Leadformulieren op je website koppelen aan Xcellerate OPS

Met leadformulieren bouw je een contactformulier in Xcellerate OPS en zet je het met één regel code op je eigen website. Elke inzending komt in je CRM terecht als prospectbedrijf, contact en nieuwe deal in de pijplijn die jij kiest, met het bericht op de tijdlijn. Deze gids is voor beheerders bij MSP's en dienstverlenende kmo's die aanvragen van hun website meteen in hun salesproces willen.

TL;DR

• Ga naar Instellingen → Klantkanalen → Leadformulieren op de website en klik op Nieuw formulier.
• Kies je velden en je pijplijn, en plak één <script>-tag op je website.
• Elke inzending wordt een prospectbedrijf, een contact en een deal. Er wordt nooit een ticket aangemaakt.

Voor je begint

• Je hebt de rol admin in je OPS-werkruimte.
• Je kan een <script>-tag toevoegen aan je website, zelf of via je webbouwer.
• Optioneel: aangepaste CRM-velden in de instellingen, als je formuliervelden daaraan wil koppelen.
• Optioneel: een eigen pijplijn en dealbron, als je de standaardwaarden niet wil gebruiken.

Een leadformulier instellen

Stap 1: maak een nieuw formulier aan

Ga naar Instellingen → Klantkanalen → Leadformulieren op de website en klik op Nieuw formulier.

De pagina Leadformulieren op de website met één formulier in de lijst, de embedcode vervaagd en de knop Nieuw formulier.

Stap 2: geef het formulier een naam en tekst

Vul een naam in. Voeg eventueel een Introtekst toe en een eigen Knoptekst.

Stap 3: kies de velden

Onder Velden voeg je velden toe met Standaardveld toevoegen…: Naam, E-mail, Bedrijf, Telefoon en Bericht. Met Aangepast veld toevoegen… koppel je een formulierveld aan een aangepast veld van een bedrijf, contact of deal. Vink Verplicht aan waar nodig. Naam en E-mail zijn altijd verplicht. Een formulier telt maximaal 40 velden.

Stap 4: kies de pijplijn

Kies bij Pijplijn waar nieuwe deals terechtkomen. Laat je het leeg, dan gebruikt OPS de Standaardpijplijn. Je kan ook een dealbron kiezen. Standaard is dat "Website".

Stap 5: activeer en sla op

Zet Ingeschakeld aan en sla het formulier op.

Stap 6: plaats het op je website

Kopieer de embedcode van het formulier en plak ze op je website:

<script src="https://<your-workspace-host>/lead-form/widget.js?k=<form-key>" async></script>

Test het formulier met Voorbeeld. Dat werkt ook als het formulier nog niet ingeschakeld is.

Wat er gebeurt na het koppelen

Bij elke inzending:

• Contact en bedrijf: OPS zoekt eerst een contact met hetzelfde e-mailadres. Zo niet, dan een bedrijf met dezelfde naam. Anders maakt OPS een nieuw prospectbedrijf aan, met de naam van de persoon als er geen bedrijf is ingevuld, plus een nieuw contact.
• Deal: er komt een deal "Lead: ()" in de eerste open fase van de gekozen pijplijn, met het bericht als notitie en de gekozen bron.
• Aangepaste velden: waarden worden bewaard op het bedrijf, het contact of de deal. Een waarde van het verkeerde type wordt overgeslagen, de lead blijft behouden.
• Opvolging: op de tijdlijn verschijnt een notitie "Lead form: ", de teller van inzendingen stijgt en er vertrekt een event dat een opportuniteit is aangemaakt. Dat event kan meldingen, webhooks en automatiseringen starten.

Lees meer over de pipeline in sales en facturatie en over automatisering in OPS.

Goed om te weten

• Alleen CRM, geen ticket. Een inzending maakt een bedrijf, contact en deal aan, nooit een ticket.
• Zwevende knop. De code toont een zwevende knop die het formulier in een paneel opent. Het is geen formulier dat in je pagina zelf staat.
• Limiet: maximaal 10 inzendingen per minuut per IP-adres van een bezoeker.
• Uitschakelen of verwijderen. Schakel je een formulier uit, dan verdwijnt de knop. Verwijder je het, dan werkt de embedcode niet meer.

Probleemoplossing

• Er komt niets binnen. Controleer of het formulier ingeschakeld is en of de sleutel in de code klopt. Kijk ook na of de inzending als spam werd gezien: een verborgen honeypotveld en je spamregels voor e-mail in de instellingen zijn van toepassing. Spam krijgt gewoon een "OK"-antwoord, dus de bezoeker ziet geen fout.
• Foutmelding bij het opslaan van het formulier ("Unknown custom field mapping.", "Unknown form field." of "Unknown deal source."): controleer het gekozen aangepaste veld, formulierveld of de dealbron.

Aan de slag

Wil je aanvragen van je website meteen in je pijplijn zien? Start gratis en maak je eerste leadformulier aan.