Синхронізація Google Календаря і Google Tasks з Xcellerate OPS

Підключіть обліковий запис Google до Xcellerate OPS, і зустрічі з Google Calendar з'являться за табелем робочого часу, за один клік від запису часу. Із дозволом на запис ваша запланована робота потрапляє в Google Calendar або Google Tasks, а те, що ви там завершите чи перенесете, повертається в OPS. Для адміністраторів MSP, які налаштовують це раз, і техніків, які потім підключаються самі.

TL;DR

• Адміністратор, один раз: додайте scopes для календаря й завдань на екран згоди OAuth входу через Google і ввімкніть Calendar та Tasks API.
• Кожен користувач: профіль → Connected calendar → Connect Google, потім Allow writing.
• Синхронізація запускається кожні 5 хвилин. З Google повертаються лише «виконано» і дата, ніколи назви.

Перш ніж почати

• Єдиний вхід через Google має бути активним для вашого робочого простору, з власним клієнтом OAuth (Settings → Integrations, Налаштування → Інтеграції). Підключення календаря використовує цей клієнт. Без нього Connected calendar (Підключений календар) не з'являється.
• Вам потрібен доступ до проєкту Google Cloud цього клієнта OAuth.
• Кожен співробітник (адміністратор або технік) підключає власний обліковий запис. Ніхто не бачить чужий календар.

Крок 1 (адміністратор): scopes і API

1. У Google Cloud відкрийте проєкт із клієнтом OAuth, який ви використовуєте для входу в OPS.
2. Додайте ці scopes на екран згоди OAuth:
   • читання зустрічей: openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
   • синхронізація запланованої роботи, також: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/tasks
3. Увімкніть Google Calendar API і Google Tasks API в тому самому проєкті.

Додатковий redirect URI не потрібен: згода повертається через уже зареєстрований callback (https://auth.<platform-domain>/sso/google/callback).

Крок 2 (кожен користувач): підключіть обліковий запис

1. Відкрийте свій профіль і перейдіть до Connected calendar.
2. Натисніть Connect Google (Підключити Google), виберіть обліковий запис і надайте згоду. OPS завжди показує екран згоди та вибір облікового запису Google.

Крок 3: дозвольте запис і виберіть цілі

1. Натисніть Allow writing (Дозволити запис) і надайте згоду ще раз.
2. У блоці Your planned work, in your calendar and task lists (Ваша запланована робота в календарі та списках завдань) виберіть для Project tasks (завдання проєктів), CRM follow-ups (CRM-нагадування) і Ticket reminders (нагадування за тікетами) ціль або Do not sync (Не синхронізувати):
   • Google Calendar: календар (за замовчуванням основний; показуються лише ті, у які ви можете писати) і спливне нагадування (без, у момент події, 15 хв, 30 хв, 1 год або 1 день).
   • Google Tasks: виберіть список або залиште стандартний. Тоді OPS створює список «Xcellerate OPS».
3. Натисніть Save (Зберегти) або Sync now (Синхронізувати зараз).

Що відбувається після підключення

• Зустрічі (читання): відображуваний тиждень читається з вашого основного календаря, кешується приблизно на 5 хвилин і ніколи не зберігається. Скасовані й «вільні» події приховано.
• Запланована робота (до Google): лише ваші датовані елементи. Завдання проєктів стають подіями на весь день (вільно). Ваші відкриті CRM-завдання та заплановані дзвінки чи зустрічі стають записами з часом (зайнято). Нагадування з чеклістів ваших тікетів стають слотами по 15 хвилин. OPS записує назву, нотатки й посилання назад.
• Google Tasks зберігає лише дату. Для елементів із часом OPS записує час у нотатки («At HH:MM»).
• Зміни (назад в OPS): лише «виконано» і дата, ніколи назви. З календаря повертається перенесена дата; видалена подія відпускається. Для кожного поля перемагає найновіша зміна.
• Частота: кожні 5 хвилин, під час збереження, за Sync now і під час відкриття сторінки, якщо остання синхронізація застаріла.
• Виконано в OPS: завершено в Google Tasks; подія в календарі лишається. Дату прибрано, перепризначено чи видалено в OPS: прибирається в Google.

Варто знати

• Одне підключення календаря на людину, Google або Microsoft. Лише для робочих просторів із входом через Google.
• Елемент із часом, перенесений у Google Tasks, повертається як день і зберігає свій час з OPS.
• Елемент, видалений у Google, не створюється знову. Скасування позначки «виконано» в Google Tasks не відкриває завдання в OPS.
• Зміна цілі для типу прибирає елементи OPS зі старої цілі.
• Disconnect (Відключити) нічого не видаляє в Google. Підключення іншого облікового запису скидає ваші налаштування.

Усунення проблем

• «The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.» (Не вдалося підключити календар.) Перевірте scopes із кроку 1.
• «The connection has expired — connect again.» (Термін дії підключення минув.) Google відмовляє в доступі. Підключіться знову.
• Allow writing і далі показується. Google не надав calendar.events і tasks. Додайте їх і надайте згоду ще раз.
• «Could not load the lists.» або «Synced: X sent, Y taken over, Z failed.» Друге — результат Sync now; невдалий запуск показує для кожного типу повідомлення Google.

Дізнайтеся, як OPS поєднує час і виставлення рахунків, і перегляньте інші наші інтеграції для ЄС.

Почніть безкоштовно, підключіть Google у профілі й перетворюйте зустрічі на записи часу одним кліком.