Synchroniser l'agenda Outlook, To Do et Planner avec Xcellerate OPS

Connectez votre compte Microsoft 365 à Xcellerate OPS et vos réunions Outlook apparaissent derrière votre feuille de temps, à un clic d'une saisie de temps. Avec l'écriture autorisée, votre travail planifié arrive dans Outlook, Microsoft To Do ou Planner, et ce que vous y cochez ou déplacez revient dans OPS. Pour les administrateurs de MSP qui le configurent une fois et les techniciens qui se connectent ensuite.

TL;DR

• Administrateur, une seule fois : ajoutez les autorisations agenda et tâches à l'inscription d'application de la connexion Microsoft dans Microsoft Entra ID. La configuration Entra en un clic ne couvre que la connexion.
• Chaque utilisateur : profil → Calendrier connecté → Connecter Microsoft 365, puis Autoriser l'écriture.
• La synchronisation tourne toutes les 5 minutes. De Microsoft ne reviennent que « terminé » et la date, jamais les titres.

Avant de commencer

• L'authentification unique Microsoft doit être active pour votre espace de travail (Paramètres → Intégrations). La connexion de l'agenda réutilise la même inscription d'application. Sans elle, la section Calendrier connecté n'apparaît pas.
• Chaque membre du personnel (administrateur ou technicien) connecte son propre compte. La connexion est personnelle : personne ne connecte ni ne voit l'agenda d'un autre.
• Pour Planner, l'utilisateur doit être membre d'un groupe Microsoft 365 qui possède déjà un plan. OPS ne crée jamais de plan.

Étape 1 (administrateur) : ajouter les autorisations Graph

La configuration Entra en un clic pour l'authentification unique n'ajoute que openid, profile et email. Les autorisations agenda et tâches s'ajoutent à la main.

1. Dans Microsoft Entra ID, ouvrez l'inscription d'application utilisée par votre espace de travail pour la connexion Microsoft.
2. Allez dans API permissions → Microsoft Graph → Delegated permissions.
3. Pour afficher les réunions sur les feuilles de temps : openid, email, profile, offline_access, Calendars.Read.
4. Pour synchroniser le travail planifié, ajoutez aussi : Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite.

Le besoin d'un consentement administrateur dépend de la politique de votre tenant Entra. Aucune URI de redirection supplémentaire : le consentement revient sur le callback déjà enregistré (https://auth.<platform-domain>/sso/microsoft/callback).

Étape 2 (chaque utilisateur) : connecter votre compte

1. Ouvrez votre profil et descendez jusqu'à Calendrier connecté.
2. Cliquez sur Connecter Microsoft 365, choisissez votre compte et donnez votre consentement.

Étape 3 : autoriser l'écriture et choisir les destinations

1. Cliquez sur Autoriser l'écriture et redonnez votre consentement (autorisations plus larges).
2. Sous Votre travail planifié dans votre agenda et vos listes de tâches, choisissez pour chaque type (Tâches de projet, Relances CRM, Rappels de tickets) une destination ou Ne pas synchroniser :
   • Outlook calendar : choisissez un agenda (le principal par défaut ; seuls les agendas modifiables sont listés) et un rappel (aucun, à l'heure, 15 min, 30 min, 1 h ou 1 jour).
   • Microsoft To Do (Outlook tasks) : choisissez une liste ou gardez le choix par défaut. OPS crée alors une liste « Xcellerate OPS ».
   • Planner (Loop task list) : choisissez un plan, c'est obligatoire. Les tâches vont dans un compartiment « Xcellerate OPS ».
3. Cliquez sur Enregistrer (la première synchronisation démarre en arrière-plan) ou sur Synchroniser maintenant.

Ce qui se passe après la connexion

• Réunions (lecture) : la semaine affichée est récupérée en direct et mise en cache environ 5 minutes, jamais stockée. Les rendez-vous annulés et « libres » sont masqués.
• Travail planifié (vers Microsoft) : seulement vos éléments datés. Les tâches de projet deviennent des entrées sur la journée (libre). Vos tâches CRM ouvertes et appels ou réunions planifiés deviennent des entrées horaires (occupé). Les rappels de check-list de vos tickets deviennent des créneaux de 15 minutes. OPS écrit titre, notes et un lien retour.
• Changements (retour vers OPS) : seulement « terminé » et la date, jamais les titres. Un agenda ne renvoie qu'une date déplacée. Par champ, la modification la plus récente l'emporte.
• Fréquence : toutes les 5 minutes, à l'enregistrement, avec Synchroniser maintenant et à l'ouverture de la page si la dernière synchronisation est ancienne.
• Terminé dans OPS : coché dans To Do ou Planner ; l'entrée d'agenda reste comme historique. Date retirée, réassigné ou supprimé dans OPS : retiré chez Microsoft.

Bon à savoir

• Une seule connexion d'agenda par personne, Microsoft ou Google. Uniquement pour les espaces de travail avec connexion Microsoft.
• Un élément supprimé chez Microsoft n'est pas recréé. Rouvrir une tâche dans To Do ne la rouvre pas dans OPS.
• Changer la destination d'un type retire les éléments OPS de l'ancienne destination.
• Déconnecter ne supprime rien chez Microsoft. Connecter un autre compte réinitialise vos choix.

Dépannage

• « The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration. » Vérifiez que les autorisations Graph de l'étape 1 figurent sur l'inscription d'application.
• « The connection has expired — connect again. » (La connexion a expiré.) Le consentement a été révoqué ou a expiré. Reconnectez-vous.
• Autoriser l'écriture reste affiché. Microsoft n'a pas accordé Calendars.ReadWrite et Tasks.ReadWrite. Ajoutez-les et redonnez votre consentement.
• « Synced: X sent, Y taken over, Z failed. » Le résultat de Synchroniser maintenant. Un échec affiche, par type, le message de Microsoft Graph.

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