Ne perdez plus de minutes facturables : minuteur, temps sur les tickets et feuilles de temps hebdomadaires dans Xcellerate OPS

Tout prestataire IT connaît cette impression : le mois est clôturé, les factures sont parties, et vous soupçonnez pourtant que quelques heures de travail n'y figurent pas. Ce guide explique comment configurer le suivi du temps dans Xcellerate OPS pour que l'enregistrement du temps se fasse pendant le travail, soit vérifié chaque semaine et soit prêt à être facturé.

TL;DR

• Enregistrez le temps directement sur le ticket ou la tâche de projet, avec le minuteur de la barre supérieure ou l'ajout rapide, en h:mm ou en minutes.
• Les techniciens soumettent leur feuille de temps chaque semaine et le responsable d'équipe l'approuve avant toute facturation.
• Facturez le temps facturable approuvé à partir du temps non facturé, puis verrouillez la période.

Étape 1 : fixez vos règles dans les paramètres de temps et de feuilles de temps

Dans les paramètres, groupe des personnes et accès, ouvrez la page du temps et des feuilles de temps. Vous y définissez ce qu'est une saisie valable.

Les paramètres du temps et des feuilles de temps avec la date de verrouillage, la facturation du temps approuvé uniquement, les champs obligatoires, le minuteur seul pour les utilisateurs standard et le circuit d'approbation.

Ce que vous y trouvez :

• Champs obligatoires sur les nouvelles saisies : description, ticket ou tâche de projet, et type de travail.
• Minuteur uniquement pour les utilisateurs standard : les techniciens enregistrent leur temps avec le minuteur ; les administrateurs et les responsables d'équipe peuvent encore saisir du temps manuellement.
• Facturer uniquement le temps approuvé : seul le temps passé par l'approbation est facturé.
• Verrouiller les saisies jusqu'à une date : personne ne peut créer, modifier ou supprimer une saisie à cette date ou avant, pas même un administrateur.
• Circuit d'approbation : approbateurs par personne, puis responsables d'équipe, puis approbateurs de l'espace de travail. Vous choisissez aussi ce qui se passe quand personne ne peut approuver (par exemple, approuver automatiquement), avec une règle distincte pour les dépenses.

Une configuration qui convient à la plupart des PME IT :

1. Rendez obligatoires le ticket ou la tâche de projet, ainsi que la description. Une saisie sans contexte ne se facture pas.
2. Activez la facturation du temps approuvé uniquement.
3. Envoyez les approbations aux responsables d'équipe. Vous n'avez pas encore d'équipes ni de responsables ? C'est le sujet de « Équipes, autorisations et sécurité ».
4. Décidez si vous imposez le minuteur. Utile si votre équipe reconstitue sa semaine après coup, mais seuls les administrateurs et responsables d'équipe pourront encore saisir manuellement.

Étape 2 : enregistrez le temps là où le travail se fait

Dans OPS, le temps est rattaché au travail lui-même. Le minuteur en direct se trouve dans la barre supérieure, et l'ajout rapide est disponible sur les tickets et les tâches de projet. La durée se saisit en h:mm ou simplement en minutes, et chaque saisie est facturable ou non.

Dans le service desk, le suivi du temps figure sur chaque ticket, avec le matériel utilisé. Voir la page du service desk.

Étape 3 : soumettre et valider les feuilles de temps chaque semaine

Toutes les saisies alimentent les feuilles de temps : chaque technicien voit sa semaine, les responsables disposent de la grille d'équipe en vue semaine ou mois.

La grille d'équipe affiche les heures par technicien et par jour, avec le total et les heures facturables, ainsi que les options de présence, d'approbations et de soumission pour approbation.

Nous recommandons un rythme hebdomadaire fixe : les techniciens soumettent leur semaine le vendredi, le responsable d'équipe parcourt la grille le lundi et approuve. Grâce aux champs obligatoires et aux contrôles des feuilles de temps, les saisies incomplètes apparaissent tôt, pas au moment de facturer. Feuilles de temps, absences et présences sont détaillées sur la page temps et facturation.

Étape 4 : définissez vos tarifs et facturez le temps approuvé

Les grilles tarifaires se définissent par personne, par équipe ou par client,. Le temps facturable approuvé et les dépenses de projet approuvées alimentent ensuite la rentabilité et la facturation dans un seul flux : vous générez les factures à partir du temps non facturé. Les factures finalisées peuvent être envoyées vers votre logiciel comptable, comme Billit, Exact Online ou Yuki, et payées en ligne. Plus de détails sur la page ventes et facturation.

Étape 5 : verrouillez la période après la facturation

Une fois la facturation du mois terminée, et le cas échéant le traitement de la paie avec votre secrétariat social, placez la date de verrouillage au dernier jour de ce mois. Dès lors, plus aucune saisie à cette date ou avant ne peut être créée, modifiée ou supprimée, pas même par un administrateur.

Conseils pratiques

• Des rapports qui s'ouvrent proprement dans un tableur : les rapports et exports de temps suivent le format numérique régional du lecteur, les durées arrivent donc comme des nombres et non comme du texte.
• Vous venez de Clockify : le temps existant s'importe par CSV. L'article « Importez vos clients, affaires et temps dans OPS » explique comment reprendre vos données.

Erreurs fréquentes

• Facturer avant l'approbation. Sans l'option de facturation du temps approuvé uniquement, des saisies non vérifiées peuvent se retrouver sur une facture.
• Laisser le champ ticket facultatif. Vous obtenez des saisies intitulées « support » sans client derrière.
• Ne jamais fixer de date de verrouillage. Quelqu'un modifie le mois précédent après l'envoi de la facture, et les chiffres ne concordent plus.
• Confondre temps facturable et temps de travail. Ce sont deux enregistrements différents ; pour l'enregistrement du temps de travail en Belgique, prévu à partir du 1er janvier 2027, lisez « Mettre en place l'enregistrement du temps de travail pour les règles belges prévues en 2027 » (ceci n'est pas un avis juridique).

Enregistrez chaque minute facturable dès maintenant

Rendez les bons champs obligatoires, convenez d'un rythme d'approbation hebdomadaire et verrouillez chaque période après la facturation. Un après-midi de paramétrage pour des heures que vous pouvez facturer et justifier. Commencer gratuitement.