Outlook-Kalender, To Do und Planner mit Xcellerate OPS synchronisieren

Verbinden Sie Ihr Microsoft 365-Konto mit Xcellerate OPS, und Ihre Outlook-Termine erscheinen hinter Ihrem Stundenzettel, einen Klick von einem Zeiteintrag entfernt. Mit Schreibrecht landet Ihre geplante Arbeit in Outlook, Microsoft To Do oder Planner, und was Sie dort abhaken oder verschieben, kommt in OPS an. Für MSP-Admins, die es einmal einrichten, und Techniker, die sich danach selbst verbinden.

TL;DR

• Admin, einmalig: die Kalender- und Aufgabenberechtigungen in der App-Registrierung der Microsoft-Anmeldung in Microsoft Entra ID ergänzen. Die Entra-Einrichtung mit einem Klick deckt nur die Anmeldung ab.
• Jeder Benutzer: Profil → Connected calendar → Connect Microsoft 365, danach Allow writing.
• Die Synchronisierung läuft alle 5 Minuten. Aus Microsoft kommen nur „erledigt“ und das Datum zurück, nie Titel.

Bevor Sie beginnen

• Microsoft Single Sign-on muss für Ihren Workspace aktiv sein (Settings → Integrations, Einstellungen → Integrationen). Die Kalenderverbindung nutzt dieselbe App-Registrierung. Ohne sie erscheint der Abschnitt Connected calendar (Verbundener Kalender) nicht.
• Jeder Mitarbeitende (Admin oder Techniker) verbindet sein eigenes Konto. Die Verbindung ist persönlich: Niemand verbindet oder sieht den Kalender eines anderen.
• Für Planner muss der Benutzer Mitglied einer Microsoft 365-Gruppe sein, die bereits einen Plan hat. OPS legt nie selbst Pläne an.

Schritt 1 (Admin): Graph-Berechtigungen zur App-Registrierung hinzufügen

Die Entra-Einrichtung mit einem Klick für Single Sign-on fügt nur openid, profile und email hinzu. Die Kalender- und Aufgabenberechtigungen ergänzen Sie von Hand.

1. Öffnen Sie in Microsoft Entra ID die App-Registrierung, die Ihr Workspace für die Microsoft-Anmeldung nutzt.
2. Gehen Sie zu API permissions → Microsoft Graph → Delegated permissions.
3. Für Termine im Stundenzettel: openid, email, profile, offline_access, Calendars.Read.
4. Für die Synchronisierung geplanter Arbeit zusätzlich: Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite.

Ob eine Administratorzustimmung nötig ist, hängt von der Richtlinie Ihres Entra-Tenants ab. Eine zusätzliche Redirect-URI ist nicht nötig: Die Zustimmung kehrt über den bereits registrierten Callback zurück (https://auth.<platform-domain>/sso/microsoft/callback).

Schritt 2 (jeder Benutzer): Konto verbinden

1. Öffnen Sie Ihr Profil und gehen Sie zu Connected calendar.
2. Klicken Sie auf Connect Microsoft 365 (Microsoft 365 verbinden), wählen Sie Ihr Konto und stimmen Sie zu.

Schritt 3: Schreiben erlauben und Ziele wählen

1. Klicken Sie auf Allow writing (Schreiben erlauben) und stimmen Sie erneut zu (weitergehende Berechtigungen).
2. Wählen Sie unter Your planned work, in your calendar and task lists (Ihre geplante Arbeit in Kalender und Aufgabenlisten) für jede Art (Project tasks / Projektaufgaben, CRM follow-ups / CRM-Nachfassaktionen, Ticket reminders / Ticket-Erinnerungen) ein Ziel oder Do not sync (Nicht synchronisieren):
   • Outlook calendar: einen Kalender (standardmäßig den Hauptkalender; nur bearbeitbare Kalender werden angezeigt) und eine Erinnerung (keine, zum Zeitpunkt, 15 Min., 30 Min., 1 Std. oder 1 Tag).
   • Microsoft To Do (Outlook tasks): eine Liste wählen oder die Vorgabe lassen. OPS legt dann eine Liste „Xcellerate OPS“ an.
   • Planner (Loop task list): einen Plan wählen. Das ist Pflicht. Aufgaben landen in einem Bucket „Xcellerate OPS“.
3. Klicken Sie auf Save (Speichern; die erste Synchronisierung startet im Hintergrund) oder auf Sync now (Jetzt synchronisieren).

Was nach dem Verbinden passiert

• Termine (lesen): Die angezeigte Woche wird live abgerufen und etwa 5 Minuten zwischengespeichert, nie gespeichert. Abgesagte und „freie“ Termine sind ausgeblendet.
• Geplante Arbeit (zu Microsoft): nur Ihre datierten Einträge. Projektaufgaben werden ganztägige Einträge (frei). Ihre offenen CRM-Aufgaben und geplanten Anrufe oder Meetings werden Einträge mit Uhrzeit (gebucht). Checklisten-Erinnerungen Ihrer Tickets werden 15-Minuten-Slots. OPS schreibt Titel, Notizen und einen Rücklink.
• Änderungen (zurück zu OPS): nur „erledigt“ und das Datum, nie Titel. Ein Kalender liefert nur ein verschobenes Datum zurück. Pro Feld gewinnt die neueste Änderung.
• Zeitpunkt: alle 5 Minuten, beim Speichern, bei Sync now und beim Öffnen der Seite, wenn die letzte Synchronisierung veraltet ist.
• Erledigt in OPS: in To Do oder Planner abgehakt; der Kalendereintrag bleibt als Verlauf. Datum entfernt, neu zugewiesen oder gelöscht in OPS: bei Microsoft entfernt.

Gut zu wissen

• Eine Kalenderverbindung pro Person, Microsoft oder Google. Nur für Workspaces mit Microsoft-Anmeldung.
• Ein bei Microsoft gelöschter Eintrag wird nicht neu angelegt. Eine in To Do wieder geöffnete Aufgabe wird in OPS nicht wieder geöffnet.
• Ändern Sie das Ziel einer Art, werden die OPS-Einträge aus dem alten Ziel entfernt.
• Disconnect (Trennen) löscht nichts bei Microsoft. Verbinden Sie ein anderes Konto, werden Ihre Einstellungen zurückgesetzt.

Fehlerbehebung

• „The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.“ (Der Kalender konnte nicht verbunden werden.) Prüfen Sie die Graph-Berechtigungen aus Schritt 1.
• „The connection has expired — connect again.“ (Die Verbindung ist abgelaufen.) Die Zustimmung wurde widerrufen oder ist abgelaufen. Verbinden Sie erneut.
• Allow writing wird weiter angezeigt. Microsoft hat Calendars.ReadWrite und Tasks.ReadWrite nicht erteilt. Ergänzen Sie sie und stimmen Sie erneut zu.
• „Synced: X sent, Y taken over, Z failed.“ Das Ergebnis von Sync now. Ein fehlgeschlagener Lauf zeigt pro Art die Meldung von Microsoft Graph.

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