Pages de réservation personnelles par technicien dans Xcellerate OPS

Donnez à chaque technicien un lien public personnel où clients et prospects réservent eux-mêmes un rendez-vous dans un créneau libre. Chaque réservation ouvre un ticket pour ce technicien et apparaît sur la chronologie CRM du client. Utile pour les MSP et sociétés de services qui veulent moins d'allers-retours par e-mail pour trouver un moment.

TL;DR

• Paramètres → Canaux clients → Pages de réservation → Nouvelle page, une page par technicien.
• Réglez jours, horaires, durées, délai de prévenance et horizon, puis partagez le lien public.
• En option : connectez Microsoft Teams (Graph) pour respecter les plages occupées Outlook du technicien.

Avant de commencer

• Il vous faut le rôle d'administrateur de l'espace de travail. Un administrateur crée des pages pour n'importe quel administrateur ou technicien.
• Chaque technicien peut avoir une page de réservation.
• Rien n'est requis dans un autre système. Pour tenir compte des plages occupées Outlook, l'intégration Microsoft Teams doit être connectée avec Graph dans Paramètres → Microsoft Teams, et l'adresse e-mail OPS du technicien doit correspondre à sa boîte Microsoft 365.

Paramètres → Pages de réservation avec une page de réservation d'un technicien, le bouton « Nouvelle page » et une astuce pour connecter Microsoft Teams (Graph) afin de voir les plages occupées O365.

Étape 1 : créer la page

1. Allez dans Paramètres → Canaux clients → Pages de réservation.
2. Cliquez sur Nouvelle page.
3. Choisissez le Technicien. Définissez si vous le souhaitez un Titre de la page (par défaut « Meeting with »), un texte d'introduction et une couleur.

Étape 2 : régler la disponibilité

• Working days (jours ouvrés), Start (début) et End (fin) : quand on peut réserver. Les heures suivent le fuseau horaire de l'espace de travail.
• Durations (min) (durées) : jusqu'à 6 choix, de 5 à 480 minutes.
• Lead time (hours) (délai de prévenance) : de 0 à 168 heures (4 par défaut).
• Horizon (days) (horizon) : jusqu'à quand on peut réserver, de 1 à 365 jours (60 par défaut).

Étape 3 : enregistrer et partager

1. Laissez la page activée et enregistrez.
2. Partagez le lien public https://<your-workspace-host>/book/<token>, par exemple dans votre signature e-mail.

Étape 4 (option) : respecter les plages occupées Outlook

Si vous voyez l'astuce « Astuce : connectez Microsoft Teams (Graph) dans Paramètres → Teams… », la page ne tient pas encore compte d'Outlook. Connectez l'intégration Microsoft Teams avec Graph et vérifiez que l'adresse e-mail du technicien dans OPS est celle de sa boîte Microsoft 365.

Ce qui se passe après la connexion

• Le visiteur voit les jours disponibles du mois et les créneaux libres par jour. Avec Graph, les plages occupées Outlook du jour sont retirées (au mieux).
• Le visiteur saisit nom et e-mail, et en option société et notes. Son fuseau horaire est pris en compte.
• OPS revérifie le créneau, puis :
  • retrouve ou crée le contact ;
  • crée un ticket assigné au technicien (canal « webmeeting ») ;
  • enregistre le rendez-vous et consigne un « meeting » sur la chronologie CRM ;
  • déclenche l'événement « ticket créé ».
• Le visiteur reçoit un numéro de ticket à l'écran.

Bon à savoir

• Une page de réservation n'envoie pas elle-même d'invitation d'agenda. La réservation figure dans OPS comme ticket et sur la chronologie CRM.
• Les créneaux sont partagés avec l'applet « Schedule a meeting » de votre site : pas de double réservation entre les deux.
• Sans intégration Teams via Graph, seules les réservations OPS bloquent un créneau.
• Désactiver une page fait renvoyer « introuvable » à son lien.
• Chaque page a un lien aléatoire de 24 caractères ; rien d'autre sur le technicien n'est exposé. Les pages publiques sont limitées en nombre d'appels par minute.

Dépannage

• « This technician already has a booking page. » Une seule page par technicien. Modifiez la page existante.
• « That time was just taken — please pick another slot. » Le visiteur voit ce message si le créneau vient d'être pris. Il suffit d'en choisir un autre.
• Les réunions Outlook ne bloquent pas les créneaux. Vérifiez que l'intégration Teams via Graph est connectée et que l'e-mail du technicien correspond à son adresse Microsoft 365.

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