Sincroniza Google Calendar y Google Tasks con Xcellerate OPS

Conecta tu cuenta de Google con Xcellerate OPS y tus reuniones de Google Calendar aparecen detrás de tu parte de horas, a un clic de un registro de tiempo. Con la escritura permitida, tu trabajo planificado llega a Google Calendar o Google Tasks, y lo que completes o muevas allí vuelve a OPS. Para administradores de MSP que lo configuran una vez y técnicos que luego se conectan.

TL;DR

• Administrador, una vez: añade los scopes de calendario y tareas a la pantalla de consentimiento OAuth del inicio de sesión de Google y activa las API de Calendar y Tasks.
• Cada usuario: perfil → Connected calendar → Connect Google y luego Allow writing.
• Sincronización cada 5 minutos. De Google solo vuelven «hecho» y la fecha, nunca títulos.

Antes de empezar

• El inicio de sesión único de Google debe estar activo en tu espacio de trabajo, con su propio cliente OAuth (Settings → Integrations, Ajustes → Integraciones). El calendario reutiliza ese cliente. Sin él, Connected calendar (Calendario conectado) no aparece.
• Necesitas acceso al proyecto de Google Cloud de ese cliente OAuth.
• Cada técnico o administrador conecta su propia cuenta. Nadie ve el calendario de otra persona.

Paso 1 (administrador): scopes y API

1. En Google Cloud, abre el proyecto con el cliente OAuth que usas para iniciar sesión en OPS.
2. Añade estos scopes a la pantalla de consentimiento OAuth:
   • leer reuniones: openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
   • sincronizar trabajo planificado, además: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/tasks
3. Activa la Google Calendar API y la Google Tasks API en el mismo proyecto.

No hace falta otro redirect URI: el consentimiento vuelve por el callback ya registrado (https://auth.<platform-domain>/sso/google/callback).

Paso 2 (cada usuario): conecta tu cuenta

1. Abre tu perfil y ve a Connected calendar.
2. Haz clic en Connect Google (Conectar Google), elige tu cuenta y acepta. OPS siempre muestra la pantalla de consentimiento y el selector de cuentas de Google.

Paso 3: permite la escritura y elige destinos

1. Haz clic en Allow writing (Permitir escritura) y vuelve a dar tu consentimiento.
2. En Your planned work, in your calendar and task lists (Tu trabajo planificado), elige para Project tasks (tareas de proyecto), CRM follow-ups (seguimientos de CRM) y Ticket reminders (recordatorios de tickets) un destino o Do not sync (No sincronizar):
   • Google Calendar: un calendario (el principal por defecto; solo aquellos en los que puedes escribir) y un aviso emergente (ninguno, a la hora, 15 min, 30 min, 1 h o 1 día).
   • Google Tasks: elige una lista o deja la predeterminada. OPS crea entonces una lista «Xcellerate OPS».
3. Haz clic en Save (Guardar) o Sync now (Sincronizar ahora).

Qué ocurre después de conectar

• Reuniones (lectura): la semana en pantalla se lee de tu calendario principal, se guarda en caché unos 5 minutos y nunca se almacena. Los eventos cancelados y «libres» se ocultan.
• Trabajo planificado (hacia Google): solo tus elementos con fecha. Las tareas de proyecto pasan a ser eventos de día completo (libre). Tus tareas de CRM abiertas y llamadas o reuniones planificadas pasan a ser entradas con hora (ocupado). Los recordatorios de tus tickets pasan a ser franjas de 15 minutos. OPS escribe título, notas y un enlace de vuelta.
• Google Tasks solo guarda una fecha. En elementos con hora, OPS escribe la hora en las notas («At HH:MM»).
• Cambios (de vuelta a OPS): solo «hecho» y la fecha, nunca títulos. Del calendario vuelve una fecha movida; un evento eliminado se deja ir. Gana el cambio más reciente por campo.
• Frecuencia: cada 5 minutos, al guardar, con Sync now y al abrir la página si la última sincronización es antigua.
• Hecho en OPS: completado en Google Tasks; el evento del calendario se queda. Fecha quitada, reasignado o eliminado en OPS: se quita en Google.

Conviene saber

• Una conexión de calendario por persona, Google o Microsoft. Solo para espacios de trabajo con inicio de sesión de Google.
• Un elemento con hora movido en Google Tasks vuelve como día y conserva su hora de OPS.
• Lo eliminado en Google no se vuelve a crear. Desmarcar una tarea en Google Tasks no la reabre en OPS.
• Cambiar el destino de un tipo quita los elementos de OPS del destino anterior.
• Disconnect (Desconectar) no elimina nada en Google. Conectar otra cuenta restablece tus opciones.

Solución de problemas

• «The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.» (No se pudo conectar el calendario.) Revisa los scopes del paso 1.
• «The connection has expired — connect again.» (La conexión ha caducado.) Google rechaza el acceso. Vuelve a conectar.
• Allow writing sigue apareciendo. Google no concedió calendar.events y tasks. Añádelos y vuelve a consentir.
• «Could not load the lists.» o «Synced: X sent, Y taken over, Z failed.» El segundo es el resultado de Sync now; un fallo muestra, por tipo, el mensaje de Google.

Descubre cómo OPS une tiempo y facturación y nuestras otras integraciones para la UE.

Empieza gratis, conecta Google en tu perfil y convierte reuniones en registros de tiempo con un clic.