Персональні сторінки бронювання для техніків у Xcellerate OPS

Дайте кожному техніку персональне публічне посилання, за яким клієнти й потенційні клієнти самі бронюють зустріч у вільному слоті. Кожне бронювання відкриває тікет для цього техніка й з'являється в CRM-хронології клієнта. Зручно для MSP і сервісних компаній, які хочуть менше листування про зручний час.

TL;DR

• Settings → Customer channels → Booking pages → New page (Налаштування → Канали для клієнтів → Сторінки бронювання → Нова сторінка), одна сторінка на техніка.
• Задайте робочі дні, години, тривалість, мінімальний час до зустрічі й горизонт, потім поділіться публічним посиланням.
• За бажання: підключіть Microsoft Teams (Graph), щоб враховувалась зайнятість техніка в Outlook.

Перш ніж почати

• Потрібна роль адміністратора робочого простору. Адміністратор створює сторінки для будь-якого адміністратора чи техніка.
• Кожен технік може мати одну сторінку бронювання.
• В іншій системі нічого не потрібно. Щоб враховувати зайнятість в Outlook, інтеграцію Microsoft Teams слід підключити через Graph у Settings → Microsoft Teams, а адреса e-mail техніка в OPS має збігатися з його поштовою скринькою Microsoft 365.

Settings → Booking pages з однією сторінкою бронювання техніка, кнопкою «New page» і порадою підключити Microsoft Teams (Graph) для зайнятості в O365.

Крок 1: створіть сторінку

1. Перейдіть у Settings → Customer channels (Канали для клієнтів) → Booking pages (Сторінки бронювання).
2. Натисніть New page (Нова сторінка).
3. Виберіть Technician (Технік). За бажання задайте Page title (Заголовок сторінки; за замовчуванням «Meeting with <ім'я>»), вступний текст і колір.

Крок 2: задайте доступність

• Working days (робочі дні), Start (початок) і End (кінець): коли можна бронювати. Час відповідає часовому поясу робочого простору.
• Durations (min) (тривалість): до 6 варіантів, від 5 до 480 хвилин.
• Lead time (hours) (мінімальний час до зустрічі): від 0 до 168 годин (за замовчуванням 4).
• Horizon (days) (горизонт): наскільки наперед можна бронювати, від 1 до 365 днів (за замовчуванням 60).

Крок 3: збережіть і поділіться

1. Залиште сторінку ввімкненою та збережіть.
2. Поділіться публічним посиланням https://<your-workspace-host>/book/<token>, наприклад у підписі e-mail.

Крок 4 (за бажання): враховуйте зайнятість в Outlook

Якщо ви бачите пораду «Tip: connect Microsoft Teams (Graph) under Settings → Teams so the O365 calendar busy times are honoured.», сторінка ще не враховує Outlook. Підключіть інтеграцію Microsoft Teams через Graph і перевірте, чи e-mail техніка в OPS збігається з його поштовою скринькою Microsoft 365.

Що відбувається після підключення

• Відвідувач бачить доступні дні місяця та вільні слоти на кожен день. Із Graph зайнятий в Outlook час цього дня прибирається (наскільки можливо).
• Відвідувач вводить ім'я та e-mail, за бажання компанію й нотатки. Його часовий пояс враховується.
• OPS повторно перевіряє слот, а потім:
  • знаходить або створює контакт;
  • створює тікет, призначений техніку (канал «webmeeting»);
  • зберігає зустріч і записує «meeting» у CRM-хронологію;
  • запускає подію «тікет створено».
• Відвідувач отримує номер тікета на екрані.

Варто знати

• Сторінка бронювання сама не надсилає запрошення в календар. Бронювання видно в OPS як тікет і в CRM-хронології.
• Слоти спільні з аплетом «Schedule a meeting» на вашому сайті, тож подвійних бронювань між ними немає.
• Без інтеграції Teams через Graph слот блокують лише бронювання в OPS.
• Якщо вимкнути сторінку, її посилання повертає «не знайдено».
• Кожна сторінка має випадкове посилання з 24 символів; більше нічого про техніка не показується. Публічні сторінки мають обмеження кількості запитів.

Усунення проблем

• «This technician already has a booking page.» (У цього техніка вже є сторінка бронювання.) Відредагуйте наявну сторінку.
• «That time was just taken — please pick another slot.» (Цей час щойно зайняли.) Відвідувач бачить це, коли слот зайняли за мить до нього. Досить вибрати інший.
• Зустрічі в Outlook не блокують слоти. Перевірте, чи підключено інтеграцію Teams через Graph і чи e-mail техніка збігається з його адресою Microsoft 365.

Докладніше про сервіс-деск і наші інтеграції для ЄС.

Почніть безкоштовно і вже сьогодні поділіться першим посиланням для бронювання вашої команди.