Microsoft 365-Postfach mit Xcellerate OPS verbinden

Verbinden Sie Ihr Microsoft 365-Postfach, Ihr eigenes oder ein freigegebenes wie support@, mit Xcellerate OPS, und jede neue E-Mail wird ein Ticket. Antworten landen beim richtigen Ticket, und Ihre Techniker antworten aus demselben Postfach. Die Verbindung läuft über Microsoft Graph mit moderner Authentifizierung, OPS speichert also keine SMTP- oder IMAP-Passwörter.

TL;DR

• Registrieren Sie eine App in Microsoft Entra ID, tragen Sie die in OPS angezeigte Umleitungs-URI ein und erteilen Sie die Graph-Berechtigungen Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read und offline_access.
• Tragen Sie App-Daten und Postfachadresse in OPS ein und melden Sie sich über Connect mailbox (Postfach verbinden) an.
• OPS ruft alle 5 Minuten neue E-Mails ab. Verarbeitete E-Mails wandern in „Gelöschte Elemente“.

Bevor Sie beginnen

• Sie sind Admin Ihres OPS-Arbeitsbereichs. Nur Admins können das Postfach einrichten.
• Sie können in Microsoft Entra ID eine App registrieren und dafür einen geheimen Clientschlüssel erstellen.
• Sie haben ein Konto zur Anmeldung. Bei einem freigegebenen Postfach braucht dieses Konto in Exchange Full Access (Vollzugriff) auf das Postfach.

Schritt 1: Microsoft 365 in die Kategorie Mailbox legen

Öffnen Sie Settings (Einstellungen) → Data and security (Daten und Sicherheit) → Integrations (Integrationen). Legen Sie die Karte Microsoft 365 in die Kategorie Mailbox (Postfach). Bis dahin ist Microsoft 365 auf der E-Mail-Seite ausgegraut. Über Open e-mail settings (E-Mail-Einstellungen öffnen) auf der Karte geht es direkt weiter.

Die Integrationsübersicht mit den leeren Kategorien für Postfach, Authentifizierung, Zahlungen und Abrechnung sowie rechts dem Katalog verfügbarer Integrationen.

Schritt 2: Microsoft 365 als Mailanbieter wählen

Öffnen Sie Customer channels (Kundenkanäle) → Email (E-Mail). Wählen Sie unter Mail provider (Mailanbieter) Microsoft 365. Die Seite zeigt die Umleitungs-URI, die Sie im nächsten Schritt brauchen.

Die E-Mail-Seite mit der Auswahl zwischen Microsoft 365, Google Workspace und SMTP/IMAP, noch ohne verbundenes Postfach.

Schritt 3: App in Microsoft Entra ID registrieren

1. Legen Sie eine App-Registrierung an.
2. Tragen Sie die in OPS angezeigte Adresse als Umleitungs-URI (Typ Web) ein. Sie hat diese Form: https://<ihr-arbeitsbereich-host>/settings/email/oauth/microsoft/callback. Achtung: Das ist der Host Ihres Arbeitsbereichs, nicht der SSO-Anmeldehost.
3. Fügen Sie die delegierten Microsoft Graph-Berechtigungen Mail.ReadWrite, Mail.Send, User.Read und offline_access hinzu. Erteilen Sie die Administratorzustimmung, wenn Ihr Tenant das verlangt.
4. Erstellen Sie einen geheimen Clientschlüssel.

Schritt 4: Daten in OPS eintragen

Füllen Sie Client ID (Client-ID), Client secret (geheimer Clientschlüssel), Directory (tenant) ID (Verzeichnis-ID) und Mailbox address (Postfachadresse) aus. Das Tenant-Feld akzeptiert common oder Ihre eigene Tenant-ID. Als Postfachadresse tragen Sie zum Beispiel die freigegebene support@-Adresse ein.

Aktivieren Sie Send replies (Antworten senden) und Mail-to-ticket (E-Mail zu Ticket). Sollen neue Absender gleich im CRM stehen, aktivieren Sie auch Auto-register unknown senders as contacts on their first message (unbekannte Absender bei der ersten Nachricht automatisch als Kontakt anlegen). Speichern Sie.

Schritt 5: Verbinden und testen

Klicken Sie auf Connect mailbox und melden Sie sich mit dem Konto an, dem das Postfach gehört oder das Vollzugriff darauf hat. Sie kehren mit der Bestätigung „Mailbox connected.“ zu OPS zurück.

Klicken Sie dann auf Test connection (Verbindung testen), Run diagnostics (Diagnose ausführen) und Send test message (Testnachricht senden). Antworten Sie auf die Test-E-Mail und prüfen Sie, ob ein Ticket erscheint.

Was nach dem Verbinden passiert

• Eingehend: OPS prüft den Posteingang alle 5 Minuten. Pro Durchlauf werden bis zu 20 ungelesene Nachrichten zu Tickets. Ein Betreff mit „[#123]“ wird Ticket 123 zugeordnet. Anhänge und eingebettete Bilder werden übernommen.
• Automatische Antworten wie Abwesenheitsnotizen werden herausgefiltert und 30 Tage lang aufgelistet.
• Ausgehend: Öffentliche Antworten gehen als „Re: [#123] Titel“ vom Postfach aus und landen in „Gesendete Elemente“. Als Anzeigename erscheint der Absendername oder der Name Ihres Arbeitsbereichs.

Gut zu wissen

• Ein Postfach pro Arbeitsbereich. Sie verbinden eine einzige E-Mail-Integration.
• Verarbeitete E-Mails verlassen den Posteingang. Sie werden nach „Gelöschte Elemente“ verschoben und lassen sich dort wiederherstellen. Der Posteingang dient also nicht als Archiv.
• Freigegebenes Postfach: Weicht die Postfachadresse vom angemeldeten Konto ab, liest und sendet OPS als dieses freigegebene Postfach.
• Free-Tarif: Jede ausgehende E-Mail trägt eine kleine Fußzeile „Powered by Xcellerate OPS™“. Bezahlte Tarife senden ohne.
• Lehnt Exchange eine abweichende Absenderadresse ab, sendet OPS die E-Mail ohne diese erneut.

Fehlerbehebung

• Das angemeldete Konto kann das Postfach nicht öffnen: Erteilen Sie ihm in Exchange Vollzugriff auf das freigegebene Postfach und führen Sie die Diagnose erneut aus.
• Dem Token fehlt eine Berechtigung: Fügen Sie sie der App-Registrierung hinzu und stimmen Sie über Reconnect mailbox (Postfach erneut verbinden) erneut zu.
• Die gespeicherte Autorisierung ist nicht mehr gültig: Klicken Sie auf Reconnect mailbox.
• Das Aktivitätsprotokoll zeigt „0 unread visible“, obwohl das Postfach voll ist: OPS zeigt auf das falsche Postfach oder es fehlen Berechtigungen.

Mehr zum E-Mail-Eingang und zur eingebauten Diagnose finden Sie auf der Seite Service Desk, alle Anbindungen unter EU-Integrationen.

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