Yuki mit Xcellerate OPS verbinden: Rechnungen direkt in die Buchhaltung

Verbinden Sie Ihre Yuki-Administration mit Xcellerate OPS, und jede Rechnung, die Sie in OPS versenden, wird automatisch als Verkaufsrechnung in Yuki angelegt. Doppeltes Erfassen entfällt. Diese Anleitung richtet sich an Admins von IT-MSPs und Dienstleistungsunternehmen, die ihre Buchhaltung bereits in Yuki führen.

TL;DR

• Sie brauchen einen Yuki-API-Schlüssel, die Administration ID und die Admin-Rolle in OPS.
• Wechselt eine Rechnung von Entwurf zu versendet, legt OPS sie als Verkaufsrechnung in Yuki an.
• Ein manueller Import holt bestehende Yuki-Verkaufsrechnungen und Kunden nach OPS.

Bevor Sie beginnen

• Sie sind Admin Ihres OPS-Workspaces.
• Ihr Yuki-Konto hat API-Zugriff. Sie haben einen Yuki-API-Schlüssel und die Administration ID der Administration, in die gebucht werden soll. Wo Sie beides in Yuki finden, kann variieren; fragen Sie im Zweifel die Person, die Ihr Yuki-Konto verwaltet.
• Externe E-Rechnungsstellung ist in OPS nicht eingeschaltet. Solange sie aktiv ist, gilt die Yuki-Integration nicht.
• Webhooks oder Redirect-URLs sind nicht nötig.

Yuki in 5 Schritten verbinden

Schritt 1: Integrationsübersicht öffnen

Gehen Sie in OPS zu Settings (Einstellungen) → Integrations (Integrationen). Gibt es in der Spalte Billing (Abrechnung) noch keine Yuki-Karte, fügen Sie Yuki aus dem Katalog hinzu.

Die Integrationsübersicht mit leeren Kategorien (Mailbox, Authentication, Payments, Billing) und rechts dem Katalog der verfügbaren Integrationen.

Schritt 2: Zugangsdaten eintragen

Füllen Sie auf der Yuki-Karte die Felder API key und Administration ID aus. Diese Feldnamen erscheinen in jeder Sprache auf Englisch. Klicken Sie auf Save (Speichern). OPS bestätigt, dass die Yuki-Einstellungen gespeichert sind.

Schritt 3: Verbindung testen

Klicken Sie auf Test connection (Verbindung testen). Bei Erfolg meldet OPS, dass die Verbindung zu Yuki steht.

Schritt 4: Yuki als Push-Ziel festlegen

Klicken Sie auf Use for invoice push (Für Rechnungsübertragung verwenden). Die Karte zeigt nun das Abzeichen Push target (Push-Ziel). Ab jetzt gehen finalisierte Rechnungen an Yuki.

Schritt 5 (optional): Bestehende Daten importieren

Wählen Sie unter Manual import from Yuki (Manueller Import aus Yuki) ein From date (Startdatum) und klicken Sie auf Import companies & invoices (Firmen und Rechnungen importieren).

Was nach dem Verbinden passiert

• Automatische Übertragung. Wechselt eine Rechnung in OPS von Entwurf zu versendet, auch aus einem Abrechnungsplan, legt OPS eine Verkaufsrechnung in Yuki an. Sie enthält Referenz, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, den Kunden (Name, USt-IdNr., E-Mail) und die Positionen mit Beschreibung, Menge, Netto-Einzelpreis und USt-Satz.
• Status an der Rechnung. Jede Rechnung zeigt, ob die Synchronisierung geklappt hat. Falls nicht, sehen Sie den Fehler und eine Schaltfläche für einen neuen Versuch.
• Manueller Import. Der Import holt Verkaufsrechnungen ab dem gewählten Datum, mit Positionen und Zahlungsstatus. Kunden werden über die USt-IdNr., dann über den Namen zugeordnet und neu angelegt, wenn sie fehlen. Ein erneuter Import überspringt bereits importierte Dokumente.
• Nur Rechnungen. Angebote werden weder an Yuki übertragen noch importiert, da Yuki keine Angebote kennt.

Gut zu wissen

• Es empfängt immer nur ein Buchhaltungssystem die Rechnungen aus OPS.
• Aus Yuki importierte Rechnungen werden nicht zurück an Yuki gesendet.
• Speichern Sie mit leerem Feld API key, bleibt der gespeicherte Schlüssel erhalten. Nach dem Speichern wird der Schlüssel nicht mehr angezeigt; die Administration ID bleibt sichtbar.
• Um die Übertragung an Yuki zu beenden, klicken Sie auf Stop invoice push (Rechnungsübertragung stoppen). Ist zusätzlich ein Billit-Schlüssel hinterlegt, übernimmt Billit wieder die Rechnungsübertragung.
• Tipp: Senden Sie nach dem Verbinden zuerst eine Testrechnung und prüfen Sie sie in Yuki.

Fehlerbehebung

Die Meldungen sind so zitiert, wie sie in der englischen Oberfläche erscheinen.

• Yuki responded with HTTP <code> beim Test: meist stimmt der API-Schlüssel oder die Administration ID nicht. Prüfen Sie beides und testen Sie erneut.
• Configure this provider first.: Sie testen oder importieren, bevor ein Schlüssel gespeichert ist. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie zuerst auf Save.
• Configure and connect this provider first.: Sie haben Use for invoice push gewählt, bevor die Verbindung eingerichtet war. Erledigen Sie zuerst Schritt 2 und 3.
• Import failed: <error> oder … N skipped because the customer has no name or VAT number.: Einige Dokumente haben einen Kunden ohne Namen oder USt-IdNr. Ergänzen Sie diese in Yuki und starten Sie den Import erneut.

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