Синхронізація календаря Outlook, To Do і Planner з Xcellerate OPS

Підключіть обліковий запис Microsoft 365 до Xcellerate OPS, і зустрічі з Outlook з'являться за табелем робочого часу, за один клік від запису часу. Із дозволом на запис ваша запланована робота потрапляє в Outlook, Microsoft To Do або Planner, а те, що ви там позначите чи перенесете, повертається в OPS. Для адміністраторів MSP, які налаштовують це раз, і техніків, які потім підключаються самі.

TL;DR

• Адміністратор, один раз: додайте дозволи для календаря й завдань до реєстрації застосунку для входу через Microsoft у Microsoft Entra ID. Налаштування Entra в один клік охоплює лише вхід.
• Кожен користувач: профіль → Connected calendar → Connect Microsoft 365, потім Allow writing.
• Синхронізація запускається кожні 5 хвилин. З Microsoft повертаються лише «виконано» і дата, ніколи назви.

Перш ніж почати

• Єдиний вхід (single sign-on) через Microsoft має бути активним для вашого робочого простору (Settings → Integrations, Налаштування → Інтеграції). Підключення календаря використовує ту саму реєстрацію застосунку. Без неї розділ Connected calendar (Підключений календар) не з'являється.
• Кожен співробітник (адміністратор або технік) підключає власний обліковий запис. Підключення особисте: ніхто не підключає і не бачить чужий календар.
• Для Planner користувач має бути учасником групи Microsoft 365, у якій уже є план. OPS ніколи не створює плани.

Крок 1 (адміністратор): додайте дозволи Graph

Налаштування Entra в один клік для єдиного входу додає лише openid, profile і email. Дозволи для календаря й завдань додайте вручну.

1. У Microsoft Entra ID відкрийте реєстрацію застосунку, яку ваш робочий простір використовує для входу через Microsoft.
2. Перейдіть до API permissions → Microsoft Graph → Delegated permissions.
3. Щоб бачити зустрічі в табелі: openid, email, profile, offline_access, Calendars.Read.
4. Щоб синхронізувати заплановану роботу, додайте також: Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite.

Чи потрібна згода адміністратора, залежить від політики вашого тенанта Entra. Додатковий redirect URI не потрібен: згода повертається через уже зареєстрований callback (https://auth.<platform-domain>/sso/microsoft/callback).

Крок 2 (кожен користувач): підключіть обліковий запис

1. Відкрийте свій профіль і перейдіть до Connected calendar.
2. Натисніть Connect Microsoft 365 (Підключити Microsoft 365), виберіть обліковий запис і надайте згоду.

Крок 3: дозвольте запис і виберіть цілі

1. Натисніть Allow writing (Дозволити запис) і надайте згоду ще раз (ширші дозволи).
2. У блоці Your planned work, in your calendar and task lists (Ваша запланована робота в календарі та списках завдань) виберіть для кожного типу (Project tasks / завдання проєктів, CRM follow-ups / CRM-нагадування, Ticket reminders / нагадування за тікетами) ціль або Do not sync (Не синхронізувати):
   • Outlook calendar: календар (за замовчуванням основний; показуються лише календарі, які ви можете редагувати) і нагадування (без, у момент події, 15 хв, 30 хв, 1 год або 1 день).
   • Microsoft To Do (Outlook tasks): виберіть список або залиште стандартний. Тоді OPS створює список «Xcellerate OPS».
   • Planner (Loop task list): виберіть план. Це обов'язково. Завдання потрапляють у кошик (bucket) «Xcellerate OPS».
3. Натисніть Save (Зберегти; перша синхронізація стартує у фоні) або Sync now (Синхронізувати зараз).

Що відбувається після підключення

• Зустрічі (читання): відображуваний тиждень отримується наживо й кешується приблизно на 5 хвилин, ніколи не зберігається. Скасовані й «вільні» події приховано.
• Запланована робота (до Microsoft): лише ваші датовані елементи. Завдання проєктів стають подіями на весь день (вільно). Ваші відкриті CRM-завдання та заплановані дзвінки чи зустрічі стають записами з часом (зайнято). Нагадування з чеклістів ваших тікетів стають слотами по 15 хвилин. OPS записує назву, нотатки й посилання назад.
• Зміни (назад в OPS): лише «виконано» і дата, ніколи назви. Календар повертає лише перенесену дату. Для кожного поля перемагає найновіша зміна.
• Частота: кожні 5 хвилин, під час збереження, за Sync now і під час відкриття сторінки, якщо остання синхронізація застаріла.
• Виконано в OPS: позначено в To Do або Planner; запис у календарі лишається як історія. Дату прибрано, перепризначено чи видалено в OPS: прибирається в Microsoft.

Варто знати

• Одне підключення календаря на людину, Microsoft або Google. Лише для робочих просторів із входом через Microsoft.
• Елемент, видалений у Microsoft, не створюється знову. Повторне відкриття завдання в To Do не відкриває його в OPS.
• Зміна цілі для типу прибирає елементи OPS зі старої цілі.
• Disconnect (Відключити) нічого не видаляє в Microsoft. Підключення іншого облікового запису скидає ваші налаштування.

Усунення проблем

• «The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.» (Не вдалося підключити календар.) Перевірте дозволи Graph із кроку 1.
• «The connection has expired — connect again.» (Термін дії підключення минув.) Згоду відкликано або вона сплила. Підключіться знову.
• Allow writing і далі показується. Microsoft не надав Calendars.ReadWrite і Tasks.ReadWrite. Додайте їх і надайте згоду ще раз.
• «Synced: X sent, Y taken over, Z failed.» Результат Sync now. Невдалий запуск показує для кожного типу повідомлення Microsoft Graph.

Дізнайтеся, як OPS поєднує час і виставлення рахунків, і перегляньте інші наші інтеграції для ЄС.

Почніть безкоштовно і перетворюйте зустрічі на записи часу одним кліком.