Як підключити будь-яку поштову скриньку до Xcellerate OPS через SMTP та IMAP

Не користуєтеся Microsoft 365 чи Google Workspace або просто хочете підключити скриньку від свого хостинг-провайдера? Через SMTP та IMAP ви підключаєте майже будь-яку скриньку до Xcellerate OPS за ім’ям користувача й паролем. OPS надсилає відповіді на тікети через SMTP і забирає нові листи через IMAP, щоб створити з них тікети. Реєстрація застосунку не потрібна.

TL;DR

• У налаштуваннях пошти оберіть SMTP / IMAP як провайдера. Цей варіант доступний завжди.
• Заповніть вихідну (SMTP) і вхідну (IMAP) пошту, протестуйте й збережіть.
• OPS перевіряє нову пошту кожні 5 хвилин і видаляє оброблені листи з папки, тож використовуйте окрему скриньку для підтримки.

Перш ніж почати

• Ви адміністратор робочого простору OPS. Налаштовувати скриньку можуть лише адміністратори.
• Від поштового хостингу у вас є: сервер SMTP, порт, шифрування й облікові дані, а також сервер IMAP, порт, шифрування, облікові дані й папка.
• Сервер IMAP має дійсний сертифікат TLS. OPS це перевіряє.
• Бажано окрема скринька чи папка для підтримки, бо оброблені листи видаляються.

Крок 1: оберіть SMTP / IMAP

Відкрийте Customer channels (канали клієнтів) → Email (пошта) і в розділі Mail provider (поштовий провайдер) оберіть SMTP / IMAP. Картка на сторінці інтеграцій для цього не потрібна.

Сторінка пошти з вибором між Microsoft 365, Google Workspace і SMTP/IMAP та порожніми полями вихідної й вхідної пошти.

Крок 2: налаштуйте вихідну пошту

У блоці Outgoing email (SMTP) (вихідна пошта) позначте Enabled (увімкнено) і заповніть:

• From address (адреса відправника) і From name (ім’я відправника)
• SMTP host
• Port (порт) і Encryption (шифрування), типово 587 з TLS
• Username (ім’я користувача) і Password (пароль)

Натисніть Test connection (перевірити з’єднання). У разі успіху з’явиться «SMTP connection successful.», інакше — текст помилки вашого поштового сервера.

Крок 3: налаштуйте вхідну пошту

У блоці Incoming email (IMAP) (вхідна пошта) позначте Enabled і заповніть:

• IMAP host
• Port і Encryption, типово 993 з SSL
• Username і Password. Якщо залишити ім’я користувача порожнім, OPS використає адресу відправника.
• Folder (папка), типово INBOX

За бажанням позначте Auto-register unknown senders as contacts on their first message (автоматично реєструвати невідомих відправників як контакти). Збережіть.

Крок 4: синхронізуйте й протестуйте

Натисніть Sync inbox now (синхронізувати зараз), щоб одразу забрати пошту. Потім скористайтеся Run diagnostics (запустити діагностику) і Send test message (надіслати тестовий лист). Дайте відповідь на тестовий лист і перевірте, що з’явився тікет.

Що відбувається після підключення

• Вхідні: кожні 5 хвилин або одразу через Sync inbox now до 20 непрочитаних листів у вибраній папці стають тікетами. Тема з «[#123]» додається до тікета 123.
• Вкладення та вбудовані зображення зберігаються. Автовідповіді відфільтровуються й показуються у списку 30 днів.
• OPS запобігає дублюванню тікетів.
• Вихідні: публічні відповіді надсилаються як «Re: [#123] Назва» з іменем відправника або назвою робочого простору.

Варто знати

• Одна скринька на робочий простір.
• Оброблені листи видаляються з папки IMAP. Вони не потрапляють до кошика, тож використовуйте окрему скриньку чи папку для підтримки.
• Вхід за паролем: якщо ваш провайдер вимкнув вхід за паролем, сервер відхилить з’єднання. Для Microsoft 365 чи Google Workspace тоді використовуйте їхню окрему інтеграцію.
• Неправильна назва папки? Тоді скринька виглядає порожньою. Діагностика розрізняє ці випадки.
• Якщо під час збереження залишити поле пароля порожнім, збережений пароль лишається.
• Тариф Free: кожен вихідний лист має невеликий підпис «Powered by Xcellerate OPS™». Платні тарифи надсилають без нього.

Усунення несправностей

• Тест SMTP не проходить: прочитайте помилку поштового сервера й перевірте хост, порт, шифрування та облікові дані.
• Діагностика повідомляє про проблему з IMAP: перевірте хост, порт, шифрування, облікові дані й назву папки. У разі успіху діагностика показує кількість непрочитаних листів.
• Тікети не створюються або відповіді не надсилаються: перевірте, чи увімкнено вхідну й вихідну пошту. Діагностика попереджає, якщо щось вимкнено.
• Синхронізація не запускається: спершу увімкніть вхідну пошту й збережіть.

Більше про пошту як канал — на сторінці служби підтримки, а всі підключення — в інтеграціях для ЄС.

Хочете, щоб скринька підтримки вже сьогодні давала тікети? Почніть безкоштовно і підключіть її через SMTP та IMAP.