Uitgaande webhooks instellen in Xcellerate OPS

Xcellerate OPS maakt een event aan telkens er iets gebeurt: een ticket wordt aangemaakt, een offerte wordt aanvaard, een factuur wordt gemaakt, een oproep wordt gemist. Met uitgaande webhooks stuur je die events als JSON naar je eigen URL, zodat Zapier, Make, n8n, Power Automate of je eigen systeem er meteen iets mee doet. Deze gids is voor beheerders bij MSP's en dienstverlenende kmo's die OPS hun andere tools willen laten aansturen.

TL;DR

• Ga naar Instellingen → Data en beveiliging → Meldingen en webhooks en voeg per event één URL toe.
• OPS stuurt per event meteen één JSON-POST, optioneel ondertekend met HMAC-SHA256.
• Elke levering wordt één keer verstuurd, zonder nieuwe poging: kies een ontvanger die altijd bereikbaar is en snel antwoordt.

Voor je begint

• Je hebt de rol admin in je OPS-werkruimte.
• Je hebt een endpoint dat POST-verzoeken met Content-Type: application/json aanvaardt en binnen 8 seconden antwoordt.
• De URL verwijst naar een publiek adres. Private of interne adressen worden geweigerd. Gebruik bij voorkeur HTTPS.
• Optioneel: een gedeelde sleutel waarmee je ontvanger de handtekening kan controleren.

Een uitgaande webhook instellen

Stap 1: open de pagina met events

Ga naar Instellingen → Data en beveiliging → Meldingen en webhooks. De events staan gegroepeerd per domein. De namen van de events staan in het Engels, met hun technische sleutel, bijvoorbeeld "Ticket created" (ticket.created).

De pagina Meldingen en webhooks met per event de opties voor melding aan de toegewezene, klantmail, e-mailsjabloon en een knop om een webhook toe te voegen.

Stap 2: voeg een webhook toe aan een event

Zoek het event dat je wil doorsturen en klik op Webhook toevoegen. Vul de URL van je ontvanger in.

Stap 3: stel een ondertekeningssleutel in (optioneel)

Vul een Ondertekeningssleutel (optioneel) in. Elk verzoek krijgt dan de header X-Signature: sha256=<hex>: een HMAC-SHA256 van de ruwe JSON-body, berekend met jouw sleutel. Je ontvanger berekent dezelfde waarde en vergelijkt. Na het opslaan wordt de sleutel niet meer getoond. Laat je het veld leeg bij het opslaan, dan blijft de bewaarde sleutel behouden.

Stap 4: stuur een test

Klik op Testen om een voorbeeldpayload voor dat event te versturen. Die test bevestigt alleen dat OPS het verzoek kon versturen. Hij zegt niets over wat je endpoint ermee deed. Controleer daarom altijd aan de kant van de ontvanger, in de geschiedenis of logs van je tool, of het voorbeeld is aangekomen en correct verwerkt.

Stap 5: opslaan en herhalen

Klik bovenaan op opslaan. Herhaal dit voor elk event dat je wil doorsturen: je stelt één URL per eventtype in.

Wat er gebeurt na het koppelen

• Richting: van OPS naar jouw URL. Eén POST per event, verstuurd op het moment dat het gebeurt.
• Inhoud: elk bericht heeft dezelfde opbouw. Het veld data verschilt per event.

{
  "event": "ticket.created",
  "label": "Ticket created",
  "occurredAt": "<ISO-8601>",
  "title": "…",
  "link": "/tickets/…",
  "data": { … }
}

• Bereik: meer dan 160 eventtypes, onder meer voor tickets, klanten en contacten, CRM-taken, projecten, budgetten, timesheets, facturen, contracten, offertes, assets, oproepen, opportuniteiten, werktijd, ITIL-changes, -problems en -incidents en AI-collega's.
• Meldingen: op dezelfde pagina regel je per event ook de meldingen in de app, Toegewezene melden en de e-mailsjablonen voor klanten bij ticketevents.

Wil je zien wat je met die events kan automatiseren? Bekijk de automatisering in OPS en de EU-integraties en beveiliging.

Goed om te weten

• Eén keer verstuurd, geen nieuwe poging. Er is geen retry en geen leveringslog. Is je ontvanger offline of te traag, dan komt dat event niet aan. Kies dus een betrouwbare ontvanger: een automatiseringsplatform of een eigen endpoint dat het bericht meteen bewaart, direct antwoordt en pas daarna verwerkt.
• Time-out van 8 seconden, en redirects worden niet gevolgd. Gebruik de definitieve URL.
• Eén URL per eventtype. Wil je hetzelfde event naar meerdere systemen, laat je ontvanger het dan verder verdelen.
• Bulkimports en samenvoegingen sturen nooit webhooks.
• De URL wordt ook bij het versturen opnieuw gecontroleerd op een publiek adres.

Probleemoplossing

• Melding dat de voorbeeldpayload verstuurd is: het testverzoek is vertrokken. Controleer bij je ontvanger of het ook verwerkt is.
• Melding dat de webhooktest mislukt is, met een foutmelding: een probleem op verbindingsniveau, zoals DNS, time-out of TLS.
• Validatiefout bij het opslaan: de URL is ongeldig of verwijst naar een privé- of intern adres.
• Echte events komen niet aan, hoewel de test lukte: controleer of je endpoint snel antwoordt, zonder redirect, en nog altijd op een publiek adres bereikbaar is.

Aan de slag

Wil je OPS je tickets, offertes en facturen laten doorgeven aan de rest van je tools? Start gratis en stel je eerste webhook in vanuit Instellingen.