Sincroniza el calendario de Outlook, To Do y Planner con Xcellerate OPS

Conecta tu cuenta de Microsoft 365 con Xcellerate OPS y tus reuniones de Outlook aparecen detrás de tu parte de horas, a un clic de un registro de tiempo. Con la escritura permitida, tu trabajo planificado llega a Outlook, Microsoft To Do o Planner, y lo que marques o muevas allí vuelve a OPS. Para administradores de MSP que lo configuran una vez y técnicos que luego se conectan.

TL;DR

• Administrador, una vez: añade los permisos de calendario y tareas al registro de aplicación del inicio de sesión de Microsoft en Microsoft Entra ID. La configuración en un clic solo cubre el inicio de sesión.
• Cada usuario: perfil → Connected calendar → Connect Microsoft 365 y luego Allow writing.
• Sincronización cada 5 minutos. De Microsoft solo vuelven «hecho» y la fecha, nunca títulos.

Antes de empezar

• El inicio de sesión único de Microsoft debe estar activo en tu espacio de trabajo (Settings → Integrations, Ajustes → Integraciones). El calendario reutiliza ese registro de aplicación. Sin él, la sección Connected calendar (Calendario conectado) no aparece.
• Cada técnico o administrador conecta su propia cuenta. Nadie conecta ni ve el calendario de otra persona.
• Para Planner, el usuario debe pertenecer a un grupo de Microsoft 365 que ya tenga un plan. OPS nunca crea planes.

Paso 1 (administrador): añade los permisos de Graph

La configuración de Entra en un clic solo añade openid, profile y email. Los permisos de calendario y tareas se añaden a mano.

1. En Microsoft Entra ID, abre el registro de aplicación que tu espacio de trabajo usa para el inicio de sesión de Microsoft.
2. Ve a API permissions → Microsoft Graph → Delegated permissions.
3. Para ver reuniones en el parte de horas: openid, email, profile, offline_access, Calendars.Read.
4. Para sincronizar el trabajo planificado, añade también: Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite.

El consentimiento del administrador depende de la directiva de tu inquilino de Entra. No hace falta otro redirect URI: el consentimiento vuelve por el callback ya registrado (https://auth.<platform-domain>/sso/microsoft/callback).

Paso 2 (cada usuario): conecta tu cuenta

1. Abre tu perfil y ve a Connected calendar.
2. Haz clic en Connect Microsoft 365 (Conectar Microsoft 365), elige tu cuenta y da tu consentimiento.

Paso 3: permite la escritura y elige destinos

1. Haz clic en Allow writing (Permitir escritura) y vuelve a dar tu consentimiento (permisos más amplios).
2. En Your planned work, in your calendar and task lists (Tu trabajo planificado), elige para Project tasks (tareas de proyecto), CRM follow-ups (seguimientos de CRM) y Ticket reminders (recordatorios de tickets) un destino o Do not sync (No sincronizar):
   • Outlook calendar: un calendario (el principal por defecto; solo los editables) y un recordatorio (ninguno, a la hora, 15 min, 30 min, 1 h o 1 día).
   • Microsoft To Do (Outlook tasks): elige una lista o deja la predeterminada. OPS crea entonces una lista «Xcellerate OPS».
   • Planner (Loop task list): elige un plan. Es obligatorio. Las tareas van a un depósito (bucket) «Xcellerate OPS».
3. Haz clic en Save (Guardar; la primera sincronización arranca en segundo plano) o Sync now (Sincronizar ahora).

Qué ocurre después de conectar

• Reuniones (lectura): la semana en pantalla se obtiene en directo y se guarda en caché unos 5 minutos, nunca se almacena. Los eventos cancelados y «libres» se ocultan.
• Trabajo planificado (hacia Microsoft): solo tus elementos con fecha. Las tareas de proyecto pasan a ser entradas de día completo (libre). Tus tareas de CRM abiertas y llamadas o reuniones planificadas pasan a ser entradas con hora (ocupado). Los recordatorios de tus tickets pasan a ser franjas de 15 minutos. OPS escribe título, notas y un enlace de vuelta.
• Cambios (de vuelta a OPS): solo «hecho» y la fecha, nunca títulos; un calendario solo devuelve una fecha movida. Gana el cambio más reciente por campo.
• Frecuencia: cada 5 minutos, al guardar, con Sync now y al abrir la página si la última sincronización es antigua.
• Hecho en OPS: marcado en To Do o Planner; la entrada del calendario queda como historial. Fecha quitada, reasignado o eliminado en OPS: se quita en Microsoft.

Conviene saber

• Una conexión de calendario por persona, Microsoft o Google. Solo para espacios de trabajo con inicio de sesión de Microsoft.
• Lo eliminado en Microsoft no se vuelve a crear. Reabrir una tarea en To Do no la reabre en OPS.
• Cambiar el destino de un tipo quita los elementos de OPS del destino anterior.
• Disconnect (Desconectar) no elimina nada en Microsoft. Conectar otra cuenta restablece tus opciones.

Solución de problemas

• «The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.» (No se pudo conectar el calendario.) Revisa los permisos de Graph del paso 1.
• «The connection has expired — connect again.» (La conexión ha caducado.) Vuelve a conectar.
• Allow writing sigue apareciendo. Microsoft no concedió Calendars.ReadWrite y Tasks.ReadWrite. Añádelos y vuelve a consentir.
• «Synced: X sent, Y taken over, Z failed.» El resultado de Sync now. Un fallo muestra, por tipo, el mensaje de Microsoft Graph.

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