Cómo conectar tu buzón de Google Workspace a Xcellerate OPS

¿Tu equipo trabaja con Google Workspace? Conecta tu buzón de Gmail, por ejemplo support@, a Xcellerate OPS y cada correo nuevo se convierte en un ticket. Las respuestas se enlazan con el ticket correcto y tus técnicos contestan desde ese mismo buzón. La conexión usa la API de Gmail con autenticación moderna, sin contraseña IMAP ni SMTP.

TL;DR

• Activa la API de Gmail en Google Cloud, crea un cliente OAuth y añade el URI de redirección que muestra OPS.
• Introduce el ID de cliente, el secreto y la dirección del buzón en OPS y haz clic en Connect mailbox (conectar buzón), con la sesión iniciada como el propio buzón.
• OPS busca correo nuevo cada 5 minutos. Los correos procesados pasan a la papelera de Gmail.

Antes de empezar

• Eres administrador del espacio de trabajo en OPS; solo ellos configuran el buzón.
• Tienes acceso a un proyecto de Google Cloud donde activar la API de Gmail y crear un cliente OAuth.
• Puedes iniciar sesión como el propio buzón. Para conectar support@, inicias sesión como support@.

Paso 1: añade Google Workspace a la categoría Mailbox

Abre Settings (ajustes) → Data and security (datos y seguridad) → Integrations (integraciones) y coloca la tarjeta Google Workspace en la categoría Mailbox (buzón); si no, aparece desactivado en la página de correo. El botón Open e-mail settings (abrir ajustes de correo) te lleva allí.

Paso 2: elige Google Workspace como proveedor de correo

Abre Customer channels (canales de clientes) → Email (correo) y en Mail provider (proveedor de correo) elige Google Workspace. La página muestra el URI de redirección para Google Cloud.

La página de correo con la elección entre Microsoft 365, Google Workspace y SMTP/IMAP, antes de conectar ningún buzón.

Paso 3: prepara Google Cloud

1. Activa la API de Gmail en tu proyecto de Google Cloud.
2. Configura la pantalla de consentimiento de OAuth.
3. Crea un cliente OAuth y añade el URI de redirección que muestra OPS: https://<host-de-tu-espacio>/settings/email/oauth/google/callback.

OPS solicita los ámbitos gmail.modify, gmail.send y userinfo.email, con acceso sin conexión.

Paso 4: introduce los datos en OPS

Rellena Client ID (ID de cliente), Client secret (secreto de cliente) y Mailbox address (dirección del buzón). Marca Send replies (enviar respuestas) y Mail-to-ticket (correo a ticket). Si quieres registrar automáticamente a los remitentes desconocidos como contactos, activa también esa opción. Guarda.

Paso 5: conecta y prueba

Haz clic en Connect mailbox, inicia sesión con la cuenta del buzón y aprueba los permisos de Gmail. Google muestra esta pantalla en cada conexión. Vuelves con la confirmación «Mailbox connected.»

Después haz clic en Test connection (probar conexión), que indica con qué cuenta está conectado OPS. Luego usa Run diagnostics (ejecutar diagnóstico) y Send test message (enviar mensaje de prueba), responde a la prueba y comprueba que aparece un ticket.

Qué ocurre después de conectar

• Entrante: cada 5 minutos, hasta 20 mensajes no leídos de la bandeja de entrada se convierten en tickets o se enlazan con un ticket existente si el asunto contiene «[#123]».
• Se conservan los adjuntos y las imágenes insertadas. Las respuestas automáticas se filtran y se listan durante 30 días.
• Saliente: las respuestas salen como «Re: [#123] Título», con el nombre del remitente o el de tu espacio de trabajo. Se admiten CC y CCO.

Conviene saber

• Un buzón por espacio de trabajo.
• Los correos procesados salen de la bandeja de entrada. Pasan a la papelera de Gmail, donde Google los guarda 30 días.
• Sin buzones compartidos ni delegados. Gmail solo lee la cuenta que dio el consentimiento. Si la dirección del buzón es distinta de la cuenta conectada, la página te avisa y la comprobación del buzón en el diagnóstico falla. Conéctate con la dirección correcta o vacía el campo.
• Plan Free: cada correo saliente lleva un pequeño pie «Powered by Xcellerate OPS™». Los planes de pago envían sin él.

Solución de problemas

• La prueba indica que el correo se lee desde otra cuenta: iniciaste sesión con la cuenta equivocada. Vuelve a conectar con la sesión iniciada como el buzón que quieres usar.
• La autorización guardada ya no es válida: vuelve a conectar el buzón.
• El diagnóstico pide revisar los permisos de la API: comprueba los ámbitos de Gmail del cliente OAuth y el consentimiento.
• Autorización cancelada: se cerró la pantalla de Google sin aprobar. Inténtalo de nuevo.

El registro de actividad muestra durante 30 días cada llamada a la API de Gmail y la respuesta de Google.

Más información en service desk y integraciones UE.

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