Połącz 3CX z Xcellerate OPS: zobacz, kto dzwoni, i rejestruj każde połączenie

Połącz 3CX z Xcellerate OPS, a przy każdym połączeniu przychodzącym od razu zobaczysz, kto dzwoni, zarówno w OPS, jak i w kliencie 3CX. Każda zakończona rozmowa trafia na oś czasu CRM klienta, więc zespół zna historię, zanim odbierze. Przewodnik jest dla administratorów firm IT MSP i firm usługowych korzystających z 3CX.

TL;DR

• OPS generuje szablon CRM dla 3CX dla Twojej przestrzeni roboczej. Wgrywasz go do 3CX i niczego nie otwierasz na zaporze.
• Połączenia przychodzące pokazują pasujący kontakt w OPS i w kliencie 3CX. Każda zakończona rozmowa, odebrana lub nie, jest rejestrowana na osi czasu CRM.
• Dzwonienie z OPS przekazuje numer do aplikacji 3CX. Potem OPS pozwala zanotować, jak poszła rozmowa.

Zanim zaczniesz

• Jesteś administratorem przestrzeni roboczej OPS albo Twoja rola może zarządzać ustawieniami telefonii.
• Administrator 3CX, który może wgrać szablon CRM w 3CX Admin Console.
• Nie potrzebujesz klucza API ani licencji 3CX Call Control.
• Lista numerów wewnętrznych i osób, które z nich korzystają.

Telefonia to funkcja podstawowa, dostępna w każdym planie.

Konfiguracja 3CX krok po kroku

1. Dodaj 3CX w OPS

W OPS otwórz Settings → Data and security → Telephony (Ustawienia → Dane i bezpieczeństwo → Telefonia). Kliknij Add a phone system (Dodaj centralę telefoniczną), wybierz 3CX, nazwij połączenie i potwierdź.

Strona Telefonia z listą wyboru centrali, polem nazwy i komunikatem, że nie podłączono jeszcze żadnej centrali.

2. Pobierz szablon

Na karcie nowego połączenia kliknij Download the 3CX template (Pobierz szablon 3CX). Otrzymasz plik XML ze wszystkim, czego 3CX potrzebuje, by łączyć się z Twoją przestrzenią roboczą, w tym z tajnym kluczem tylko dla niej. Nie edytuj pliku ręcznie.

3. Wgraj szablon do 3CX

Otwórz 3CX Admin Console i przejdź do ustawień integracji CRM (według podpowiedzi w OPS: Settings › CRM Integration; dokładne menu może się różnić w zależności od wersji 3CX). Wgraj tam szablon.

4. Przypisz numery wewnętrzne do osób

Numery wewnętrzne 3CX nie są importowane. Wpisz każdy numer i wybierz w Belongs to (Należy do), kto z niego korzysta. Dla grupy dzwonienia kliknij Add person (Dodaj osobę) dla każdego członka: wszyscy dostają kartę połączenia, która zwija się do osoby, która odebrała. Numer bez osoby niczego nie wyświetla. Współpracowników AI nie można przypisać do numeru.

5. Włącz i przetestuj

Kliknij Enable (Włącz). Dopóki połączenie jest wyłączone, OPS odrzuca wywołania z 3CX. Wykonaj jedno połączenie testowe, a potem kliknij Test connection (Testuj połączenie). Powinieneś zobaczyć "A template and API key are ready to download." (Szablon i klucz API są gotowe) oraz "3CX last called OPS …" (3CX ostatnio wywołał OPS …).

Co się dzieje po połączeniu

• Gdy telefon dzwoni, 3CX pyta OPS, kto dzwoni. OPS zwraca imię i nazwisko, firmę, e-mail, telefon i link do kontaktu, który klient 3CX może otworzyć.
• W OPS okno połączeń w prawym dolnym rogu pokazuje, kto dzwoni. Stamtąd otworzysz kontakt lub firmę, dodasz numer jako kontakt albo utworzysz nowe zgłoszenie z już wpisanym numerem. Gdy dopasowanie jest niepewne, OPS o tym ostrzega.
• Po rozmowie 3CX wysyła szczegóły (kierunek, numer wewnętrzny, czas trwania, godziny). OPS rejestruje połączenie na osi czasu CRM kontaktu i firmy i łączy je z najnowszą otwartą szansą sprzedaży; to powiązanie można zmienić. Połączenia nie są automatycznie dołączane do zgłoszeń.
• Nieodebrane połączenia wysyłają powiadomienie do osoby, której telefon dzwonił, a w innym przypadku do właściciela szansy.
• Nieznane numery trafiają na listę nieznanych rozmówców. OPS nigdy sam nie tworzy kontaktu, chyba że ktoś kliknie tworzenie kontaktu w kliencie 3CX.

Warto wiedzieć

• Dzwonienie z OPS: przycisk połączenia przekazuje numer do aplikacji 3CX, która nawiązuje połączenie. Dlatego karta informuje, że OPS sam nie wybiera numeru. Po rozmowie OPS i tak pyta, jak poszła, aby zachować wynik i notatkę.
• Szczegóły połączenia docierają dopiero po jego zakończeniu.
• Nagrania rozmów z 3CX nie są jeszcze pobierane do OPS.
• Nie ma nocnego uzgadniania z 3CX: OPS rejestruje to, co 3CX wysyła na końcu każdej rozmowy.
• New key (Nowy klucz) natychmiast unieważnia wgrany szablon. Pobierz go potem i wgraj ponownie.
• Tajny klucz jest przypisany do przestrzeni roboczej, a OPS nie przechowuje danych logowania do 3CX. Po usunięciu połączenia historia rozmów zostaje.

Rozwiązywanie problemów

• "No API key has been generated yet." (Nie wygenerowano jeszcze klucza API.) Pobierz szablon z karty; wtedy klucz zostanie utworzony.
• "3CX has not called OPS yet." (3CX jeszcze nie wywołał OPS.) Sprawdź, czy szablon jest wgrany do 3CX, i wykonaj połączenie testowe. Na zaporze nic nie trzeba zmieniać.
• W OPS nie pojawiają się połączenia: sprawdź, czy połączenie jest włączone.
• Wcześniej działało: być może ktoś kliknął New key. Pobierz i wgraj szablon ponownie.

Zacznij teraz

Chcesz widzieć, kto dzwoni, zanim odbierzesz, razem z pełną historią klienta? Zacznij za darmo i połącz 3CX w kilka minut. Przeczytaj też o europejskich integracjach OPS i service desku.