Odoo koppelen aan Xcellerate OPS: facturen automatisch naar Odoo

Koppel Odoo aan Xcellerate OPS en elke factuur die je in OPS verstuurt, verschijnt automatisch als klantfactuur in Odoo. Dat werkt met Odoo op odoo.com en met een self-hosted Odoo. Deze gids is voor beheerders van IT-MSP's en dienstverlenende kmo's die hun boekhouding in Odoo doen.

TL;DR

• Je hebt de Odoo-URL, de databasenaam, een login en een API-sleutel nodig, plus een beheerdersrol in OPS.
• Gaat een factuur van concept naar verzonden, dan maakt OPS ze aan als klantfactuur in Odoo.
• Controleer na de eerste synchronisatie de btw in Odoo: OPS stuurt geen btw-codes mee.

Voor je begint

• Je bent beheerder (admin) van je OPS-werkruimte.
• Je Odoo is via HTTPS bereikbaar vanaf het internet en heeft de app Facturatie of Boekhouding. Wil je offertes importeren, dan heb je ook de app Verkoop nodig.
• Je kent de databasenaam en de login (e-mailadres of gebruikersnaam) van de Odoo-gebruiker voor de koppeling.
• Die gebruiker mag facturen en relaties (partners) aanmaken en verkooporders lezen.
• Externe e-facturatie staat niet aan in OPS. Zolang die actief is, is de Odoo-koppeling niet van toepassing.

Odoo koppelen in 6 stappen

Stap 1: maak een API-sleutel aan in Odoo

Maak in Odoo een API-sleutel aan voor de gebruiker van de koppeling. Doorgaans vind je dat via de voorkeuren van de gebruiker, onder accountbeveiliging. Het exacte menu kan per Odoo-versie verschillen.

Stap 2: open het integratiebord in OPS

Ga naar Settings → Integrations (Instellingen → Integraties). Staat er in de kolom Facturatie nog geen Odoo-kaart, voeg dan Odoo toe vanuit de catalogus.

Het integratiebord met lege categorieën (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) en rechts de catalogus met beschikbare integraties.

Stap 3: vul je gegevens in

Vul op de Odoo-kaart URL (bijvoorbeeld https://mycompany.odoo.com), Database, Login en API key in. Die veldnamen staan ook in de Nederlandstalige interface in het Engels. Klik op Opslaan.

Stap 4: test de verbinding

Klik op Verbinding testen. Bij succes zie je een bevestiging met het gebruikersnummer (uid) van je Odoo-gebruiker.

Stap 5: maak Odoo het push-doel

Klik op Gebruiken voor factuur-push. De kaart krijgt het label Push-doel.

Stap 6 (optioneel): importeer bestaande documenten

Onder Handmatige import uit Odoo kies je een startdatum (From date). Klik op Import companies & invoices (bedrijven en facturen importeren) en/of Import quotes (offertes importeren).

Wat er gebeurt na het koppelen

• Automatische push. Gaat een factuur van concept naar verzonden, dan maakt OPS een klantfactuur in Odoo met de klant, factuurdatum, vervaldatum, het OPS-factuurnummer als referentie en de regels (omschrijving, aantal, netto eenheidsprijs).
• Klanten. OPS zoekt de relatie op exacte naam. Bestaat die nog niet, dan maakt OPS ze aan als bedrijf, met btw-nummer en e-mail.
• Status op de factuur. Op elke factuur zie je of de synchronisatie gelukt is, met een knop om opnieuw te proberen.
• Handmatige import. Klantfacturen komen binnen met hun betaalstatus. Offertes komen uit Odoo-verkooporders; bevestigde orders worden als aanvaard gemarkeerd.
• Offertes uit OPS gaan nooit naar Odoo.

Goed om te weten

• Controleer de btw na de eerste synchronisatie. OPS stuurt de regels zonder btw-codes naar Odoo. Maak daarom eerst één testfactuur en kijk in Odoo na of de btw klopt voor je volop factureert.
• Nieuwe relaties worden altijd als bedrijf aangemaakt, ook als het om een particulier gaat. Pas dat zo nodig aan in Odoo.
• Imports gebeuren op samenvattingsniveau: elk document wordt één regel met het totaal exclusief btw, en OPS gaat uit van 21% btw.
• Er is altijd maar één boekhoudpakket dat facturen uit OPS ontvangt. Geïmporteerde facturen worden niet terug naar Odoo gestuurd.
• Wil je niet langer naar Odoo sturen, klik dan op Factuur-push stoppen.
• Na het opslaan wordt de API-sleutel niet meer getoond. URL, database en login blijven zichtbaar.

Problemen oplossen

OPS gebruikt het standaard JSON-RPC-adres van Odoo (je URL gevolgd door /jsonrpc). De meldingen staan hieronder zoals ze in de Engelstalige interface verschijnen.

• Odoo authentication failed — check database, login and API key. bij het testen: controleer de databasenaam, de login en de API-sleutel.
• Odoo authentication failed. of Odoo RPC error bij een push of import: Odoo weigert de aanvraag. Kijk na of de sleutel nog geldig is en of de gebruiker de nodige rechten heeft.
• Configure this provider first. of Configure and connect this provider first.: sla eerst je gegevens op en test de verbinding.
• Import failed: <error>: lees de fout, los ze op in Odoo en start de import opnieuw.

Lees meer over de EU-integraties van OPS en over verkoop en facturatie. Nog geen werkruimte? Gratis starten en koppel daarna Odoo.