Persoonlijke boekingspagina's per technicus in Xcellerate OPS

Geef elke technicus een persoonlijke, publieke link waar klanten en prospects zelf een afspraak boeken in een vrij slot. Elke boeking opent een ticket voor die technicus en verschijnt op de CRM-tijdlijn van de klant. Handig voor MSP's en servicebedrijven die minder heen-en-weer willen mailen over een geschikt moment.

TL;DR

• Instellingen → Klantkanalen → Boekingspagina's → Nieuwe pagina, één pagina per technicus.
• Stel werkdagen, uren, duur, voorlooptijd en horizon in en deel daarna de publieke link.
• Optioneel: koppel Microsoft Teams (Graph), zodat de Outlook-bezettijden van de technicus gerespecteerd worden.

Voor je begint

• Je hebt de rol van werkruimtebeheerder nodig. Een beheerder maakt pagina's aan voor elke beheerder of technicus.
• Elke technicus kan één boekingspagina hebben.
• In een ander systeem is niets nodig. Wil je Outlook-bezettijden meenemen, dan moet de Microsoft Teams-integratie met Graph gekoppeld zijn onder Instellingen → Microsoft Teams, en moet het OPS-e-mailadres van de technicus overeenkomen met zijn Microsoft 365-mailbox.

Instellingen → Boekingspagina's met één boekingspagina van een technicus, de knop "Nieuwe pagina" en een tip om Microsoft Teams (Graph) te koppelen voor O365-bezettijden.

Stap 1: de pagina aanmaken

1. Ga naar Instellingen → Klantkanalen → Boekingspagina's.
2. Klik op Nieuwe pagina.
3. Kies de Technicus. Stel eventueel een Paginatitel in (standaard "Meeting with "), een introtekst en een kleur.

Stap 2: beschikbaarheid instellen

• Working days (werkdagen), Start en End (einde): wanneer boeken kan. Tijden volgen de tijdzone van de werkruimte.
• Durations (min) (duur): tot 6 keuzes, van 5 tot 480 minuten.
• Lead time (hours) (voorlooptijd): minimale termijn vooraf, 0 tot 168 uur (standaard 4).
• Horizon (days) (horizon): hoe ver vooruit men kan boeken, 1 tot 365 dagen (standaard 60).

Stap 3: opslaan en delen

1. Laat de pagina ingeschakeld en sla op.
2. Deel de publieke link https://<your-workspace-host>/book/<token>, bijvoorbeeld in je e-mailhandtekening.

Stap 4 (optioneel): Outlook-bezettijden respecteren

Zie je de tip "Tip: koppel Microsoft Teams (Graph) onder Instellingen → Teams…", dan houdt de pagina nog geen rekening met Outlook. Koppel de Microsoft Teams-integratie met Graph en controleer dat het e-mailadres van de technicus in OPS hetzelfde is als zijn Microsoft 365-mailbox.

Wat er gebeurt na het koppelen

• De bezoeker ziet de beschikbare dagen van de maand en de vrije slots per dag. Met Graph gekoppeld worden de Outlook-bezettijden van die dag eruit gehaald (naar best vermogen).
• De bezoeker vult naam en e-mail in, optioneel bedrijf en notities. Zijn tijdzone wordt meegenomen.
• OPS controleert het slot opnieuw en dan:
  • zoekt of maakt het de contactpersoon;
  • maakt het een ticket aan, toegewezen aan de technicus (kanaal "webmeeting");
  • bewaart het de afspraak en logt het een "meeting" op de CRM-tijdlijn;
  • start het de gebeurtenis "ticket aangemaakt".
• De bezoeker krijgt een ticketnummer op het scherm.

Goed om te weten

• Een boekingspagina stuurt zelf geen agenda-uitnodiging. De boeking staat in OPS als ticket en op de CRM-tijdlijn.
• Slots worden gedeeld met de applet "Schedule a meeting" op je website, dus er zijn geen dubbele boekingen tussen beide.
• Zonder Teams-integratie met Graph blokkeren alleen boekingen in OPS een slot.
• Schakel je een pagina uit, dan geeft de link "niet gevonden".
• Elke pagina heeft een willekeurige link van 24 tekens; verder wordt niets over de technicus getoond. Publieke pagina's zijn beperkt in aantal oproepen per minuut.

Problemen oplossen

• "This technician already has a booking page." Er kan maar één pagina per technicus zijn. Pas de bestaande pagina aan.
• "That time was just taken — please pick another slot." De bezoeker ziet dit als het slot net bezet werd. Een ander slot kiezen volstaat.
• Outlook-afspraken blokkeren geen slots. Controleer of de Teams-integratie met Graph gekoppeld is en of het e-mailadres van de technicus overeenkomt met zijn Microsoft 365-adres.

Meer over de servicedesk en onze EU-integraties.

Start gratis en deel vandaag nog de eerste boekingslink van je team.