Conectar Odoo con Xcellerate OPS: facturas automáticamente en Odoo

Conecta Odoo con Xcellerate OPS y cada factura que envíes desde OPS aparecerá automáticamente en Odoo como factura de cliente. Funciona con Odoo en odoo.com y con un Odoo autoalojado. Esta guía es para MSP de TI y empresas de servicios que usan Odoo.

TL;DR

• Necesitas la URL de Odoo, el nombre de la base de datos, un login y una clave API, además del rol de administrador en OPS.
• Cuando una factura pasa de borrador a enviada, OPS la crea como factura de cliente en Odoo.
• Revisa el IVA en Odoo tras la primera sincronización: OPS no envía códigos de IVA.

Antes de empezar

• Eres administrador (admin) de tu espacio de trabajo de OPS.
• Tu Odoo es accesible por HTTPS desde internet y tiene la aplicación de facturación o de contabilidad. Para importar presupuestos también necesitas la aplicación de ventas.
• Conoces el nombre de la base de datos y el login (e-mail o nombre de usuario) del usuario de Odoo para la integración.
• Ese usuario puede crear facturas y contactos (partners) y leer pedidos de venta.
• La facturación electrónica externa no está activada en OPS. Mientras lo esté, la integración con Odoo no se aplica.

Conectar Odoo en 6 pasos

Paso 1: crea una clave API en Odoo

En Odoo, crea una clave API para el usuario de la integración. Normalmente se hace en las preferencias del usuario, en la seguridad de la cuenta. El menú exacto puede variar según la versión de Odoo.

Paso 2: abre el panel de integraciones en OPS

Ve a Settings (Ajustes) → Integrations (Integraciones). Si todavía no hay una tarjeta de Odoo en la columna Billing (Facturación), añade Odoo desde el catálogo.

El panel de integraciones con categorías vacías (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) y el catálogo de integraciones disponibles a la derecha.

Paso 3: introduce tus datos

En la tarjeta de Odoo, rellena URL (por ejemplo, https://mycompany.odoo.com), Database, Login y API key. Estos nombres de campo aparecen en inglés en cualquier idioma. Haz clic en Save (Guardar).

Paso 4: prueba la conexión

Haz clic en Test connection (Probar conexión). Si todo va bien, la confirmación muestra el identificador (uid) de tu usuario de Odoo.

Paso 5: haz de Odoo el destino de envío

Haz clic en Use for invoice push (Usar para el envío de facturas). La tarjeta muestra la etiqueta Push target (Destino de envío).

Paso 6 (opcional): importa los documentos existentes

En Manual import from Odoo (Importación manual desde Odoo), elige una From date (Fecha de inicio). Haz clic en Import companies & invoices (Importar empresas y facturas) y/o Import quotes (Importar presupuestos).

Qué pasa después de conectar

• Envío automático. Cuando una factura pasa de borrador a enviada, OPS crea en Odoo una factura de cliente con el cliente, la fecha, el vencimiento, el número de factura de OPS como referencia y las líneas (descripción, cantidad, precio unitario neto).
• Clientes. OPS busca el contacto por nombre exacto. Si no existe, OPS lo crea como empresa, con número de IVA y e-mail.
• Estado en la factura. Cada factura muestra si se ha sincronizado, con un botón para reintentar.
• Importación manual. Las facturas de cliente llegan con su estado de pago. Los presupuestos proceden de los pedidos de venta de Odoo; los pedidos confirmados se marcan como aceptados.
• Los presupuestos de OPS nunca se envían a Odoo.

Conviene saber

• Revisa el IVA tras la primera sincronización. OPS envía las líneas sin códigos de IVA. Crea primero una factura de prueba y comprueba el IVA en Odoo.
• Los contactos nuevos siempre se crean como empresas, aunque se trate de un particular. Ajústalos en Odoo si hace falta.
• Las importaciones son resumidas: cada documento se convierte en una línea con el importe sin IVA, suponiendo un IVA del 21 %.
• Solo un programa de contabilidad recibe las facturas de OPS. Las facturas importadas no se vuelven a enviar a Odoo.
• Para dejar de enviar a Odoo, haz clic en Stop invoice push (Detener el envío de facturas).
• Después de guardarla, la clave API no se vuelve a mostrar. La URL, la base de datos y el login siguen visibles.

Solución de problemas

OPS usa la dirección JSON-RPC estándar de Odoo (tu URL seguida de /jsonrpc). Los mensajes aparecen tal como se muestran en la interfaz en inglés.

• Odoo authentication failed — check database, login and API key. al probar: revisa el nombre de la base de datos, el login y la clave API.
• Odoo authentication failed. u Odoo RPC error durante un envío o una importación: Odoo rechaza la petición. Comprueba que la clave sigue siendo válida y que el usuario tiene los permisos necesarios.
• Configure this provider first. o Configure and connect this provider first.: guarda primero tus datos y prueba la conexión.
• Import failed: <error>: corrige la causa en Odoo y repite la importación.

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