Cómo conectar los formularios de leads de tu web a Xcellerate OPS

Con los formularios de leads creas un formulario de contacto en Xcellerate OPS y lo insertas en tu propia web con una sola línea de código. Cada envío llega a tu CRM como empresa prospecto, contacto y nueva oportunidad en el embudo que elijas, con el mensaje en la cronología. Esta guía es para administradores de MSP y empresas de servicios que quieren que las consultas de su web entren directamente en su proceso comercial.

TL;DR

• Ve a Settings → Customer channels (Canales de clientes) → Website lead forms (Formularios de leads de la web) y haz clic en New form (Nuevo formulario).
• Elige los campos y el embudo, y pega una etiqueta <script> en tu web.
• Cada envío crea una empresa prospecto, un contacto y una oportunidad. Nunca crea un ticket.

Antes de empezar

• Tienes el rol admin en tu espacio de trabajo de OPS.
• Puedes añadir una etiqueta <script> a tu web, tú mismo o a través de quien gestione tu web.
• Opcional: campos de CRM personalizados en los ajustes, si quieres vincular campos del formulario a ellos.
• Opcional: tu propio embudo y origen de oportunidad, si no quieres los valores por defecto.

Configurar un formulario de leads

Paso 1: Crea un formulario nuevo

Ve a Settings → Customer channels (Canales de clientes) → Website lead forms (Formularios de leads de la web) y haz clic en New form (Nuevo formulario).

La página Website lead forms con un formulario en la lista, su código de inserción difuminado y el botón New form.

Paso 2: Nombre y textos

Introduce un nombre. Si quieres, añade un Intro text (Texto de introducción) y tu propio Button label (Texto del botón).

Paso 3: Elige los campos

En Fields (Campos), añade con Add standard field… (Añadir campo estándar) los campos Name, Email, Company, Phone y Message (Nombre, Correo electrónico, Empresa, Teléfono, Mensaje). Con Add custom field… (Añadir campo personalizado) vinculas un campo del formulario a un campo personalizado de una empresa, un contacto o una oportunidad. Marca Required (Obligatorio) donde haga falta. Nombre y Correo electrónico son siempre obligatorios. Un formulario admite hasta 40 campos.

Paso 4: Elige el embudo

En Pipeline (Embudo), elige adónde van las nuevas oportunidades. Si lo dejas vacío, OPS usa el Default pipeline (Embudo por defecto). También puedes elegir un origen de oportunidad, «Website» por defecto.

Paso 5: Activa y guarda

Activa Enabled (Activado) y guarda el formulario.

Paso 6: Insértalo en tu web

Copia el código de inserción del formulario y pégalo en tu web:

<script src="https://<your-workspace-host>/lead-form/widget.js?k=<form-key>" async></script>

Prueba el formulario con Preview (Vista previa). Funciona incluso si el formulario todavía no está activado.

Qué ocurre después de conectar

En cada envío:

• Contacto y empresa: OPS busca primero un contacto con el mismo correo electrónico y después una empresa con el mismo nombre. Si no encuentra nada, crea una nueva empresa prospecto, con el nombre de la persona si no se indicó empresa, y un contacto nuevo.
• Oportunidad: se crea una oportunidad «Lead: ()» en la primera etapa abierta del embudo elegido, con el mensaje como nota y el origen definido.
• Campos personalizados: los valores se guardan en la empresa, el contacto o la oportunidad. Un valor de tipo incorrecto se omite y el lead se conserva.
• Seguimiento: se añade una nota «Lead form: » a la cronología, sube el contador de envíos y se dispara un evento de oportunidad creada. Ese evento puede activar notificaciones, webhooks y automatizaciones.

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Conviene saber

• Solo CRM, sin ticket. Un envío crea empresa, contacto y oportunidad, nunca un ticket.
• Botón flotante. El código muestra un botón flotante que abre el formulario en un panel. No es un formulario insertado dentro de la página.
• Límite: hasta 10 envíos por minuto por dirección IP de visitante.
• Desactivar o eliminar. Al desactivar un formulario, el botón desaparece. Al eliminarlo, su código de inserción deja de funcionar.

Solución de problemas

• No llega nada. Comprueba que el formulario está activado y que la clave del código es correcta. Comprueba también si el envío se trató como spam: se aplican un campo trampa oculto (honeypot) y tus reglas de spam para el correo en los ajustes. El spam recibe una respuesta «OK» normal, así que el visitante no ve ningún error.
• Error al guardar el formulario («Unknown custom field mapping.», «Unknown form field.» o «Unknown deal source.»): revisa el campo personalizado, el campo del formulario o el origen de oportunidad que elegiste.

Empieza

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