel Google in je profiel en zet je vergaderingen met één klik om in tijdregistraties.