Primeros pasos28 sept 2026
Muchas empresas de servicios trabajan con una caja de herramientas que ha crecido con los años: un buzón o un helpdesk para las solicitudes, una herramienta de proyectos, una aplicación para registrar el tiempo, un programa para ofertas y facturas, y una hoja de cálculo que lo une todo. Cada herramienta funciona por sí sola. El problema está entre ellas. Las horas se introducen dos veces, la información se pierde al copiar y, a final de mes, alguien tiene que reunir el tiempo facturable.
Xcellerate OPS es una plataforma de servicios que empieza por el service desk y crece con su empresa: proyectos, presupuestos, ofertas, registro de tiempo y facturas. Se desarrolla y se opera en la UE y está pensada para equipos de servicios de toda Europa, desde proveedores de servicios TI e integradores de sistemas hasta agencias, consultoras y empresas de servicios técnicos.
1. Todas las solicitudes en un solo service desk
Sus clientes le escriben como mejor les conviene. En OPS, estos canales llegan al mismo service desk y se convierten en tickets:
- Correo electrónico a través de Microsoft 365, Google Workspace o cualquier buzón SMTP/IMAP;
- Microsoft Teams, WhatsApp y el chat de la web;
- Telefonía: usted conecta su centralita.
Cada ticket tiene estado, prioridad, cliente, persona responsable y plazos de SLA. La asistencia de IA preclasifica las solicitudes, redacta respuestas, resume conversaciones largas y revisa la calidad. Usted decide para cada acción con cuánta autonomía puede trabajar la IA.
Cómo conectar el buzón, Teams, WhatsApp y el chat se explica en la guía Conectar buzón, Teams, WhatsApp y chat con Xcellerate OPS.
2. Proyectos, ofertas y contratos
No todo el trabajo es un ticket. Para encargos más grandes, usted planifica proyectos con tareas y presupuestos. En ventas gestiona un pipeline de ventas, crea ofertas y cierra contratos. Puede compartir una oferta como enlace. Su cliente la acepta en línea con una firma dibujada o escrita, con prueba del consentimiento.
Solo activa los módulos que necesita. Todo lo demás no aparece en el menú hasta que lo active.
3. Registro de tiempo sin trabajo doble
El tiempo se registra donde ocurre el trabajo: con el temporizador directamente en el ticket o en la tarea del proyecto, o después en la hoja de horas.
- La vista semanal por equipo muestra para cada persona el tiempo total y la parte facturable, una al lado de la otra.
- Las hojas de horas pasan a la aprobación del responsable del equipo antes de facturar. Si lo desea, factura solo el tiempo aprobado.
- Con una fecha de bloqueo, los registros ya no se pueden modificar después del cierre de nóminas o de facturación, ni siquiera por los administradores.
- Para la jornada laboral hay además inicio y fin de la jornada, pausas, un registro de cambios inalterable y una exportación para nóminas.
Más información: Registro de tiempo, hojas de horas y aprobación en Xcellerate OPS.
4. Del tiempo registrado a la factura
Las horas registradas y aprobadas pasan a la facturación, sin que nadie tenga que copiar cifras de una hoja de cálculo. Para los pagos en línea puede conectar proveedores de pago como Mollie, Stripe y PayPal.
Antes del cambio, revise con nosotros qué conexiones de contabilidad y de factura electrónica necesita. Le diremos con franqueza lo que OPS puede hacer hoy y lo que no.
5. Un equipo, muchos idiomas
La interfaz para el personal está disponible en 25 idiomas. Cada persona trabaja en su propio idioma, con su propio formato de fecha y su propia zona horaria. Esto ayuda a los equipos con sedes en varios países y a los compañeros cuya primera lengua no es el español.
6. Datos en Europa, acceso bajo control
- OPS se desarrolla y aloja en la UE, a cargo de RMM Labs, una empresa de software europea.
- Cada espacio de trabajo tiene su propia base de datos aislada.
- Inicio de sesión con Microsoft o Google (inicio de sesión único) y autenticación multifactor.
- Los equipos y permisos definen quién ve y edita qué.
Las obligaciones de su empresa en materia de protección de datos debe aclararlas con su asesor de protección de datos. OPS le da las herramientas para ello.
7. Cómo hacer el cambio
La mayoría de los equipos no cambian en un solo día. Así puede ser el cambio:
- Cree un espacio de trabajo gratuito. El asistente de configuración hace unas preguntas sobre su empresa y activa los módulos adecuados. Los primeros pasos se describen en Su primera hora en Xcellerate OPS.
- Traiga sus datos. Los clientes y contactos se importan por CSV. Para los datos de tiempo de Clockify hay una guía: Importar clientes por CSV y pasar a un PSA. Si sus datos vienen de otro sistema, nosotros nos encargamos de la importación. Ofrecemos importaciones desde más de 20 plataformas.
- Empiece con un equipo. Comience con un equipo o un canal, por ejemplo el buzón de soporte, y amplíe después.
- Sesión de configuración gratuita. En una videollamada configuramos OPS junto con usted y respondemos a sus preguntas.
