Connecter 3CX à Xcellerate OPS : voyez qui appelle et journalisez chaque appel

Connectez votre 3CX à Xcellerate OPS et vous voyez tout de suite qui appelle, dans OPS comme dans le client 3CX. Chaque appel terminé arrive sur la timeline CRM de votre client : votre équipe connaît l'historique avant de décrocher. Ce guide s'adresse aux administrateurs de MSP IT et de PME de services qui utilisent 3CX.

TL;DR

• OPS génère un modèle CRM 3CX pour votre espace de travail. Vous l'importez dans 3CX, sans rien ouvrir sur votre pare-feu.
• Les appels entrants affichent le bon contact dans OPS et dans le client 3CX. Chaque appel terminé, décroché ou manqué, est journalisé sur la timeline CRM.
• Appeler depuis OPS transmet le numéro à votre application 3CX. OPS vous laisse ensuite noter le résultat de l'appel.

Avant de commencer

• Vous êtes administrateur de l'espace de travail OPS, ou votre rôle permet de gérer la téléphonie.
• Un administrateur 3CX capable d'importer un modèle CRM dans la 3CX Admin Console.
• Aucune clé API ni licence Call Control 3CX n'est nécessaire.
• La liste de vos postes et de leurs utilisateurs.

La téléphonie est une fonction de base, incluse dans tous les abonnements.

Configurer 3CX, étape par étape

1. Ajoutez 3CX dans OPS

Dans OPS, ouvrez les réglages de téléphonie (Settings → Data and security → Telephony). Cliquez sur Ajouter un système téléphonique, choisissez 3CX, donnez un nom à la connexion et confirmez.

La page Téléphonie avec une liste déroulante de systèmes téléphoniques, un champ de nom et le message indiquant qu'aucun système n'est encore connecté.

2. Téléchargez le modèle

Sur la carte de la connexion, cliquez sur Télécharger le modèle 3CX. Vous obtenez un fichier XML qui contient tout ce dont 3CX a besoin pour joindre votre espace de travail, dont une clé secrète propre à votre espace. Ne modifiez pas ce fichier à la main.

3. Importez le modèle dans 3CX

Ouvrez la 3CX Admin Console et allez dans l'intégration CRM (d'après l'aide d'OPS : Settings › CRM Integration ; le menu exact peut varier selon la version de 3CX). Importez-y le modèle.

4. Associez les postes aux personnes

Les postes 3CX ne sont pas importés automatiquement. Saisissez chaque numéro de poste et choisissez dans Appartient à qui l'utilise. Pour un groupe d'appel, cliquez sur Ajouter une personne pour chaque membre : tous reçoivent la carte d'appel, qui se replie ensuite sur la personne qui décroche. Un poste sans personne n'affiche rien. Les collègues IA ne peuvent pas être associés à un poste.

5. Activez et testez

Cliquez sur Activer. Tant que la connexion est désactivée, OPS refuse les appels de 3CX. Passez un appel de test, puis cliquez sur Tester la connexion. Vous voyez une confirmation que le modèle et la clé API sont prêts, et la date du dernier appel de 3CX vers OPS.

Ce qui se passe après la connexion

• Pendant la sonnerie, 3CX demande à OPS qui appelle. OPS renvoie le nom, la société, l'e-mail, le téléphone et un lien vers le contact, que le client 3CX peut ouvrir.
• Dans OPS, une fenêtre d'appel s'affiche en bas à droite. Vous pouvez ouvrir le contact ou la société, ajouter le numéro comme contact, ou créer un nouveau ticket déjà prérempli avec le numéro. Si la correspondance est incertaine, OPS l'indique clairement.
• Après l'appel, 3CX envoie les détails (sens, poste, durée, horaires). OPS journalise l'appel sur la timeline CRM du contact et de la société et le lie à l'opportunité ouverte la plus récente, lien que vous pouvez modifier. Les appels ne sont pas rattachés automatiquement à un ticket.
• Les appels manqués déclenchent une notification pour la personne dont le poste a sonné, sinon pour le responsable de l'opportunité.
• Les numéros inconnus arrivent dans la liste des appelants inconnus. OPS ne crée jamais de contact tout seul, sauf si quelqu'un clique sur créer un contact dans le client 3CX.

Bon à savoir

• Appeler depuis OPS : le bouton d'appel transmet le numéro à votre application 3CX, qui passe l'appel. Après l'appel, OPS vous demande comment il s'est passé, pour garder le résultat et une note.
• Les détails d'un appel n'arrivent qu'une fois l'appel terminé.
• Les enregistrements d'appels 3CX ne sont pas encore récupérés dans OPS.
• Il n'y a pas de réconciliation nocturne avec 3CX.
• Nouvelle clé invalide immédiatement le modèle importé. Téléchargez-le et importez-le à nouveau.
• La clé secrète est propre à l'espace de travail et OPS ne stocke aucun identifiant 3CX. Si vous supprimez la connexion, l'historique des appels est conservé.

Dépannage

• Pas encore de clé API : téléchargez le modèle depuis la carte.
• 3CX n'a pas encore appelé OPS : vérifiez que le modèle est bien importé dans 3CX et passez un appel de test. Rien à changer sur votre pare-feu.
• Aucun appel dans OPS : vérifiez que la connexion est activée.
• Cela fonctionnait avant : quelqu'un a peut-être cliqué sur Nouvelle clé. Téléchargez et importez à nouveau le modèle.

Lancez-vous

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