Conectar Yuki con Xcellerate OPS: facturas directamente en tu contabilidad

Conecta tu administración de Yuki con Xcellerate OPS y cada factura que envíes desde OPS se creará automáticamente en Yuki como factura de venta. Se acabó volver a teclear facturas. Esta guía es para administradores de MSP de TI y empresas de servicios que ya llevan su contabilidad en Yuki.

TL;DR

• Necesitas una clave API de Yuki, el Administration ID y el rol de administrador en OPS.
• Cuando una factura pasa de borrador a enviada, OPS la crea como factura de venta en Yuki.
• Una importación manual trae a OPS las facturas de venta y los clientes que ya tienes en Yuki.

Antes de empezar

• Eres administrador (admin) de tu espacio de trabajo de OPS.
• Tu cuenta de Yuki tiene acceso a la API. Tienes una clave API de Yuki y el Administration ID de la administración en la que quieres contabilizar. Dónde se encuentran en Yuki puede variar; si tienes dudas, pregunta a quien gestione tu cuenta de Yuki.
• La facturación electrónica externa no está activada en OPS. Mientras lo esté, la integración con Yuki no se aplica.
• No hacen falta webhooks ni URL de redirección.

Conectar Yuki en 5 pasos

Paso 1: abre el panel de integraciones

En OPS, ve a Settings (Ajustes) → Integrations (Integraciones). Si todavía no hay una tarjeta de Yuki en la columna Billing (Facturación), añade Yuki desde el catálogo.

El panel de integraciones con categorías vacías (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) y el catálogo de integraciones disponibles a la derecha.

Paso 2: introduce tus datos

En la tarjeta de Yuki, rellena los campos API key y Administration ID. Estos nombres de campo aparecen en inglés en cualquier idioma. Haz clic en Save (Guardar). OPS confirma que los ajustes de Yuki se han guardado.

Paso 3: prueba la conexión

Haz clic en Test connection (Probar conexión). Si todo va bien, OPS indica que la conexión con Yuki funciona.

Paso 4: haz de Yuki el destino de envío

Haz clic en Use for invoice push (Usar para el envío de facturas). La tarjeta muestra la etiqueta Push target (Destino de envío). A partir de ahora, las facturas finalizadas van a Yuki.

Paso 5 (opcional): importa los datos existentes

En Manual import from Yuki (Importación manual desde Yuki), elige una From date (Fecha de inicio) y haz clic en Import companies & invoices (Importar empresas y facturas).

Qué pasa después de conectar

• Envío automático. Cuando una factura de OPS pasa de borrador a enviada, también desde un calendario de facturación, OPS crea una factura de venta en Yuki. Incluye la referencia, la fecha, el vencimiento, la moneda, el cliente (nombre, número de IVA, e-mail) y las líneas con descripción, cantidad, precio unitario neto y tipo de IVA.
• Estado en la factura. Cada factura muestra si se ha sincronizado. Si ha fallado, ves el error y un botón para reintentar.
• Importación manual. La importación trae las facturas de venta desde la fecha elegida, con sus líneas y estado de pago. Los clientes se emparejan por número de IVA, luego por nombre, y se crean si no existen. Si repites la importación, se omiten los documentos ya importados.
• Solo facturas. Los presupuestos no se envían a Yuki ni se importan, porque Yuki no tiene presupuestos.

Conviene saber

• Solo un programa de contabilidad recibe las facturas de OPS a la vez.
• Las facturas importadas desde Yuki no se vuelven a enviar a Yuki.
• Si guardas con el campo API key vacío, se conserva la clave guardada. Después de guardarla, la clave no se vuelve a mostrar; el Administration ID sigue visible.
• Para dejar de enviar a Yuki, haz clic en Stop invoice push (Detener el envío de facturas). Si también hay una clave de Billit configurada, el envío de facturas vuelve a Billit.
• Consejo: después de conectar, envía primero una factura de prueba y revísala en Yuki.

Solución de problemas

Los mensajes aparecen tal como se muestran en la interfaz en inglés.

• Yuki responded with HTTP <code> al probar: normalmente la clave API o el Administration ID no son correctos. Revisa ambos y vuelve a probar.
• Configure this provider first.: pruebas o importas antes de guardar una clave. Rellena los campos y haz clic primero en Save.
• Configure and connect this provider first.: has pulsado Use for invoice push antes de configurar la conexión. Completa primero los pasos 2 y 3.
• Import failed: <error> o … N skipped because the customer has no name or VAT number.: algunos documentos tienen un cliente sin nombre ni número de IVA. Complétalos en Yuki y repite la importación.

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