Как да свържете всяка пощенска кутия с Xcellerate OPS чрез SMTP и IMAP

Не използвате Microsoft 365 или Google Workspace или просто искате да свържете кутия от вашия хостинг доставчик? Със SMTP и IMAP свързвате почти всяка пощенска кутия с Xcellerate OPS с потребителско име и парола. OPS изпраща отговорите по тикетите чрез SMTP и взима новите имейли чрез IMAP, за да ги превърне в тикети. Не е нужна регистрация на приложение.

TL;DR

• В имейл настройките изберете SMTP / IMAP като доставчик. Тази опция е винаги налична.
• Попълнете изходящата (SMTP) и входящата (IMAP) поща, тествайте и запазете.
• OPS проверява за нова поща на всеки 5 минути и изтрива обработените имейли от папката, затова използвайте отделна кутия за поддръжка.

Преди да започнете

• Вие сте администратор на работното пространство в OPS. Само администратори могат да настройват кутията.
• От пощенския си хост имате: SMTP сървър, порт, криптиране и данни за вход, както и IMAP сървър, порт, криптиране, данни за вход и папка.
• IMAP сървърът има валиден TLS сертификат. OPS го проверява.
• За предпочитане е отделна кутия или папка за поддръжка, защото обработените имейли се изтриват.

Стъпка 1: изберете SMTP / IMAP

Отворете Customer channels (канали за клиенти) → Email (имейл) и под Mail provider (доставчик на поща) изберете SMTP / IMAP. Не е нужна карта на страницата с интеграции.

Страницата за имейл с избор между Microsoft 365, Google Workspace и SMTP/IMAP и празните полета за изходяща и входяща поща.

Стъпка 2: настройте изходящата поща

В Outgoing email (SMTP) (изходяща поща) отметнете Enabled (включено) и попълнете:

• From address (адрес на подателя) и From name (име на подателя)
• SMTP host
• Port (порт) и Encryption (криптиране), по подразбиране 587 с TLS
• Username (потребителско име) и Password (парола)

Натиснете Test connection (тест на връзката). При успех виждате „SMTP connection successful.“, иначе – съобщението за грешка на пощенския сървър.

Стъпка 3: настройте входящата поща

В Incoming email (IMAP) (входяща поща) отметнете Enabled и попълнете:

• IMAP host
• Port и Encryption, по подразбиране 993 с SSL
• Username и Password. Ако оставите потребителското име празно, OPS използва адреса на подателя.
• Folder (папка), по подразбиране INBOX

По желание отметнете Auto-register unknown senders as contacts on their first message (автоматично регистриране на непознати податели като контакти). Запазете.

Стъпка 4: синхронизирайте и тествайте

Натиснете Sync inbox now (синхронизиране сега), за да изтеглите пощата веднага. После използвайте Run diagnostics (диагностика) и Send test message (тестово съобщение). Отговорете на тестовия имейл и проверете дали се появява тикет.

Какво се случва след свързването

• Входящи: на всеки 5 минути или веднага чрез Sync inbox now до 20 непрочетени съобщения в избраната папка стават тикети. Тема с „[#123]“ се добавя към тикет 123.
• Прикачените файлове и вградените изображения се запазват. Автоматичните отговори се филтрират и се показват в списък 30 дни.
• OPS предотвратява дублирани тикети.
• Изходящи: публичните отговори излизат като „Re: [#123] Заглавие“ с името на подателя или на работното пространство.

Добре е да знаете

• Една пощенска кутия на работно пространство.
• Обработените имейли се изтриват от IMAP папката. Те не отиват в кошче, затова използвайте отделна кутия или папка за поддръжка.
• Вход с парола: ако доставчикът ви е изключил входа с парола, сървърът отказва връзката. За Microsoft 365 или Google Workspace използвайте съответната собствена интеграция.
• Грешно име на папка? Тогава кутията изглежда празна. Диагностиката различава двата случая.
• Ако оставите поле за парола празно при запазване, запазената парола остава.
• Безплатен план (Free): всеки изходящ имейл носи малък долен текст „Powered by Xcellerate OPS™“. Платените планове изпращат без него.

Отстраняване на проблеми

• SMTP тестът е неуспешен: прочетете грешката от пощенския сървър и проверете хост, порт, криптиране и данни за вход.
• Диагностиката показва проблем с IMAP: проверете хост, порт, криптиране, данни за вход и име на папката. При успех диагностиката показва броя непрочетени съобщения.
• Не се създават тикети или не се изпращат отговори: проверете дали входящата и изходящата поща са включени. Диагностиката предупреждава, ако някоя е изключена.
• Синхронизирането не тръгва: първо включете входящата поща и запазете.

Повече за имейла като канал ще намерите на страницата за сервизното бюро, а всички връзки – в интеграциите за ЕС.

Искате ли кутията за поддръжка да дава тикети още днес? Започнете безплатно и я свържете чрез SMTP и IMAP.