Erste Schritte27. Sept. 2026
Stand am 29. September 2026: Belgien plant, die Arbeitszeiterfassung ab dem 1. Januar 2027 für alle Arbeitgeber verpflichtend zu machen. Das ist die erklärte Absicht der Bundesregierung; der Gesetzestext wird noch ausgearbeitet und ist noch nicht im belgischen Staatsblatt (Belgisch Staatsblad / Moniteur belge) veröffentlicht. Wir aktualisieren diesen Artikel, sobald das geschieht. Die Quellen stehen am Ende.
Sie beschäftigen Mitarbeitende in Belgien, zum Beispiel in einer Niederlassung oder in der Deutschsprachigen Gemeinschaft? Dann sollten Sie dieses Vorhaben kennen. Und auch wenn Sie nur in Deutschland tätig sind: Belgien zeigt gut, wohin sich die Arbeitszeiterfassung in Europa entwickelt.
Belgien plant, ab dem 1. Januar 2027 jeden Arbeitgeber zu verpflichten, die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers zu erfassen, unabhängig von Unternehmensgröße, Branche und davon, ob das Team im Büro, beim Kunden, im Homeoffice oder hybrid arbeitet. Hier das Wichtigste ohne Juristendeutsch.
Woher kommt diese Pflicht?
Ausgangspunkt ist ein Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) von 2019 in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE). Der Gerichtshof entschied: Ohne ein objektives, verlässliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit können Arbeitnehmer ihre Rechte aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88) nicht wirksam durchsetzen, und die Mitgliedstaaten können sie nicht kontrollieren.
Im föderalen Haushaltsabkommen 2025 kündigte die belgische Regierung an, die Arbeitszeiterfassung ab dem 1. Januar 2027 für alle Arbeitgeber verpflichtend zu machen. Am 5. Februar 2026 wurde eine Resolution in der Kammer eingereicht. Laut Securex durchläuft der Entwurf noch den Nationalen Arbeitsrat, den Ministerrat und das Parlament, bevor er veröffentlicht wird. Anwendungsbereich, Ausnahmen und Sanktionen stehen erst dann fest. Behandeln Sie den 1. Januar 2027 also als geplantes Startdatum.
Wer ist betroffen?
Nach der Ankündigung der Regierung praktisch jeder Arbeitgeber in Belgien:
- alle Branchen, nicht nur Bau, Reinigung oder Gastgewerbe, wo es schon Erfassungsregeln gab;
- alle Unternehmensgrößen, vom Zwei-Personen-Büro bis zum Dienstleister mit 200 Mitarbeitenden;
- alle Beschäftigungsformen: Vollzeit, Teilzeit, befristet und entsandt.
Wenn Sie Mitarbeitende in Belgien beschäftigen, gehen Sie davon aus, dass es Sie betrifft. Der endgültige Text kann noch Ausnahmen festlegen.
Was muss ein Erfassungssystem können?
Eine bestimmte Technik ist nicht vorgesehen. Securex schreibt, es gehe „nicht notwendigerweise“ um Stempeluhren, sondern um eine Methode, die Arbeitszeit zu messen. Das System muss objektiv, zuverlässig und zugänglich sein.
1. Objektiv
Erfasst wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, nicht der Dienstplan und keine Schätzung: Beginn, Ende und Pausen, für jeden Mitarbeitenden an jedem Arbeitstag.
Eine Excel-Liste, die freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, reicht sehr wahrscheinlich nicht.
2. Zuverlässig
Die Daten müssen stimmen und dürfen nicht einseitig manipulierbar sein. Wird ein Eintrag korrigiert, muss nachvollziehbar sein, wer ihn wann geändert hat und was vorher drinstand.
Eine einfache Zeiterfassungs-App ohne Änderungsprotokoll ist eine Schwachstelle.
3. Zugänglich
Mitarbeitende müssen ihre eigenen Daten einsehen können, und die Sozialinspektion muss bei einer Kontrolle Zugriff bekommen.
Ein System, das nur der Administrator öffnen kann, ist problematisch.
Welche Risiken gibt es, wenn Sie nicht vorbereitet sind?
Die konkreten Sanktionen legt erst der endgültige Text fest. Klar ist aber der praktische Punkt: Ohne objektive Aufzeichnungen steht der Arbeitgeber bei Streitigkeiten schwach da, zum Beispiel wenn Überstunden eingefordert werden. Und für Dienstleister, bei denen die geleisteten Stunden das Produkt sind, kosten unzuverlässige Daten auch bei der Abrechnung Geld.
Was reicht wahrscheinlich nicht?
Solange der Text nicht veröffentlicht ist, kann niemand ein endgültiges Urteil fällen. Eine vorsichtige Einschätzung anhand der drei Kriterien:
| Werkzeug | Wahrscheinlich ausreichend? | Warum |
|---|---|---|
| Einfache Excel-Liste | ⚠️ Eher nicht | Nachträglich ausgefüllt, keine Änderungshistorie |
| Anwesenheitslisten auf Papier | ⚠️ Eher nicht | Schwer prüfbar und schwer zugänglich |
| Wöchentliche Selbstauskunft | ⚠️ Eher nicht | Nicht zeitnah erfasst |
| Zeiterfassungs-App ohne Protokoll | ⚠️ Prüfen | Hängt davon ab, ob Änderungen nachvollziehbar sind |
| Nur Planungssoftware | ❌ Nein | Erfasst geplante, nicht geleistete Stunden |
| PSA-Software mit Zeiterfassung und Audit-Trail | ✅ Gute Basis | Um alle drei Kriterien herum gebaut |
Wie sieht eine solide Lösung in der Praxis aus?
Ein gutes System für Dienstleister:
- erfasst Zeit während der Arbeit, verknüpft mit Aufgaben, Tickets oder Projekten;
- hält Beginn, Ende und Pausen mit wenig manueller Eingabe fest;
- führt einen vollständigen Audit-Trail aller Korrekturen;
- lässt Mitarbeitende ihre eigenen Daten einsehen und prüfen;
- exportiert die Daten in einem strukturierten Format für Lohnabrechnung und Kontrolle.
Welche Schritte jetzt?
Schritt 1: Bestandsaufnahme. Erfasst Ihr aktuelles Werkzeug Beginn und Ende des Arbeitstags pro Person? Ziehen Sie die Daten und prüfen Sie, was tatsächlich erfasst wurde.
Schritt 2: Audit-Trail prüfen. Können Sie zeigen, wer einen Eintrag wann geändert hat und was vorher drinstand?
Schritt 3: Arbeitsordnung anpassen. In Belgien gehört die Art der Zeiterfassung normalerweise in die Arbeitsordnung (arbeidsreglement / règlement de travail), mit einem Konsultationsverfahren. Das braucht Zeit, fangen Sie früh an.
Schritt 4: Mitarbeitende informieren. Jeder muss wissen, wie das System funktioniert und wo er seine Daten findet.
Schritt 5: Mit der Lohnabrechnung verbinden. Stunden direkt an Lohnabrechnung und Fakturierung übergeben: keine doppelte Eingabe, eine einzige Quelle.
Die Chance in der Pflicht
Ein System, das für 2027 bereit ist, ist mehr als ein Häkchen. Dienstleister, die es richtig angehen, bekommen Echtzeit-Einblick in die Stunden des Teams, genauere Projektrentabilität, sauberere Rechnungen auf Basis geprüfter Zeiten und eine stärkere Position bei Streitfällen.
So löst Xcellerate OPS das
Xcellerate OPS ist für Dienstleister gebaut, die Support, Vertrieb, Projekte und Verwaltung auf einer Plattform führen. Arbeitszeiterfassung ist Teil davon: Beginn- und Ende-Stempelung, Pausenerfassung, ein unveränderlicher Audit-Trail und Export für die Lohnabrechnung. Daneben erfassen Techniker abrechenbare Zeit per Timer oder Schnelleingabe auf Tickets und Projektaufgaben, mit Wochen-Stundenzetteln und Freigabe.
Die Einrichtung Schritt für Schritt: Arbeitszeiterfassung in Xcellerate OPS einrichten.
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Xcellerate OPS hilft Ihnen, die geplanten Anforderungen an die Zeiterfassung zu erfüllen; dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung für Ihre Situation.
Quellen: EuGH C-55/18; Richtlinie 2003/88/EG; belgisches Haushaltsabkommen 2025; Securex (12. Mai 2026, NL); Deloitte Belgien (22. September 2026, NL).
