Lead-Formulare auf Ihrer Website mit Xcellerate OPS verbinden

Mit Lead-Formularen erstellen Sie ein Kontaktformular in Xcellerate OPS und binden es mit einer einzigen Codezeile auf Ihrer eigenen Website ein. Jede Einsendung landet in Ihrem CRM als Interessentenfirma, Kontakt und neuer Deal in der Pipeline Ihrer Wahl, mit der Nachricht in der Zeitleiste. Diese Anleitung richtet sich an Admins von MSPs und Dienstleistungsunternehmen, die Anfragen von der Website direkt in ihren Vertrieb holen möchten.

TL;DR

• Öffnen Sie Settings → Customer channels (Kundenkanäle) → Website lead forms (Lead-Formulare für die Website) und klicken Sie auf New form (Neues Formular).
• Wählen Sie Felder und Pipeline und fügen Sie ein <script>-Tag in Ihre Website ein.
• Jede Einsendung wird zu Interessentenfirma, Kontakt und Deal. Ein Ticket entsteht nie.

Bevor Sie beginnen

• Sie haben die Rolle admin in Ihrem OPS-Workspace.
• Sie können ein <script>-Tag in Ihre Website einfügen, selbst oder über Ihren Webdienstleister.
• Optional: benutzerdefinierte CRM-Felder in den Einstellungen, wenn Sie Formularfelder darauf abbilden möchten.
• Optional: eine eigene Pipeline und Deal-Quelle, wenn Sie die Standardwerte nicht nutzen möchten.

Ein Lead-Formular einrichten

Schritt 1: Neues Formular anlegen

Öffnen Sie Settings → Customer channels (Kundenkanäle) → Website lead forms (Lead-Formulare für die Website) und klicken Sie auf New form (Neues Formular).

Die Seite Website lead forms mit einem Formular in der Liste, unscharfem Einbettungscode und der Schaltfläche New form.

Schritt 2: Name und Texte festlegen

Geben Sie einen Namen ein. Fügen Sie bei Bedarf einen Intro text (Einleitungstext) und eine eigene Button label (Schaltflächentext) hinzu.

Schritt 3: Felder wählen

Unter Fields (Felder) fügen Sie mit Add standard field… (Standardfeld hinzufügen) die Felder Name, Email, Company, Phone und Message hinzu (Name, E-Mail, Firma, Telefon, Nachricht). Mit Add custom field… (Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen) bilden Sie ein Formularfeld auf ein benutzerdefiniertes Feld einer Firma, eines Kontakts oder eines Deals ab. Setzen Sie bei Bedarf Required (Pflichtfeld). Name und E-Mail sind immer Pflicht. Ein Formular hat höchstens 40 Felder.

Schritt 4: Pipeline wählen

Wählen Sie unter Pipeline, wohin neue Deals gehen. Bleibt das Feld leer, nutzt OPS die Default pipeline (Standard-Pipeline). Sie können auch eine Deal-Quelle wählen, standardmäßig „Website“.

Schritt 5: Aktivieren und speichern

Schalten Sie Enabled (Aktiviert) ein und speichern Sie das Formular.

Schritt 6: Auf der Website einbinden

Kopieren Sie den Einbettungscode des Formulars und fügen Sie ihn in Ihre Website ein:

<script src="https://<your-workspace-host>/lead-form/widget.js?k=<form-key>" async></script>

Testen Sie das Formular mit Preview (Vorschau). Das funktioniert auch, solange das Formular noch nicht aktiviert ist.

Was nach dem Verbinden passiert

Bei jeder Einsendung:

• Kontakt und Firma: OPS sucht zuerst einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse, dann eine Firma mit demselben Namen. Andernfalls legt OPS eine neue Interessentenfirma an, benannt nach der Person, wenn keine Firma angegeben wurde, sowie einen neuen Kontakt.
• Deal: Ein Deal „Lead: ()“ entsteht in der ersten offenen Phase der gewählten Pipeline, mit der Nachricht als Notiz und der gesetzten Quelle.
• Benutzerdefinierte Felder: Werte werden bei Firma, Kontakt oder Deal gespeichert. Ein Wert vom falschen Typ wird übersprungen, der Lead bleibt erhalten.
• Nachverfolgung: In der Zeitleiste erscheint die Notiz „Lead form: “, der Einsendungszähler steigt und ein Ereignis für eine neu erstellte Verkaufschance wird ausgelöst. Es kann Benachrichtigungen, Webhooks und Automatisierungen starten.

Mehr zur Pipeline in Vertrieb und Abrechnung und zur Automatisierung in OPS.

Gut zu wissen

• Nur CRM, kein Ticket. Eine Einsendung erstellt Firma, Kontakt und Deal, nie ein Ticket.
• Schwebende Schaltfläche. Der Code zeigt eine schwebende Schaltfläche, die das Formular in einem Seitenbereich öffnet. Es ist kein in die Seite eingebettetes Formular.
• Limit: höchstens 10 Einsendungen pro Minute pro Besucher-IP-Adresse.
• Deaktivieren oder löschen. Wenn Sie ein Formular deaktivieren, verschwindet die Schaltfläche. Wenn Sie es löschen, funktioniert der Einbettungscode nicht mehr.

Fehlerbehebung

• Es kommt nichts an. Prüfen Sie, ob das Formular aktiviert ist und der Schlüssel im Code stimmt. Prüfen Sie auch, ob die Einsendung als Spam behandelt wurde: Ein verstecktes Honeypot-Feld und Ihre E-Mail-Spamregeln in den Einstellungen gelten. Spam erhält eine normale „OK“-Antwort, der Besucher sieht also keinen Fehler.
• Fehler beim Speichern des Formulars („Unknown custom field mapping.“, „Unknown form field.“ oder „Unknown deal source.“): Prüfen Sie das gewählte benutzerdefinierte Feld, Formularfeld oder die Deal-Quelle.

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