Yuki koppelen aan Xcellerate OPS: facturen automatisch in je boekhouding

Koppel je Yuki-administratie aan Xcellerate OPS en elke factuur die je in OPS verstuurt, komt automatisch als verkoopfactuur in Yuki terecht. Zo hoeft niemand facturen over te tikken. Deze gids is voor beheerders van IT-MSP's en dienstverlenende kmo's die al met Yuki boekhouden.

TL;DR

• Je hebt een Yuki API-sleutel, de Administration ID en een beheerdersrol in OPS nodig.
• Gaat een factuur van concept naar verzonden, dan maakt OPS ze aan als verkoopfactuur in Yuki.
• Met een handmatige import haal je bestaande Yuki-verkoopfacturen en klanten naar OPS.

Voor je begint

• Je bent beheerder (admin) van je OPS-werkruimte.
• Je Yuki-account heeft API-toegang. Je hebt een Yuki-API-sleutel en de Administration ID van de administratie waarin je wilt boeken. Waar je die in Yuki vindt, kan verschillen; vraag het zo nodig aan wie je Yuki-account beheert.
• Externe e-facturatie staat niet aan in OPS. Zolang die actief is, is de Yuki-koppeling niet van toepassing.
• Webhooks of redirect-URL's zijn niet nodig.

Yuki koppelen in 5 stappen

Stap 1: open het integratiebord

Ga in OPS naar Settings → Integrations (Instellingen → Integraties). Staat er in de kolom Facturatie nog geen Yuki-kaart, voeg dan Yuki toe vanuit de catalogus.

Het integratiebord met lege categorieën (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) en rechts de catalogus met beschikbare integraties.

Stap 2: vul je gegevens in

Vul op de Yuki-kaart de velden API key en Administration ID in. Die veldnamen staan ook in de Nederlandstalige interface in het Engels. Klik op Opslaan. OPS bevestigt dat de Yuki-instellingen bewaard zijn.

Stap 3: test de verbinding

Klik op Verbinding testen. Bij succes meldt OPS dat de verbinding met Yuki gelukt is.

Stap 4: maak Yuki het push-doel

Klik op Gebruiken voor factuur-push. De kaart krijgt het label Push-doel. Vanaf nu gaan facturen bij het afronden naar Yuki.

Stap 5 (optioneel): importeer bestaande gegevens

Onder Handmatige import uit Yuki kies je een startdatum (From date) en klik je op Import companies & invoices (bedrijven en facturen importeren).

Wat er gebeurt na het koppelen

• Automatische push. Gaat een factuur in OPS van concept naar verzonden, ook vanuit een facturatieschema, dan maakt OPS een verkoopfactuur aan in Yuki. Die bevat de referentie, factuurdatum, vervaldatum, valuta, de klant (naam, btw-nummer, e-mail) en de regels met omschrijving, aantal, netto eenheidsprijs en btw-percentage.
• Status op de factuur. Op elke factuur zie je of de synchronisatie gelukt is. Lukt ze niet, dan zie je de fout en een knop om opnieuw te proberen.
• Handmatige import. De import haalt verkoopfacturen vanaf de gekozen datum op, met regels en betaalstatus. Klanten worden gekoppeld op btw-nummer, daarna op naam, en aangemaakt als ze nog niet bestaan. Draai je de import opnieuw, dan slaat OPS al geïmporteerde documenten over.
• Alleen facturen. Offertes worden niet naar Yuki gestuurd en ook niet geïmporteerd, want Yuki kent geen offertes.

Goed om te weten

• Er is altijd maar één boekhoudpakket dat facturen uit OPS ontvangt.
• Facturen die je uit Yuki importeert, worden niet opnieuw naar Yuki gestuurd.
• Laat je het veld API key leeg bij het opslaan, dan blijft de bewaarde sleutel behouden. Na het opslaan wordt de sleutel niet meer getoond. De Administration ID blijft wel zichtbaar.
• Wil je niet langer naar Yuki sturen, klik dan op Factuur-push stoppen. Heb je ook een Billit-sleutel ingesteld, dan neemt Billit de factuur-push weer over.
• Tip: verstuur na het koppelen eerst één testfactuur en controleer die in Yuki.

Problemen oplossen

De meldingen staan hieronder zoals ze in de Engelstalige interface verschijnen.

• Yuki responded with HTTP <code> bij het testen: meestal klopt de API-sleutel of de Administration ID niet. Controleer beide en test opnieuw.
• Configure this provider first.: je test of importeert voordat er een sleutel is opgeslagen. Vul de velden in en klik eerst op Opslaan.
• Configure and connect this provider first.: je kiest Gebruiken voor factuur-push voordat de koppeling klaar is. Doorloop eerst stap 2 en 3.
• Import failed: <error> of … N skipped because the customer has no name or VAT number.: sommige documenten hebben een klant zonder naam of btw-nummer. Vul die in Yuki aan en draai de import opnieuw.

Lees meer over de EU-integraties van OPS en over verkoop en facturatie. Nog geen werkruimte? Gratis starten en koppel daarna Yuki.