Початок роботи28 вер. 2026 р.
Багато сервісних компаній працюють із набором інструментів, який розростався роками: поштова скринька або helpdesk для запитів, інструмент для проєктів, застосунок для обліку часу, програма для пропозицій і рахунків, а ще таблиця, яка все це поєднує. Кожен інструмент окремо працює. Проблема між ними. Години вносять двічі, інформація губиться під час копіювання, а наприкінці місяця хтось збирає час для виставлення рахунків.
Xcellerate OPS є сервісною платформою, яка починається зі служби підтримки й зростає разом із Вашою компанією: проєкти, бюджети, пропозиції, облік часу та рахунки. Її розробляють і обслуговують в ЄС, і вона створена для сервісних команд по всій Європі, від ІТ-сервісних компаній і системних інтеграторів до агенцій, консалтингових фірм і компаній технічного обслуговування.
1. Усі запити в одній службі підтримки
Ваші клієнти звертаються так, як їм зручно. В OPS ці канали потрапляють до однієї служби підтримки й стають тікетами:
- електронна пошта через Microsoft 365, Google Workspace або будь-яку скриньку SMTP/IMAP;
- Microsoft Teams, WhatsApp і чат на вебсайті;
- телефонія: Ви підключаєте свою телефонну станцію.
Кожен тікет має статус, пріоритет, клієнта, відповідальну особу та терміни SLA. Підтримка ШІ попередньо сортує запити, готує чернетки відповідей, підсумовує довгі листування й перевіряє якість. Для кожної дії Ви визначаєте, наскільки самостійно може працювати ШІ.
Як підключити поштову скриньку, Teams, WhatsApp і чат, показано в інструкції Підключіть пошту, Teams, WhatsApp і чат до Xcellerate OPS.
2. Проєкти, пропозиції та договори
Не кожна робота є тікетом. Для більших замовлень Ви плануєте проєкти із завданнями та бюджетами. У продажах Ви керуєте воронкою продажів, створюєте комерційні пропозиції та укладаєте договори. Пропозицією можна поділитися як посиланням. Ваш клієнт приймає її онлайн намальованим або набраним підписом, разом із підтвердженням згоди.
Ви вмикаєте лише ті модулі, які Вам потрібні. Усе інше не з'являється в меню, доки Ви це не активуєте.
3. Облік часу без подвійної роботи
Час фіксується там, де відбувається робота: таймером просто в тікеті або в завданні проєкту, чи згодом у табелі.
- Тижневий огляд по команді показує для кожної людини загальний час і частку, що підлягає оплаті, поруч.
- Табелі йдуть на затвердження до керівника команди перед виставленням рахунків. За бажанням Ви виставляєте рахунки лише за затверджений час.
- З датою блокування записи вже не можна змінити після нарахування зарплати або виставлення рахунків, навіть адміністраторам.
- Для робочого часу є також початок і кінець робочого дня, перерви, незмінний журнал змін та експорт для нарахування зарплати.
Докладніше: Облік часу, табелі та затвердження в Xcellerate OPS.
4. Від зафіксованого часу до рахунку
Зафіксовані й затверджені години потрапляють у виставлення рахунків, і нікому не треба передруковувати цифри з таблиці. Для онлайн-платежів можна підключити платіжних провайдерів, як-от Mollie, Stripe і PayPal.
Перед переходом перевірте разом із нами, які інтеграції з бухгалтерією та електронними рахунками Вам потрібні. Ми відверто скажемо, що OPS уміє сьогодні, а що ні.
5. Одна команда, багато мов
Інтерфейс для працівників доступний 25 мовами. Кожен працює своєю мовою, зі своїм форматом дати та своїм часовим поясом. Це допомагає командам з офісами в кількох країнах і колегам, для яких українська не є першою мовою.
6. Дані в Європі, доступ під контролем
- OPS розробляє та розміщує в ЄС компанія RMM Labs, європейський розробник програмного забезпечення.
- Кожен робочий простір має власну ізольовану базу даних.
- Вхід через Microsoft або Google (єдиний вхід) і багатофакторна автентифікація.
- Команди й права визначають, хто що бачить і редагує.
Які обов'язки має Ваша компанія щодо захисту даних, з'ясуйте зі своїм консультантом із захисту даних. OPS дає Вам для цього інструменти.
7. Як успішно перейти
Більшість команд не переходять за один день. Ось як може виглядати перехід:
- Створіть безкоштовний робочий простір. Майстер налаштування ставить кілька запитань про Вашу компанію та вмикає відповідні модулі. Перші кроки описано в статті Ваша перша година в Xcellerate OPS.
- Перенесіть дані. Клієнтів і контакти Ви імпортуєте через CSV. Для даних про час із Clockify є інструкція: Імпорт клієнтів через CSV і перехід на PSA. Якщо Ваші дані надходять з іншої системи, імпорт ми виконаємо за Вас. Ми пропонуємо імпорт із понад 20 платформ.
- Почніть з однієї команди. Спершу візьміть одну команду або один канал, наприклад скриньку підтримки, а потім розширюйте.
- Безкоштовна консультація з налаштування. Під час відеодзвінка ми разом із Вами налаштовуємо OPS і відповідаємо на Ваші запитання.
