Odoo mit Xcellerate OPS verbinden: Rechnungen automatisch in Odoo

Verbinden Sie Odoo mit Xcellerate OPS, und jede Rechnung, die Sie in OPS versenden, erscheint automatisch als Kundenrechnung in Odoo. Das funktioniert mit Odoo auf odoo.com und mit einem selbst gehosteten Odoo. Diese Anleitung richtet sich an Admins von IT-MSPs und Dienstleistungsunternehmen, die ihre Buchhaltung in Odoo führen.

TL;DR

• Sie brauchen Odoo-URL, Datenbankname, Login und API-Schlüssel sowie die Admin-Rolle in OPS.
• Wechselt eine Rechnung von Entwurf zu versendet, legt OPS sie als Kundenrechnung in Odoo an.
• Prüfen Sie nach der ersten Synchronisierung die USt in Odoo: OPS sendet keine Steuercodes.

Bevor Sie beginnen

• Sie sind Admin Ihres OPS-Workspaces.
• Ihr Odoo ist per HTTPS aus dem Internet erreichbar und hat die App Rechnungsstellung oder Buchhaltung. Für den Angebotsimport brauchen Sie zusätzlich die App Verkauf.
• Sie kennen den Datenbanknamen und das Login (E-Mail oder Benutzername) des Odoo-Benutzers für die Integration.
• Dieser Benutzer darf Rechnungen und Partner anlegen und Verkaufsaufträge lesen.
• Externe E-Rechnungsstellung ist in OPS nicht eingeschaltet. Solange sie aktiv ist, gilt die Odoo-Integration nicht.

Odoo in 6 Schritten verbinden

Schritt 1: API-Schlüssel in Odoo anlegen

Legen Sie in Odoo einen API-Schlüssel für den Integrationsbenutzer an. Meist geht das in den Benutzereinstellungen unter Kontosicherheit. Das genaue Menü kann je nach Odoo-Version abweichen.

Schritt 2: Integrationsübersicht in OPS öffnen

Gehen Sie zu Settings (Einstellungen) → Integrations (Integrationen). Gibt es in der Spalte Billing (Abrechnung) noch keine Odoo-Karte, fügen Sie Odoo aus dem Katalog hinzu.

Die Integrationsübersicht mit leeren Kategorien (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) und rechts dem Katalog der verfügbaren Integrationen.

Schritt 3: Zugangsdaten eintragen

Füllen Sie auf der Odoo-Karte URL (zum Beispiel https://mycompany.odoo.com), Database, Login und API key aus. Diese Feldnamen erscheinen in jeder Sprache auf Englisch. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Schritt 4: Verbindung testen

Klicken Sie auf Test connection (Verbindung testen). Bei Erfolg zeigt die Bestätigung die Benutzer-ID (uid) Ihres Odoo-Benutzers.

Schritt 5: Odoo als Push-Ziel festlegen

Klicken Sie auf Use for invoice push (Für Rechnungsübertragung verwenden). Die Karte zeigt das Abzeichen Push target (Push-Ziel).

Schritt 6 (optional): Bestehende Dokumente importieren

Wählen Sie unter Manual import from Odoo (Manueller Import aus Odoo) ein From date (Startdatum). Klicken Sie auf Import companies & invoices (Firmen und Rechnungen importieren) und/oder Import quotes (Angebote importieren).

Was nach dem Verbinden passiert

• Automatische Übertragung. Wechselt eine Rechnung von Entwurf zu versendet, legt OPS in Odoo eine Kundenrechnung an: mit Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, der OPS-Rechnungsnummer als Referenz und den Positionen (Beschreibung, Menge, Netto-Einzelpreis).
• Kunden. OPS sucht den Partner über den exakten Namen. Fehlt er, legt OPS ihn als Firma an, mit USt-IdNr. und E-Mail.
• Status an der Rechnung. Jede Rechnung zeigt, ob die Synchronisierung geklappt hat, mit einer Schaltfläche für einen neuen Versuch.
• Manueller Import. Kundenrechnungen kommen mit ihrem Zahlungsstatus. Angebote stammen aus Odoo-Verkaufsaufträgen; bestätigte Aufträge werden als angenommen markiert.
• Angebote aus OPS werden nie an Odoo übertragen.

Gut zu wissen

• Prüfen Sie die USt nach der ersten Synchronisierung. OPS sendet die Positionen ohne Steuercodes. Erstellen Sie daher zuerst eine Testrechnung und kontrollieren Sie die USt in Odoo, bevor Sie voll durchstarten.
• Neue Partner werden immer als Firma angelegt, auch bei Privatpersonen. Passen Sie sie bei Bedarf in Odoo an.
• Importe erfolgen zusammengefasst: Jedes Dokument wird eine Position mit dem Nettobetrag, wobei 21 % USt angenommen werden.
• Nur ein Buchhaltungssystem empfängt Rechnungen aus OPS. Importierte Rechnungen werden nicht zurück an Odoo gesendet.
• Um die Übertragung an Odoo zu beenden, klicken Sie auf Stop invoice push (Rechnungsübertragung stoppen).
• Nach dem Speichern wird der API-Schlüssel nicht mehr angezeigt. URL, Datenbank und Login bleiben sichtbar.

Fehlerbehebung

OPS nutzt den Standard-JSON-RPC-Endpunkt von Odoo (Ihre URL gefolgt von /jsonrpc). Die Meldungen sind so zitiert, wie sie in der englischen Oberfläche erscheinen.

• Odoo authentication failed — check database, login and API key. beim Test: Prüfen Sie Datenbankname, Login und API-Schlüssel.
• Odoo authentication failed. oder Odoo RPC error bei Übertragung oder Import: Odoo lehnt die Anfrage ab. Prüfen Sie, ob der Schlüssel noch gültig ist und der Benutzer die nötigen Rechte hat.
• Configure this provider first. oder Configure and connect this provider first.: Speichern Sie zuerst Ihre Daten und testen Sie die Verbindung.
• Import failed: <error>: Lesen Sie den Fehler, beheben Sie die Ursache in Odoo und starten Sie den Import erneut.

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