Compliance4. Okt. 2026
Stand am 29. September 2026: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Belgien ist ab dem 1. Januar 2027 geplant. Der Gesetzestext ist noch nicht im belgischen Staatsblatt veröffentlicht. Laut Deloitte Belgien (22. September 2026) stehen Regeln, Ausnahmen und Sanktionen erst fest, wenn das Gesetz verabschiedet und veröffentlicht ist. Zur Lage in Deutschland siehe den Kasten weiter unten.
Sie erfassen schon Zeit. Jeder IT-Dienstleister tut das: Minuten auf Tickets, Stunden auf Projekten, denn ohne Stunden keine Rechnung. Bei der Arbeitszeiterfassung geht es aber um etwas anderes: die Arbeitszeit. Wann beginnt der Tag, wann endet er, wann war Pause. Dieser Artikel ist für Inhaber von MSPs und IT-Dienstleistern: Belgien dient als aktuelles Beispiel, der Deutschland-Kasten ordnet die Lage hierzulande ein. Sie erfahren, wo der Unterschied liegt, wo es hakt und wie Sie beides in einem System führen, ohne Ihre Techniker doppelt stempeln zu lassen.
Kurz gesagt
- Abrechenbare Zeit = was Sie dem Kunden berechnen. Arbeitszeit = wie lange Ihr Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat. Zwei verschiedene Zahlen.
- Ticketzeiten allein reichen möglicherweise nicht, um Arbeitszeit zu belegen: Pausen, Fahrten und interne Arbeit fehlen oft.
- Wählen Sie ein System, das beides erfasst, mit Audit-Trail und Export für die Lohnabrechnung.
Abrechenbare Stunden vs. Arbeitszeit: nicht dasselbe
Klingt nach Detail, sind aber zwei getrennte Aufzeichnungen mit unterschiedlichem Zweck.
| Abrechenbare Zeit | Arbeitszeit | |
|---|---|---|
| Was sie misst | Zeit, die Sie einem Kunden berechnen | Zeit, die der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat |
| Einheit | Minuten pro Ticket, Aufgabe oder Projekt | Beginn und Ende des Tages, Pausen |
| Wer braucht sie? | Kunde, Fakturierung, Projektsteuerung | Mitarbeiter, Lohnabrechnung, Kontrollbehörden |
| Was fehlt oft? | Interne Arbeit, Schulung, Fahrten | Nichts: auch nicht abrechenbare Arbeit ist Arbeitszeit |
| Worauf die Quellen achten | Stimmt die Rechnung? | Die tatsächlich geleistete Zeit, nicht der Dienstplan |
Ein Techniker, der um 8 Uhr beginnt, um 17 Uhr aufhört und 30 Minuten Pause macht, hat 8,5 Stunden gearbeitet. Auf den Tickets stehen vielleicht 6. Der Rest: interne Abstimmung, eine Fahrt, ein fehlgeschlagenes Update. Diese 2,5 Stunden sind kein Fehler, sie sind in Ihren Ticketdaten nur unsichtbar.
Was Belgien für 2027 plant
Kurz gefasst (mehr in unserem Leitfaden zur geplanten Arbeitszeiterfassung in Belgien):
- Ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System. So formuliert es Securex (NL): gemeint sei „nicht notwendigerweise“ eine Stempeluhr, sondern eine Methode, die Arbeitszeit zu messen.
- Tatsächliche Stunden, kein Dienstplan. Laut SD Worx (NL) ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu erfassen.
- Aufbewahrung. SD Worx nennt fünf Jahre.
Alles so berichtet, vorbehaltlich des endgültigen Texts.
Deutschland-Kasten (Stand 29. September 2026). Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung ihrer Arbeitnehmer sicherstellen müssen, gestützt auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Ein Gesetz, das Form und Details regelt, befindet sich laut IHK Rhein-Neckar „noch im frühen Stadium der Gesetzgebungsverfahren“. Welche Form der Erfassung künftig vorgeschrieben ist, lässt sich daher noch nicht sagen.
Wo IT-Dienstleister ins Straucheln kommen
In einem Büro mit festen Zeiten ist Arbeitszeit einfach. Bei einem MSP nicht. Vier Knackpunkte:
Bereitschaft und Einsätze nach Feierabend
Ein Alarm um 23 Uhr, ein Server, der nachts neu starten muss. Taucht diese Arbeit irgendwo als Arbeitszeit auf oder nur als Ticketminuten? Klären Sie mit Ihrer Lohnabrechnung bzw. Ihrem Sozialsekretariat, wie Bereitschaft und Einsätze erfasst werden.
Einsätze beim Kunden und Fahrten
Techniker, die von Kunde zu Kunde fahren, beginnen ihren Tag nicht an Ihrer Bürotür. Eine Stempeluhr an der Wand hilft da wenig. Wie Fahrtzeit zählt, hängt von den geltenden Regeln und Ihrer Branche ab.
Homeoffice und hybride Teams
Die von SD Worx genannte Liste möglicher Ausnahmen in Belgien umfasst u. a. Telearbeiter und reisendes Personal sowie leitende Funktionen. Diese Liste ist nicht endgültig.
Pauschalverträge, bei denen niemand nicht abrechenbare Zeit bucht
Bei einer festen Monatspauschale buchen Techniker oft gar nichts oder nur das Nötigste. Dann fehlen abrechenbare Zeit und Arbeitszeit. Genau dort versickert auch Ihre Marge.
Ein System für beides: worauf achten?
Eine herstellerneutrale Checkliste:
- Stempeln auf Tagesebene und Zeit auf Tickets im selben System.
- Pausen separat erfasst.
- Freigabe der Wochen-Stundenzettel durch die Teamleitung.
- Audit-Trail: jede Änderung bleibt sichtbar, mit wer, wann und altem Wert.
- Export für die Lohnabrechnung und für Kontrollen.
- Oberfläche in der Sprache des Teams.
- Unterwegs nutzbar: Stempeln im Browser oder am Handy, nicht nur am Terminal im Büro.
So deckt Xcellerate OPS das ab
Xcellerate OPS führt abrechenbare Zeit und Arbeitszeit in einem System. Was Sie heute nutzen können (siehe Zeiterfassung & Abrechnung):
- Beginn- und Ende-Stempelung mit einem Klick.
- Pausenerfassung, separat protokolliert.
- Unveränderlicher Audit-Trail: erfasste Zeiten lassen sich nicht stillschweigend ändern, jede Änderung bleibt erhalten.
- Export für die Lohnabrechnung, ohne Abtippen.
- Live-Timer und Schnelleingabe auf Tickets und Projektaufgaben, abrechenbar oder nicht.
- Wochen-Stundenzettel mit Einreichen und Freigabe, dazu Abwesenheit und Anwesenheit.
- Preislisten pro Person, Team oder Kunde, damit freigegebene Zeit in die Rechnung fließt.
- Clockify-Import per CSV.
Team-Übersicht der Stundenzettel: gesamt und abrechenbar pro Techniker und Tag.
In den Einstellungen legen Sie fest, wie streng es ist: Einträge bis zu einem Datum sperren, nur freigegebene Zeit abrechnen, Pflichtfelder (Beschreibung, Ticket oder Projektaufgabe, Tätigkeitsart) und wer was freigibt.
Zeit-Einstellungen: Sperren, Freigaben und Pflichtfelder.
Xcellerate OPS hilft Ihnen, die Anforderungen zu erfüllen; es ersetzt keine Rechtsberatung. Die Einrichtung Schritt für Schritt: Arbeitszeiterfassung in Xcellerate OPS einrichten.
Ein 4-Wochen-Plan, um Ihre Zeitdaten in Ordnung zu bringen
Woche 1: Bestandsaufnahme. Vergleichen Sie eine Woche Ticketdaten mit den tatsächlichen Arbeitstagen Ihres Teams. Wie viele Stunden sind unsichtbar? Wer arbeitet unterwegs, im Homeoffice oder in Bereitschaft?
Woche 2: Stempeln einrichten. Kommen/Gehen und Pausen aktivieren. Regeln für Bereitschaft und Fahrten festlegen.
Woche 3: Pilot mit kleinem Team. Zwei, drei Techniker stempeln eine Woche lang und buchen zusätzlich Ticketzeit. Stundenzettel freigeben und Zahlen prüfen.
Woche 4: Lohnabrechnung anbinden. Export mit Ihrer Lohnabrechnung testen, dann auf das ganze Team ausrollen.
Bereit zum Ausprobieren?
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Quellen: Deloitte Belgien (22. September 2026, NL); Securex (NL); SD Worx (NL); IHK Rhein-Neckar.
