Google Kalender und Google Tasks mit Xcellerate OPS synchronisieren

Verbinden Sie Ihr Google-Konto mit Xcellerate OPS, und Ihre Termine aus Google Calendar erscheinen hinter Ihrem Stundenzettel, einen Klick von einem Zeiteintrag entfernt. Mit Schreibrecht landet Ihre geplante Arbeit in Google Calendar oder Google Tasks, und was Sie dort erledigen oder verschieben, kommt in OPS an. Für MSP-Admins, die es einmal einrichten, und Techniker, die sich danach selbst verbinden.

TL;DR

• Admin, einmalig: Kalender- und Aufgaben-Scopes zum OAuth-Zustimmungsbildschirm der Google-Anmeldung hinzufügen und die Calendar- und Tasks-API aktivieren.
• Jeder Benutzer: Profil → Connected calendar → Connect Google, danach Allow writing.
• Die Synchronisierung läuft alle 5 Minuten. Aus Google kommen nur „erledigt“ und das Datum zurück, nie Titel.

Bevor Sie beginnen

• Google Single Sign-on muss für Ihren Workspace aktiv sein, mit eigenem OAuth-Client (Settings → Integrations, Einstellungen → Integrationen). Die Kalenderverbindung nutzt diesen Client. Ohne ihn erscheint Connected calendar (Verbundener Kalender) nicht.
• Sie brauchen Zugriff auf das Google Cloud-Projekt dieses OAuth-Clients.
• Jeder Mitarbeitende (Admin oder Techniker) verbindet sein eigenes Konto. Niemand sieht den Kalender eines anderen.

Schritt 1 (Admin): Scopes und APIs

1. Öffnen Sie in Google Cloud das Projekt mit dem OAuth-Client Ihrer OPS-Anmeldung.
2. Fügen Sie dem OAuth-Zustimmungsbildschirm diese Scopes hinzu:
   • Termine lesen: openid, email, https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly
   • geplante Arbeit synchronisieren, zusätzlich: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, https://www.googleapis.com/auth/tasks
3. Aktivieren Sie die Google Calendar API und die Google Tasks API im selben Projekt.

Eine zusätzliche Redirect-URI ist nicht nötig: Die Zustimmung kehrt über den bereits registrierten Callback zurück (https://auth.<platform-domain>/sso/google/callback).

Schritt 2 (jeder Benutzer): Konto verbinden

1. Öffnen Sie Ihr Profil und gehen Sie zu Connected calendar.
2. Klicken Sie auf Connect Google (Google verbinden), wählen Sie Ihr Konto und stimmen Sie zu. OPS zeigt immer Googles Zustimmungsbildschirm und Kontoauswahl.

Schritt 3: Schreiben erlauben und Ziele wählen

1. Klicken Sie auf Allow writing (Schreiben erlauben) und stimmen Sie erneut zu.
2. Wählen Sie unter Your planned work, in your calendar and task lists (Ihre geplante Arbeit in Kalender und Aufgabenlisten) für Project tasks (Projektaufgaben), CRM follow-ups (CRM-Nachfassaktionen) und Ticket reminders (Ticket-Erinnerungen) ein Ziel oder Do not sync (Nicht synchronisieren):
   • Google Calendar: einen Kalender (standardmäßig den primären; nur Kalender mit Schreibrecht werden angezeigt) und eine Pop-up-Erinnerung (keine, zum Zeitpunkt, 15 Min., 30 Min., 1 Std. oder 1 Tag).
   • Google Tasks: eine Liste wählen oder die Vorgabe lassen. OPS legt dann eine Liste „Xcellerate OPS“ an.
3. Klicken Sie auf Save (Speichern) oder Sync now (Jetzt synchronisieren).

Was nach dem Verbinden passiert

• Termine (lesen): Die angezeigte Woche wird aus Ihrem primären Kalender gelesen, etwa 5 Minuten zwischengespeichert und nie gespeichert. Abgesagte und „freie“ Termine sind ausgeblendet.
• Geplante Arbeit (zu Google): nur Ihre datierten Einträge. Projektaufgaben werden ganztägige Termine (frei). Ihre offenen CRM-Aufgaben und geplanten Anrufe oder Meetings werden Einträge mit Uhrzeit (gebucht). Checklisten-Erinnerungen Ihrer Tickets werden 15-Minuten-Slots. OPS schreibt Titel, Notizen und einen Rücklink.
• Google Tasks speichert nur ein Datum. Bei Einträgen mit Uhrzeit schreibt OPS die Uhrzeit in die Notizen („At HH:MM“).
• Änderungen (zurück zu OPS): nur „erledigt“ und das Datum, nie Titel. Aus dem Kalender kommt ein verschobenes Datum zurück; ein gelöschter Termin wird losgelassen. Pro Feld gewinnt die neueste Änderung.
• Zeitpunkt: alle 5 Minuten, beim Speichern, bei Sync now und beim Öffnen der Seite, wenn die letzte Synchronisierung veraltet ist.
• Erledigt in OPS: in Google Tasks erledigt; der Kalendertermin bleibt. Datum entfernt, neu zugewiesen oder gelöscht in OPS: bei Google entfernt.

Gut zu wissen

• Eine Kalenderverbindung pro Person, Google oder Microsoft. Nur für Workspaces mit Google-Anmeldung.
• Ein in Google Tasks verschobener Eintrag mit Uhrzeit kommt als Tag zurück und behält seine OPS-Uhrzeit.
• Ein bei Google gelöschter Eintrag wird nicht neu angelegt. Eine in Google Tasks wieder geöffnete Aufgabe wird in OPS nicht wieder geöffnet.
• Ändern Sie das Ziel einer Art, werden die OPS-Einträge aus dem alten Ziel entfernt.
• Disconnect (Trennen) löscht nichts bei Google. Verbinden Sie ein anderes Konto, werden Ihre Einstellungen zurückgesetzt.

Fehlerbehebung

• „The calendar could not be connected. Ask your administrator whether the calendar permission is on the sign-in registration.“ (Der Kalender konnte nicht verbunden werden.) Prüfen Sie die Scopes aus Schritt 1.
• „The connection has expired — connect again.“ (Die Verbindung ist abgelaufen.) Google verweigert den Zugriff. Verbinden Sie erneut.
• Allow writing wird weiter angezeigt. Google hat calendar.events und tasks nicht erteilt. Ergänzen Sie sie und stimmen Sie erneut zu.
• „Could not load the lists.“ oder „Synced: X sent, Y taken over, Z failed.“ Letzteres ist das Ergebnis von Sync now; ein fehlgeschlagener Lauf zeigt pro Art die Meldung von Google.

Lesen Sie auch, wie OPS Zeit und Abrechnung zusammenführt, und entdecken Sie unsere anderen EU-Integrationen.

Kostenlos starten, Google im Profil verbinden und Termine mit einem Klick in Zeiteinträge verwandeln.