PayPal mit Xcellerate OPS verbinden: Rechnungen per PayPal bezahlen lassen

Verbinden Sie Ihr eigenes PayPal-Geschäftskonto mit Xcellerate OPS, und Ihre Kunden bezahlen versendete Rechnungen mit PayPal. Das Geld geht auf Ihr PayPal-Konto. Diese Anleitung richtet sich an Admins von MSPs und Dienstleistungsunternehmen, deren Kunden lieber mit PayPal zahlen.

TL;DR

• Legen Sie im PayPal-Developer-Dashboard eine REST-App an und tragen Sie Client ID und Client secret (Client-Geheimnis) unter Integrations (Integrationen) → Payments (Zahlungen) ein.
• Testen Sie zuerst mit einer Sandbox-App und aktiviertem Use PayPal sandbox (testing) (PayPal-Sandbox verwenden, Test). Wechseln Sie danach zur Live-App.
• Bitten Sie Ihren Kunden, die Zahlung abzuschließen und zur Zahlungsseite zurückzukehren. Dann wechselt die Rechnung auf Paid (bezahlt).

Bevor Sie beginnen

• Sie sind Admin Ihres OPS-Arbeitsbereichs. Nur Admins können Zahlungsintegrationen einrichten.
• Sie haben ein PayPal-Geschäftskonto.
• Sie stellen Rechnungen direkt in OPS aus. Zahlungslinks sind nicht verfügbar, solange eine externe E-Invoicing-Plattform die integrierte Rechnungsstellung ersetzt.

Schritt 1: REST-App in PayPal anlegen

Öffnen Sie developer.paypal.com und legen Sie eine REST-App an: eine Sandbox-App zum Testen, eine Live-App für echte Zahlungen. Kopieren Sie Client ID und Secret der App. Einen Webhook oder eine Rücksprung-URL müssen Sie in PayPal nicht registrieren.

Schritt 2: PayPal in OPS hinzufügen

Gehen Sie in OPS zu Einstellungen → Integrations. Die Übersicht gruppiert Integrationen nach Kategorie, rechts steht der Katalog. Dort finden Sie PayPal mit dem Hinweis Online invoice payments (Online-Rechnungszahlungen).

Die Integrationsübersicht mit den leeren Kategorien Mailbox, Authentication, Payments und Billing sowie dem Katalog rechts.

Noch keine PayPal-Karte unter Payments? Fügen Sie PayPal aus dem Katalog zur Spalte Payments hinzu. Auf der Karte steht: "Payments via your own PayPal business account." (Zahlungen über Ihr eigenes PayPal-Geschäftskonto.)

Schritt 3: Zugangsdaten eintragen und speichern

1. Tragen Sie Client ID und Client secret ein.
2. Aktivieren Sie Use PayPal sandbox (testing) nur, wenn Sie Zugangsdaten einer Sandbox-App verwenden.
3. Klicken Sie auf Save (Speichern). Es erscheint "PayPal settings saved." (PayPal-Einstellungen gespeichert.)

PayPal ist aktiv, sobald beide Felder gespeichert sind. Die Client ID bleibt sichtbar, das Client Secret wird nie wieder angezeigt.

Schritt 4: Testen und live gehen

OPS prüft die Zugangsdaten beim Speichern nicht. Testen Sie daher zuerst:

1. Schließen Sie eine Rechnung ab, sodass sie den Status Sent (versendet) hat.
2. Öffnen Sie den Zahlungslink, wählen Sie PayPal und genehmigen Sie die Zahlung mit einem Sandbox-Testkonto.
3. Warten Sie, bis Sie wieder auf der Zahlungsseite sind, und prüfen Sie, ob die Rechnung Paid zeigt.

Alles in Ordnung? Tragen Sie die Zugangsdaten Ihrer Live-App ein, deaktivieren Sie die Sandbox und speichern Sie erneut.

Was nach dem Verbinden passiert

• Die Zahlungsseite jeder versendeten Rechnung zeigt eine PayPal-Schaltfläche.
• Die Zahlung umfasst immer den vollen Rechnungsbetrag.
• Ihr Kunde genehmigt die Zahlung bei PayPal und kehrt danach zur Zahlungsseite von OPS zurück. Dann wird die Zahlung abgeschlossen und die Rechnung wechselt auf Paid. Eine abgebrochene PayPal-Zahlung wird als fehlgeschlagen erfasst.
• Die Zahlung wird auf der Rechnung mit PayPal als Zahlungsmethode erfasst.

Gut zu wissen

• Das Geld geht auf Ihr eigenes PayPal-Konto, nicht über RMM Labs.
• Bitten Sie Zahlende, die Zahlung abzuschließen und zu warten, bis sie wieder auf der Zahlungsseite sind. Erst dann ist die Zahlung abgeschlossen.
• Die Sandbox-Einstellung muss zum App-Typ passen. Live-Zugangsdaten mit aktivierter Sandbox, oder umgekehrt, funktionieren nicht.
• Teilzahlungen sind nicht möglich.
• Disable (Deaktivieren) löscht Client ID und Client Secret. Es erscheint "PayPal disconnected." (PayPal getrennt.)
• Sie können PayPal neben Mollie und Stripe nutzen. Jeder Anbieter erscheint als eigene Schaltfläche auf der Zahlungsseite.

Fehlerbehebung

• Ihr Kunde sieht "The payment could not be started. Please try again later." (Die Zahlung konnte nicht gestartet werden.) Die PayPal-Zahlung konnte nicht erstellt werden. Prüfen Sie Client ID, Client Secret und die Sandbox-Einstellung.
• In PayPal genehmigt, in OPS nicht bezahlt. Der Zahlende ist nicht zur Zahlungsseite zurückgekehrt. Es wurde kein Geld abgebucht. Bitten Sie Ihren Kunden, über den Zahlungslink erneut zu zahlen.
• Die Karte zeigt "Not applicable while external e-invoicing is enabled." Online-Zahlungslinks funktionieren nur mit der integrierten Rechnungsstellung von OPS.

Schneller bezahlt werden

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