Prise en main28 sept. 2026
Beaucoup d'entreprises de services travaillent avec une boîte à outils qui a grandi au fil des années : une boîte mail ou un helpdesk pour les demandes, un outil de gestion de projets, une application de suivi du temps, un programme pour les offres et les factures, et un tableur qui relie le tout. Chaque outil fonctionne bien seul. Le problème se situe entre eux. Les heures sont encodées deux fois, des informations se perdent lors des copier-coller, et en fin de mois quelqu'un doit rassembler le temps facturable.
Xcellerate OPS est une plateforme de services qui commence par le service desk et grandit avec votre entreprise : projets, budgets, offres, enregistrement du temps et factures. Elle est développée et exploitée dans l'UE et conçue pour les équipes de services de toute l'Europe, des prestataires IT et intégrateurs aux agences, bureaux de conseil et prestataires techniques.
1. Toutes les demandes dans un seul service desk
Vos clients vous contactent comme cela leur convient. Dans OPS, ces canaux arrivent dans le même service desk et deviennent des tickets :
- l'e-mail via Microsoft 365, Google Workspace ou toute boîte SMTP/IMAP ;
- Microsoft Teams, WhatsApp et le chat du site web ;
- la téléphonie : vous connectez votre central téléphonique.
Chaque ticket a un statut, une priorité, un client, une personne responsable et des délais SLA. L'assistance IA pré-trie les demandes, rédige des propositions de réponse, résume les longs échanges et contrôle la qualité. Vous décidez, action par action, jusqu'où l'IA peut agir seule.
Pour connecter boîte mail, Teams, WhatsApp et chat, suivez le guide Connecter boîte mail, Teams, WhatsApp et chat à Xcellerate OPS.
2. Projets, offres et contrats
Tout le travail n'est pas un ticket. Pour les missions plus importantes, vous planifiez des projets avec tâches et budgets. Côté commercial, vous gérez un pipeline de ventes, créez des offres et concluez des contrats. Vous pouvez partager une offre sous forme de lien. Votre client l'accepte en ligne avec une signature dessinée ou tapée, avec preuve du consentement.
Vous n'activez que les modules dont vous avez besoin. Le reste n'apparaît pas dans le menu tant que vous ne l'activez pas.
3. L'enregistrement du temps sans double travail
Le temps est enregistré là où le travail se fait : avec le chronomètre directement sur le ticket ou sur la tâche du projet, ou après coup dans la feuille de temps.
- La vue hebdomadaire par équipe affiche pour chaque personne le temps total et la part facturable côte à côte.
- Les feuilles de temps passent par l'approbation du responsable d'équipe avant la facturation. Si vous le souhaitez, vous ne facturez que le temps approuvé.
- Avec une date de verrouillage, les entrées ne peuvent plus être modifiées après le calcul des salaires ou la facturation, pas même par les administrateurs.
- Pour le temps de travail, il y a aussi le début et la fin de la journée de travail, les pauses, un journal des modifications inaltérable et un export pour le calcul des salaires.
En savoir plus : Suivi du temps, feuilles de temps et approbation dans Xcellerate OPS.
4. Du temps enregistré à la facture
Les heures enregistrées et approuvées passent dans la facturation, sans que personne ne doive recopier des chiffres depuis un tableur. Pour les paiements en ligne, vous pouvez connecter des prestataires de paiement comme Mollie, Stripe et PayPal.
Avant de changer, vérifiez avec nous les connexions comptables et de facturation électronique dont vous avez besoin. Nous vous disons franchement ce qu'OPS sait faire aujourd'hui et ce qu'il ne sait pas faire.
5. Une équipe, plusieurs langues
L'interface pour les collaborateurs existe en 25 langues. Chaque personne travaille dans sa propre langue, avec son propre format de date et son propre fuseau horaire. Cela aide les équipes réparties sur plusieurs pays et les collègues dont la première langue n'est pas le français.
6. Données en Europe, accès sous contrôle
- OPS est développé et hébergé dans l'UE par RMM Labs, un éditeur de logiciels européen.
- Chaque espace de travail dispose de sa propre base de données isolée.
- Connexion avec Microsoft ou Google (authentification unique) et authentification multifacteur.
- Les équipes et droits déterminent qui voit et modifie quoi.
Les obligations de votre entreprise en matière de protection des données sont à clarifier avec votre conseiller en protection des données. OPS vous donne les outils pour cela.
7. Réussir la transition
La plupart des équipes ne changent pas en un jour. Voici à quoi la transition peut ressembler :
- Créez un espace de travail gratuit. L'assistant de configuration pose quelques questions sur votre entreprise et active les modules adaptés. Les premières étapes sont décrites dans Votre première heure dans Xcellerate OPS.
- Reprenez vos données. Vous importez clients et contacts par CSV. Pour les données de temps issues de Clockify, il existe un guide : Importer des clients par CSV et passer à un PSA. Si vos données viennent d'un autre système, nous nous chargeons de l'import pour vous. Nous proposons des imports depuis plus de 20 plateformes.
- Commencez avec une équipe. Prenez d'abord une équipe ou un canal, par exemple la boîte mail du support, puis élargissez.
- Entretien de configuration gratuit. Lors d'un appel vidéo, nous configurons OPS avec vous et répondons à vos questions.
